Заправка за талонами: оформлення й облік у бюджетників

Грудень 28, 2014 0 By admin

Що буде предметом закупівлі в договорі на придбання пального із застосуванням талонів: пальне чи талони? Чи потрібно оприбутковувати талони та як оформлювати їх видачу водієві?

Предмет договору: талони чи пальне

Предметом договору, без сумніву, буде пальне певної марки в конкретному обсязі. У такому випадку бюджетна установа на підставі укладеного договору за довіреністю та накладною отримує на АЗС талони на пальне, які слугуватимуть підтвердним документом для заправки.

Право власності на пальне установа набуває під час його фактичного отримання. До моменту заправки за талонами пальне зберігають на АЗС і оприбутковувати його немає підстав. Отже, у договорі на його придбання потрібно зафіксувати, що предмет договору — пальне, а підтвердний документ для його отримання — талони.

До того ж п. 3 Інструкції № 281 указує, що талон на пальне — не засіб розрахунку, а лише підтвердження права власника на отримання на АЗС фіксованої кількості пального. Тобто накладною отримуємо талони на пальне, які переводимо в пальне лише після заправки авто.

Для бюджетної установи такий варіант заправки привабливий тим, що ціна за літр пального не змінюється з моменту отримання талонів до моменту заправки.

Облік талонів на пальне

За Планом рахунків, бюджетні установи повин­ні відображати талони на пальне на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Їх обліковують в еквіваленті суми грошових коштів, що містяться в оплачених талонах (п. 4.1 Інструкції № 242).

Однак Інструкція № 61 приписує брати їх на облік ще й на позабалансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку».

Облік надходження та вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку, у т.ч. і талонів на пальне, ведуть у меморіальному ордері № 16 «Накопичувальній відомості позабалансового обліку».

Видача водієві талонів на пальне

Відповідно до Інструкції № 61, талони на бензин видають у підзвіт, оскільки їх прирівнюють до бланків суворої звітності. Нормативно не врегульовано, як оформлювати видачу талонів. На практиці для видачі талонів водієві застосовують прибутково-видаткову накладну, типову форму якої (СЗ-1) затверджено Наказом № 67.

Іншого варіанту, як відзвітувати водієві за використані талони, склавши авансовий звіт, немає. За цим же авансовим звітом талони переводять у пальне.

Бухоблік операцій із талонами та пальним

Продемонструємо на прикладі, як показати в обліку оприбуткування талонів, їх видачу та заправку за талонами.

Приклад

Бюджетна установа (неплатник ПДВ  утримується з держбюджету) за кошти загального фонду оплатила АЗС за пальне та взамін отримала талони на 200 л бензину А-95 (ціна за 1л — 12,10 грн, у т.ч. ПДВ — 2,02 грн) на загальну суму 2420,00 грн, у т.ч. ПДВ — 403,33 грн. Водієві у травні видано для заправки талони на 50 літрів.

Таблиця

Облік видачі та використання талонів


з/п
Зміст господарської операції Кореспонденція
субрахунків
Сума, грн

М/О №

Дт Кт
1 Оприбутковано талони на пальне за накладною 331 675 2016,67 6
Одночасно — за позабалансовим рахунком 08 2016,67 16
2 Списано ПДВ на видатки установи 801 675 403,33 6
3 Оплачено АЗС за пальне 675 321 2420,00 3
4 Видано в травні талони під звіт водієві (50 л за ціною 10,08 грн) 362 331 504,00 8/1
5

 

Водій відзвітував за використані для заправки талони 235 362 504,00 8/1
Одночасно — з позабалансового рахунка 08 504,00 16
6 Списано за подорожніми листами (у загальній сумі витраченого пального за травень) 801 235 504,00 13

Для зручності операції з видачі талонів під звіт і їх використання доцільно відображати в окремому меморіальному ордері № 8/1.

Наостанок додамо: незважаючи на те що форму подорожнього листа скасовано, без неї під час списання пального (з розрахунку норм витрат на 100 км пробігу) не обійтися. На це натякає й Мінінфраструктури в листі від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13. Таким чином, бюджетним установам варто самостійно затвердити форму подорожнього листа й використовувати її під час роботи.

Світлана ЛІСТРОВА,

шеф-редактор газети
«Інтерактивна бухгалтерія»

Cписок використаних нормативно-правових актів:

Інструкція № 242 — Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства України від 26.12.2003 р. № 242.

План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Головного управління Держказначейства України від 10.12.1999 р. № 114.

Інструкція № 61 — Інструкція про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства України від 10.07.2000 р. № 61.

Наказ № 67 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.1996 р. № 67.

Інструкція № 281 — Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпалива та енергетики України, Мінекономіки України, Мінтрансу та зв’язку України, Держкомітету з питань технічного регулювання та споживчої політики України від 20.05.2008 р.  281/171/578/155.