Заповнення трудової книжки: заохочення, звільнення та виправлення помилок
Як оформити трудову книжку вперше та як зробити запис про прийняття на роботу, ми розповіли в матеріалі «Трудові книжки працівників: оформлення й заповнення». Упродовження розпочатої в попередньому номері теми розгляньмо ситуації, як і коли потрібно внести записи про заохочення та звільнення, у разі поновлення працівника на роботі, а також, як виправити помилки, видати дублікат або вкладиш трудової книжки
Упродовж трудової діяльності час від часу виникає потреба вносити записи в трудову книжку працівника. Розгляньмо докладніше, які події є підставою для внесення записів до трудової книжки, а в яких випадках їх вносити не потрібно.
Відомості про нагородження та заохочення
Протягом роботи працівника в розділ «Відомості про нагородження» трудової книжки вносять відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України, перелік яких визначено в ст. 3 Закону України «Про державні нагороди України» від 16.03.2000 р. № 1549-III.
У розділ «Відомості про заохочення» уносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі й інші заохочення відповідно до чинного законодавства України (абз. 5 п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, далі ― Інструкція № 58).
Слід зазначити, що законодавство не обмежує види й умови застосування заохочень працівників. Так, до працівників підприємства можуть бути застосовані будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку. Але не може бути заохочений працівник, щодо якого не знято дисциплінарне стягнення (ст. 151 КЗпП).
Порядок унесення відомостей про нагороди й заохочення такий:
- у графі 3 відповідного розділу трудової книжки зазначають у вигляді заголовка назву підприємства;
- нижче, у графі 1, указують порядковий номер запису (нумерація ведеться наростаючим підсумком протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
- у графі 2 проставляють дату нагородження чи заохочення;
- у графі 3 записують, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення та якою нагородою чи заохоченням;
- у графі 4 зазначають, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).
У разі звільнення працівника всі записи про нагородження та заохочення, що були внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою підприємства. Відомості про нагородження та заохочення обов’язково вносять в Особову картку працівника типової форми № П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Як заповнити відомості про нагородження в трудовій книжці ― див. зразок 1.
Зразок 1
ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань
|
На підставі чого внесе запис (документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Приватне акціонерне товариство «Професійний банк»
|
|||||
1
|
10.
|
08.
|
2012
|
Нагороджений орденом «За заслуги» за вагомий особистий внесок у становлення банківської системи України
|
Указ Президента України
від 10.08.2012 р. № 137/2010
|
Стягнення за порушення трудової дисципліни
Стаття 147 КЗпП передбачає такі види стягнення, як догана та звільнення. Але законодавством, статутами й положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.
Наприклад, до держслужбовців, окрім названих заходів стягнення, можуть застосувати ще такі, як: зауваження, попередження про неповну службову відповідність (ч. 1 ст. 66 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII).
Зверніть увагу
Стягнення до трудової книжки не вносяться.
(абз. 7 п. 2.2 Інструкції № 58)
Очевидно, що в Інструкції № 58 мовиться про такий вид стягнення, як догана (або інші види, передбачені для окремих категорій працівників), адже запис про звільнення обов’язково вносять до трудової книжки.
Записи про звільнення працівника
Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження) і провадитися в абсолютній відповідності з формулюванням чинного законодавства з посиланням на відповідні статтю, пункт закону (п. 2.4 Інструкції № 58).
Наприклад: «Звільнено у зв’язку зі скороченням штату, п. 1 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника за підставою, яка згідно із законодавством передбачає надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять до трудової книжки із зазначенням цих причин.
Наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України».
Якщо працівник переходить на виборну посаду, у графі 3 розділу «Відомості про роботу»роблять запис:
«Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду… (наприклад, секретарем Володарської селищної ради), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі звільнення у зв’язку з переведенням на інше підприємство вносять запис:
«Звільнено у зв’язку з переведенням… (наприклад, у Товариство з обмеженою відповідальністю «Сатурн»), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
Запис про припинення трудового договору з додаткових підстав роблять із посиланням на норму КЗпП і спеціальну норму законодавства.
Наприклад: «Звільнено у зв’язку з порушенням обмеження роботи за сумісництвом, п. 4 постанови КМУ від 3 квітня 1993 року № 245, ст. 7 КЗпП».
У разі смерті працівника вносять запис:
«Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю» (п. 4.3 Інструкції № 58).
Зверніть увагу
Днем звільнення є останній день роботи, і запис про звільнення вносять у день звільнення.
Наприклад, якщо звільнення відбувається за прогул, то днем звільнення буде останній день роботи, і, відповідно, запис до трудової книжки вноситься саме тією датою.
(п. 2.4 Інструкції № 58)
У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, унесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства чи спеціально вповноваженою ним особою (таким правом може бути наділений кадровик на підставі наказу) і печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.
Зверніть увагу
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами й засвідчують окремо обидва тексти.
(абз. 4 п. 4.1 Інструкції № 58)
Донедавна цієї норми не дотримувалися, адже єдиною державною мовою в нас була українська. Проте після появи Закону України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI ця норма знову набула актуальності. Так, Мінсоцполітики в листі від 21.11.2012 р. № 183/06/186-12 зазначає: трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.
