Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов

Листопад 20, 2012 0 By admin

Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов

Утверждена приказом Минфина от 11.08.94 г. №69

По сути. Общие принципы и требования к проведению инвентаризации субъектом хозяйствования определены в Инструкции №69.

! Всем СХД

1. Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» для подтверждения правильности и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предусмотрено проведение предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (далее — предприятие) независимо от форм собственности инвентаризации имущества, денежных средств и финансовых обязательств.

2. Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

3. Проведение инвентаризации является обязательным:

а) при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, денежных средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не раньше 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — по решению руководителя предприятия один раз в пять лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 процентов единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение тридцати дней;

в) при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

г) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

д) по судебному решению или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации. В этих случаях инвентаризация должна начаться в срок, указанный в надлежащим образом оформленном документе указанных органов, но не раньше дня получения предприятием соответствующего документа;

е) в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончания явлений);

є) при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сферу управления которого входят эти предприятия;

ж) в случае ликвидации предприятия.

4. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады).

5. В случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным, инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на внебалансовых счетах.

6. В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию по недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии по недогрузке товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии.

7. Основными задачами инвентаризации являются:

а) выявление фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, а также объемов незавершенного производства в натуре;

б) установление остатка или недостачи ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

в) выявление товарно-материальных ценностей, которые частично утратили свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а также неиспользуемых материальных ценностей и нематериальных активов;

г) проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;

д) проверка реальности стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассах, на расчетном, валютном и других счетах в учреждениях банков, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, обеспечений и резервов предстоящих расходов и платежей.

8. В случае проведения внезапных инвентаризаций все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в прочих случаях — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета.

9. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 6 апреля 1998 года №84, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 28 апреля 1998 года под №271/2711.

10. Проведение инвентаризации в случаях, предусмотренных подпунктом «а» пункта 3 настоящей Инструкции, и регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в порядке, установленном Положением об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются (корпоратизируются), а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается по истечении срока действия договора аренды или после его расторжения), утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 2 марта 1993 г. №158.

11. Проведение инвентаризации в других случаях и регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в порядке, приведенном в пункте 10 настоящей Инструкции, с учетом следующих особенностей.

11.1. Для проведения инвентаризационной работы на предприятиях распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, которые возглавляются руководителем предприятия или его заместителем.

В случае проведения инвентаризации по судебному решению или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации, должностные лица соответствующего органа (с их согласия) могут присутствовать при проведении инвентаризации.

11.2. На предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, который назначил инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд. Инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица.

11.3. Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по данному вопросу;

организуют проведение инвентаризаций и проводят инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период. Основными задачами проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, соблюдением материально ответственными лицами правил их хранения и ведения первичного учета;

проверяют правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений по зачетам пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;

рассматривают письменные объяснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, и свои предложения по регулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачету в результате пересортицы отражают в протоколе. В протоколе должны быть указаны сведения о причинах и о лицах, виновных в недостачах, потерях и остатках и о принятых к ним мерах.

11.4. Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списании недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением, а также реализации ненужных предприятию материальных ценностей и имущества;

несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и выводов по ним, предложений о зачете недостач и остатков по пересортице, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач.

11.5. Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения проводит исправление ошибок.

11.6. Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться постоянно действующей инвентаризационной комиссией с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. п.), где проводилась инвентаризация. При этом проверяются по описи наиболее ценные материальные ценности и те, которые имеют повышенный спрос.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен срочно после доклада постоянно действующей инвентаризационной комиссии рассмотреть вопрос об ответственности первого состава рабочей инвентаризационной комиссии, которая допустила нарушение при проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (приложение 1). Регистрацию проведенных контрольных проверок осуществляет бухгалтерия в специальной книге (приложение 2).

11.7. В инвентаризационных ведомостях приводятся данные о дате приобретения или сооружения не отраженных в бухгалтерском учете основных средств. При инвентаризации проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, которые подтверждают право собственности предприятия на них. При выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых равна нолю, постоянно действующей (рабочей) инвентаризационной комиссией оформляется предложение об определении их справедливой и ликвидационной стоимости.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются правильность их оформления, реальность стоимости отраженных в балансе предприятия ценных бумаг, полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов по финансовым инвестициям.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Инвентаризация ценных бумаг, переданных предприятием на хранение специальным организациям (депозитарий, банк), заключается в сверке остатков, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок специальных организаций.

11.8. При инвентаризации товарно-материальных ценностей:

а) их перевеска, обмер, подсчет производятся в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается и комиссия переходит в следующее помещение;

б) инвентаризационные описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, которые находятся в пути, не оплаченные в срок покупателями отгруженные товары и ценности и на находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке);

в) количество ценностей и товаров, которые хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре части указанных ценностей;

г) на приходных документах на товарно-материальные ценности, которые поступили на объект и приняты во время его инвентаризации материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, где записаны эти ценности;

д) на расходных документах о товарно-материальных ценностях, которые отпущены со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя, делается отметка, но они заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших во время инвентаризации;

е) допускается составление групповых инвентаризационных описей малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работников, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся лицевые карточки) с их распиской в описи.

При инвентаризации библиотечных фондов:

а) инвентаризационной комиссией определяется способ проведения инвентаризации; выявляются ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой, выявляются дублетные документы, документы, не отвечающие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.;

б) в случае установления факта отсутствия документа проводится его розыск в срок, определенный правилами пользования библиотекой относительно пользования документом читателем, но не более тридцати дней.

