Як виправити помилку в таблиці 5 форми № Д4

У грудні 2018 р. наша працівниця пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Відповідно, за підсумками цього місяця ми вказали її в таблиці 5 Звіту з ЄСВ (форма № Д4), проте в реквізиті 15 «Посада» помилково зазначили неправильну посаду: замість «провідний бухгалтер» було зазначено «бухгалтер». Підкажіть, будь ласка, чи обов’язково виправляти таку помилку, і якщо так, то як її виправити?

ВІДПОВІДЬ: Вказана вами помилка в таблиці 5 форми № Д4 може призвести до застосування адміністративного штрафу до посадових осіб підприємства. Однак у разі її самостійного виправлення жодні санкції вам не загрожуватимуть. З’ясуємо, які підстави для застосування зазначеного штрафу та як виправити неточність у Звіті з ЄСВ.

Відповідальність. Як передбачено п. 16 р. II Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), відповідальним за правильність і достовірність заповнення Звіту з ЄСВ є страхувальник. Статтею 26 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі — Закон про ЄСВ) передбачено, що посадові особи платників єдиного внеску несуть адміністративну відповідальність, зокрема за подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр).

Держреєстр складається з реєстру страхувальників і застрахованих осіб. При цьому останній, з-поміж іншого, включає відомості про посаду застрахованої особи (п. 2 ч. 3 ст. 20 Закону про ЄСВ). Джерелом надходження таких відомостей саме і є таблиця 5 форми № Д4. Це означає, що помилка в реквізиті 15 «Посада» таблиці 5 призводить до внесення до Держреєстру недостовірних відомостей про застраховану особу, а отже, тягне за собою застосування адміністративної відповідальності до посадових осіб підприємства. Таке порушення карається штрафом у розмірі від 30 до 40 НМДГ (від 510 до 680 грн), а в разі повторного вчинення протягом року — від 40 до 50 НМДГ (від 680 до 850 грн) — ст. 165¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП). Такий штраф на посадових осіб підприємства (підприємців) накладають посадові особи податкових органів (ст. 234² КпАП) або Пенсійного фонду України (ст. 244² КпАП).

Штраф накладають у разі виявлення помилки за результатами перевірки платника. А от якщо роботодавець самостійно виправить недостовірні відомості, адміністративну відповідальність не застосовують (див. роз’яснення з категорії 301.09 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

Виправлення помилки. Відповідно до п. 2 р. V Порядку № 435 у разі виявлення помилки у Звіті з ЄСВ після закінчення звітного періоду в реквізитах, що стосуються застрахованої особи (крім грошових показників), необхідно сформувати й подати звіт за попередній період, який містить:

• перелік таблиць звіту;
• таблицю (у цьому випадку таблицю 5), зазначивши тип форми «скасовуюча» з відомостями про застраховану особу (працівника), які були помилкові;
• ту саму таблицю 5 із зазначенням типу форми «початкова» і правильних відомостей щодо застрахованої особи.

Зверніть увагу!

Звіт з ЄСВ, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблиць 1 – 4.

Аналогічним чином виправляють інші помилки в реквізитах таблиці 5. Якщо помилку було допущено в декількох звітних періодах, кожну з них слід виправляти окремо, подавши Звіт з ЄСВза попередні періоди у вказаному вище комплекті.

Слід пам’ятати: внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу та у зв’язку з цим до нарахованих сум ЄСВ під час формування й подання скасовуючих документів заборонено. Але це насамперед стосується заповнення інших таблиць форми № Д4, зокрема таблиці 6.

Як бачимо, особливих складнощів із виправленням вказаної помилки немає. Головне — зробити це до того, як її виявлять податківці або представники ПФУ, хоча загалом ви вправі виправити помилку у будь-якому наступному періоді без обмеження строків (див. роз’яснення з категорії 301.06 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)). А от у разі виявлення помилки у Звіті з ЄСВ до закінчення граничного строку подання діє інше правило: слід повторно сформувати звіт у повному обсязі (п. 1 р. V Порядку № 435).

Геннадій ВАСИЛЬЄВ,

головний редактор газети
«Інтерактивна бухгалтерія»