Зміна прізвища у зв’язку зі вступом у шлюб: уносимо зміни до кадрових документів
У зв’язку з укладенням шлюбу, працівниця змінила прізвище. Який буде порядок оформлення змін на підприємстві та внесення їх у кадрову документацію?
ВІДПОВІДЬ: Для того щоб унести зміни в кадрові документи, працівник, який змінив прізвище (незалежно від причини зміни), у першу чергу повинен повідомити про це роботодавця. На практиці для цього оформлюють заяву працівника (див. Зразок 1), до якої додаються копії документів, що підтверджують факт зміни прізвища (паспорта, свідоцтва про шлюб або про його розірвання, свідоцтва про зміну імені, ідентифікаційного номера).
Королєнку П. М.
менеджера з реклами
Шаповал Ірини Петрівни
На підставі наказу вносяться зміни в особову картку працівника, особову справу, журнал обліку особових справ, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, інші документи, повідомляється у військкомат про зміну облікових даних військовозобов’язаного або призовника.
До трудової книжки працівника також уносять зміни за правилами, які викладені в п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці та Мін’юсту України від 29.07.1993 р. № 58.
Незалежно від того, у якому саме документі зафіксована зміна прізвища працівника, відповідний запис у трудову книжку вноситься за одними й тими ж правилами. А саме: зміна записів у трудових книжках виконується роботодавцем або вповноваженою ним особою за останнім місцем роботи працівника на підставі документів (паспорта, свідоцтва про шлюб або його розірвання тощо) і з посиланням на номер і дату видачі цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище працівника, а далі записується нове з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, після чого ставиться підпис того, хто вносив зміни (керівник підприємства, начальник відділу кадрів, інспектор з кадрів тощо) і дата, коли ці зміни було внесено, та ставиться печатка підприємства або відділу кадрів.
Стосовно звітності, у якій фігурують дані працівника (форма № 1ДФ, Звіт з ЄСВ), то в ній зазначаються нові дані, починаючи зі звітного періоду, у якому працівник надав заяву та копії необхідних документів підприємству.