11.9. При инвентаризации незавершенного производства, незавершенного капитального строительства и незавершенного ремонта:

а) в инвентаризационных описях указывается наименование задела, стадия и степень их готовности, количество или объем работ;

б) сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, которые находятся около рабочих мест и не подвергались обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а фиксируются в описях материальных ценностей или в отдельных описях;

в) количество сырья и материалов, входящих в состав неоднородной массы или смеси в незавершенном производстве, определяется техническими расчетами в порядке, предусмотренном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции;

г) инвентаризационная комиссия должна проверить, не значится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, которое передано в монтаж, а фактически не начато монтажом, а также состояние объектов, которые законсервированы и строительство которых временно прекращено, выявить причины и основания для их консервации;

д) на построенные объекты, которые фактически введены в строй полностью или частично, но приемка и ввод в строй которых не оформлены надлежащими документами, а также на завершенные, но по каким-либо причинам не введенные в строй объекты в отдельных инвентаризационных актах указываются причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

11.10. Инвентаризация расходов будущих периодов, обеспечений и резервов предстоящих расходов и платежей заключается в проверке обоснованности остатка указанных сумм на дату инвентаризации, соответствия утвержденному распорядительным документом руководителя предприятия перечню создаваемых обеспечений и резервов, для чего:

а) остаток обеспечения на оплату отпусков, включая отчисления на государственное социальное страхование из этих сумм, по состоянию на конец отчетного года определяется по расчету, который основан на количестве дней неиспользованного работниками предприятия ежегодного отпуска и среднедневной оплаты труда работников.

Среднедневная оплата труда определяется в соответствии с законодательством.

Абзац третий подпункта «а» подпункта 11.10 пункта 11 исключен

б) при инвентаризации обеспечения на выплату предусмотренного законодательством вознаграждения за выслугу лет уточняется размер обеспечения, который не должен превышать сумму начисленного вознаграждения, и подлежит отнесению на расходы производства и обращения;

в) к сумме обеспечений на оплату отпусков и вознаграждения за выслугу лет прибавляются отчисления по установленным нормативам на государственное социальное страхование из этих сумм;

г) инвентаризация страхового резерва небанковского финансового учреждения, который создается для покрытия рисков невозвращения основного долга по кредитам, заключается в обосновании соответствия остатка указанного резерва предельному размеру такого резерва на дату инвентаризации, который исчисляется по Методике формирования небанковскими финансовыми учреждениями резерва для покрытия рисков невозвращения основного долга по кредитам, гарантиям, поручительствам, приобретенным ценным бумагам, другим видам задолженности, признанным нестандартным, утвержденной распоряжением Государственной комиссии по регулированию рынков финансовых услуг Украины от 4 июня 2004 года №912, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 24 июня 2004 года под №782/9381;

д) остатка обеспечения на производственные затраты для подготовительных работ на предприятиях промышленности с сезонным производством на конец года не должно быть. При составлении годового отчета затраты, связанные с обслуживанием и управлением производством, которые были включены в себестоимость продукции в сметно-нормализованном порядке, который определяется отраслевыми инструкциями по планированию, учету и калькулированию себестоимости, должны быть приведены в соответствие с фактическими расходами на содержание и эксплуатацию оборудования, общепроизводственными и общехозяйственными расходами;

е) инвентаризационная комиссия по документам устанавливает и включает в опись сумму, подлежащую отражению на счете учета расходов будущих периодов и резерва сомнительных долгов;

Абзац второй подпункта «е» исключен

є) проверка правильности определения остатка других видов резервов на конец года проводится в соответствии с отраслевыми указаниями, согласованными с Министерством финансов Украины.

11.11. При инвентаризации расчетов:

а) всем дебиторам предприятия-кредиторы должны передать выписки об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения;

б) на суммы задолженности поставщиков по неотфактурованным поставкам после их проверки бухгалтерия должна затребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики обязаны предоставить покупателям такие документы либо сообщить причины их непредоставления или об отсутствии такой задолженности;

в) на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, другими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы.

В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода разногласия не устранены или остались не разрешенными, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые вытекают из записей в бухгалтерском учете и признаются ею правильными.

Заинтересованная сторона обязана передать материалы о разногласиях для разрешения соответствующим органам;

г) суммы по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами должны быть согласованы ими. Оставление в учете неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается;

д) к акту инвентаризации расчетов прилагается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, с указанием лиц, виновных в истечении срока исковой давности дебиторской задолженности, а также названия и адреса дебиторов или кредиторов, суммы, причины, даты и основания возникновения задолженности.

11.12. При регулировании инвентаризационных разниц:

а) взаимный зачет остатков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что остатки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и одного и того же проверяемого лица.

Органы государственного управления, к ведению которых относятся предприятия, могут устанавливать порядок, когда такой зачет может быть допущен по одной и той же группе товарно-материальных ценностей, если ценности, входящие в ее состав, имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары);

б) в случае когда при зачете недостач остатками при пересортице стоимость ценностей, оказавшихся в недостаче, больше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм естественной убыли с отнесением их к составу прочих расходов операционной деятельности. По таким суммовым разницам в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть приведены исчерпывающие объяснения причин, по которым разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.

Превышение стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, против стоимости ценностей, оказавшихся в недостаче при пересортице, относится на увеличение данных учета соответствующих материальных ценностей и прочих операционных доходов;

в) протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия;

г) утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года.

Размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется в соответствии с Законом Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» и Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 22 января 1996 года №116.

12. В примечаниях к финансовой отчетности указываются сведения о результатах проведенных в отчетном году инвентаризаций по форме, приведенной в приложении 3.

13. Министерства и ведомства Украины могут, учитывая отраслевые особенности, разрабатывать указания по применению настоящей Инструкции.