Зразок 2
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ |
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесе запис (документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Товариство з обмеженою відповідальністю «Гарант»
|
|||||
1
|
30
|
08
|
2012
|
Прийнято на посаду юриста
|
Наказ від 30.08.2012 № 37-к
|
2
|
04.
|
11.
|
2016
|
Звільнено за власним бажанням у зв’язку з переїздом на нове місце проживання, ст. 38 КЗпП
Печатка Начальник відділу кадрів Ярошенко
|
Наказ від 28.10.2016 № 170-к
|
Видача трудової книжки в разі звільнення
Роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. У разі видачі трудової книжки працівник розписується в Особовій картці працівника типової форми № П-2 і Книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них.
Для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням.
Зверніть увагу
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника чи вповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
(ч. 5 ст. 235 КЗпП)
У разі якщо змінився день звільнення, то видають новий наказ і вносять запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про звільнення визнають недійсним.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає йому поштове повідомлення з указівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилати трудову книжку поштою з доставкою на зазначену адресу можна лише за письмовою згодою працівника.
Увага!
За необхідності трудову книжку працівника слід надіслати поштовим відправленням з описом вкладення. Але пересилають її лише в тому випадку, коли працівник письмово підтвердив свій намір отримати трудову книжку поштою, зазначивши адресу для отримання.
Ситуація, коли працівник відмовляється отримувати трудову книжку, трапляється, якщо відбувається звільнення з ініціативи власника. У такому випадку слід засвідчити факт відмови працівника отримати трудову книжку відповідним актом, який складається в довільній формі.
Згідно з п. 6.2 Інструкції № 58, трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом 2-х років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50-ти років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку чи надсилається поштою на їх вимогу.
Поновлення на роботі й зміна формулювання причин звільнення
У разі визнання формулювання причини звільнення неправильним або таким, що не відповідає чинному законодавству (якщо це не тягне поновлення працівника на роботі), орган, який розглядає трудовий спір, зобов’язаний змінити формулювання та вказати в рішенні причину звільнення в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону (ч. 3 ст. 235 КЗпП).
Під час поновлення працівника на роботі визнається недійсним запис, зроблений відповідно до наказу про звільнення.
Наприклад: «Запис за № … недійсний, поновлено на попередній роботі».
У разі зміни формулювання звільнення зазначають: «Запис за №… недійсний. Звільнено…» і наводять правильне формулювання звільнення. При цьому робиться посилання на наказ про поновлення працівника на роботі, виданий на підставі рішення суду.
Поновлення на попередній роботі відбувається не з дати винесення судом рішення про таке поновлення, а з дати звільнення працівника, яка, відповідно до цього рішення, визнається недійсною (див. лист Мінпраці від 07.08.2007 р. № 205/06/187-07).
Унесення змін і виправлення помилок
Унесення змін і виправлення помилок у трудовій книжці доволі чітко регламентоване Інструкцією № 58.
Унесення змін шляхом закреслення допускається лише на титульному аркуші, у решті випадків закреслення не допускаються.
Виправлення неправильних відомостей здійснюється залежно від змісту помилки. У разі виявлення неправильного чи неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження чи заохочення виправлення виконує роботодавець, який зробив відповідний запис.
У разі необхідності зміни запису щодо відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за №…недійсний. Прийнятий за … професією (посадою)», і в графі 4 повторюють дату й номер наказу, запис із якого неправильно внесений до трудової книжки (див. зразок 3).
Якщо підприємство, що зробило неправильний запис, ліквідоване, запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, а в разі його відсутності — вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а за умови його відсутності — архівною установою. Виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу відповідного наказу. Показання свідків не можуть слугувати підставою для внесення виправлень.
Зразок 3
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Товариство з обмеженою відповідальністю «Гарант»
|
|||||
11
|
18.
|
10.
|
2016
|
Прийнято на посаду офіс-менеджера
|
Наказ від 18.10.2016 р. № 307-к
|
12
|
18.
|
10.
|
2016
|
Запис за № 11 недійсний. Прийнято на посаду офіс-адміністратора
|
Наказ від 18.10.2016 р. № 307-к
|
Оформлення вкладиша
У разі коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем (п. 3.1 Інструкції № 58). Вкладиш вшивають у трудову книжку, заповнюють і ведуть за місцем роботи працівника в такому ж порядку, що й трудову книжку.
Вкладиш без трудової книжки є недійсним. На титульному аркуші трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10х25 мм із надписом «Виданий вкладиш» щодо кожного виданого вкладиша, і тут же зазначають серію та номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58). У випадку кожної наступної видачі вкладиша на титульній сторінці трудової книжки ставлять другий штамп і зазначають серію та номер вкладиша.
Трудова книжка може мати будь-яку кількість вкладишів. Усі вкладиші підшивають один за одним в обкладинку в кінці трудової книжки. До трудових книжок старого зразка видають вкладиші нового зразка (п. 3.3 Інструкції № 58).
Зверніть увагу
Заборонено: закреслювати найменування розділу «Відомості про нагородження», писати зверху «Відомості про роботу» і продовжувати вносити в перейменований розділ відомості про роботу; використовувати чисті бланки трудових книжок як вкладиші.
Дублікат трудової книжки
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Не пізніше 15-ти днів після надання заяви, а в разі ускладнення — в інші строки роботодавець має видати працівнику іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки (п. 5.1 Інструкції № 58).
Трудова книжка відкрита ще за радянських часів. Всі записи були зроблені виключно російською мовою (українська частина взагалі була не заповнена), як продовжити ведення книжки? Куди зараз зробити запис про прийняття? І якою мовою?