Як відобразити «перехідні» відпускні у формі № 1ДФ
Перехідною відпусткою називають відпустку, що припадає на декілька місяців. Складність її надання полягає в тому, що вона може припадати на перетин двох кварталів. За таких обставин відпускні виплачуються у повному розмірі в одному звітному кварталі, хоча фактично їх частина нараховується за наступний квартал. От і постає запитання: коли із суми таких відпускних утримувати ПДФО та відображати цю виплату у формі № 1ДФ ?
Порядок обкладення ПДФО «перехідних» відпускних
Норма закону чітко встановлює: якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження, у тому числі за час відпустки, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ).
Ця норма ПКУ застосовується під час:
- визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі — ПСП);
- інших випадків оподаткування, зокрема, для визначення бази обкладення ПДФО за ставкою 15% (17%).
Тож у разі виплати відпускних за відпустку, яка припадає на різні місяці, сума таких «перехідних» відпускних із метою обкладення ПДФО за ставкою 15% (17%) та визначення граничного доходу для застосування ПСП повинна бути розподілена за відповідними місяцями.
Зверніть увагу!
Сплатити ПДФО слід повністю в момент виплати відпускних, навіть якщо частина відпускних припадає на наступний місяць.
(пп. 168.1.2 ПКУ)
Відображення «перехідних» відпускних у формі № 1ДФ
Оскільки відпускні працівникам за весь час щорічної відпустки виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ч. 4 ст. 115 КЗпП), постає запитання: виплачені «перехідні» відпускні відображати у формі № 1ДФ повністю в періоді їх виплати та перерахування ПДФО до бюджету, або ж їх слід розподіляти пропорційно дням відпустки, які припадають на кожен зі звітних кварталів?
Зауважимо, що норма абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ стосовно розподілу доходу за місяцями їх нарахування не стосується відображення такого доходу у формі № 1ДФ.
Тобто чинним законодавством прямо не передбачено обов’язку розподілу «перехідних» відпускних під час відображення їх у формі № 1ДФ.
Водночас у п.п. 3.2, 3.3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Міндоходів від 21.01.2014 р. № 49(далі — Порядок № 49), зазначено, що в графі 3а «Сума нарахованого доходу» форми № 1ДФвідображають нараховані фізособі доходи незалежно від того, виплачені вони чи ні. У графі 3 «Сума виплаченого доходу» — суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.
Оскільки «перехідні» відпускні нараховують та виплачують повністю до початку відпустки, зважаючи на вимоги Порядку № 49, у формі № 1ДФ відпускні потрібно зазначатисаме у кварталі їх нарахування та виплати у повному розмірі.
Зокрема таку позицію висловили фахівці Міндоходів у підкатегорії 103.25 «ЗІР»: у разі якщо нарахування та виплата суми відпускних була здійснена в І кварталі за період нарахувань ІІ кварталу, суму відпускних слід відносити до податкового періоду І кварталу, тобто до періоду, у якому були проведені нарахування та виплата. Така ж позиція викладена і в роз’ясненні ГУ Міндоходів у м. Києві від 12.10.2013 р. «Податковий розрахунок за формою № 1ДФ».
Для кращого розуміння розглянемо описане на прикладі (див. далі).
Приклад 1
Працівник підприємства йде у відпустку на 24 календарні дні: із 16.06.2014 р. по 09.07.2014 р. За всі дні відпустки йому нараховані відпускні в розмірі 1800 грн.
Зарплата працівника в ІІ кварталі 2014 року становила:
- за квітень — 1600 грн;
- за травень — 1600 грн;
- за 10 робочих днів червня — 842,11 грн.
Загальна сума зарплати та відпускних, отриманих у червні: 1800 + 842,11 = 2642,11 (грн).
Загальна сума доходу, отриманого працівником у ІІ кварталі: 1600 + 1600 + 2642,11 = 5842,11 (грн).
Оскільки зарплата працівника за квітень і травень не перевищує 1710 грн — працівник має право на ПСП (609 грн). У червні сумарний дохід (зарплата + відпускні) перевищує 1710 грн, отже, ПСП не застосовують.
Сума ПДФО становить:
- за квітень і травень: (1600 – (1600 х 3,6%) – 609) х 15% = 140,01 (грн);
- за червень: (2642,11 – (2642,11 х 3,6%)) х 15% = 382,05 (грн).
Загальна сума сплаченого ПДФО за ІІ квартал 2014 року: 140,01 + 140,01 + 382,05 = 662,07 (грн).
Наведемо фрагмент заповненої форми № 1ДФ за ІІ квартал 2014 року.
Фрагмент форми № 1ДФ
…
|
Сума нарахованого доходу
(грн, коп.) |
Сума виплаченого доходу (грн, коп.)
|
Сума утриманого податку
(грн, коп.) |
Ознака доходу
|
…
|
Ознака подат. соц. пільги
|
Ознака (0,1)
|
|||||
нарахованого
|
перерахованого
|
|||||||||||
3а
|
3
|
4а
|
4
|
5
|
8
|
9
|
||||||
5842
|
11
|
5842 |
11
|
662
|
07
|
662
|
07
|
101
|
01
|
–
|
||
Незважаючи на те що за умовами прикладу працівник у квітні та травні мав право на ПСП, а у червні не мав — у формі № 1ДФ усі виплати відображають одним рядком.
Однак у цьому випадку роботодавцю необхідно провести перерахунок сум доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП. Такої ж думки дотримується Міндоходів у підкатегорії 103.25 «ЗІР», зазначаючи, що «у випадках <…> нарахування відпускних за майбутні періоди, <…> такі суми донарахувань (нарахувань) при здійсненні перерахунку слід відносити до відповідних податкових періодів, за які провадяться нарахування».
Нагадаємо!
Роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП:
- за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
- під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ, коли ПСП не може бути застосована;
- під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
(пп. 169.4.2 ПКУ)
За результатами перерахунку «перехідні» відпускні розподілятимуться за відповідними місяцями, за які вони нараховуються, як того і вимагає абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ.
Важливо!
Роботодавцю не обов’язково чекати кінця року для проведення перерахунку. Він має право здійснювати перерахунок за будь-який період та в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП.
(пп. 169.4.3 ПКУ)
Отже, на думку Міндоходів, «перехідні» відпускні слід відображати у формі № 1ДФповністю в періоді їх виплати (як наведено в прикладі 1), із наступним перерахунком суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП.
Однак, вважаємо, що відображення «перехідних» відпускних у формі № 1ДФ одразу з розподілом таких відпускних за кварталами також не буде помилкою. Це підтверджує зокрема роз’яснення, надане ГУ Міндоходів у м. Києві «Оподаткування відпусток» від 26.05.2014 р., де зазначено, що суму «перехідних» відпускних слід спочатку розподілити між місяцями, на які вони припадають, і далі визначати право на ПСП та застосовувати відповідні ставки ПДФО. Тим більше що це є прямою нормою ПКУ.
Беручи до уваги ці твердження, заповнимо форму № 1ДФ за умовами прикладу 1.
Приклад 2
Розподілимо суму відпускних (1800 грн) пропорційно кількості днів відпустки, що припадає на ІІ та ІІІ квартали 2014 року. Кількість днів відпустки у червні становить 15 днів, у липні — 9 днів. Відповідно, сума відпускних, що припадає на червень: 1800 : 24 х 15 = 1125 (грн). Відпускні, що припадають на липень: 1800 : 24 х 9 = 675 (грн).
Загальна сума зарплати та відпускних, нарахованих за червень: 1125 + 842,11 = 1967,11 (грн).
Загальна сума доходу, нарахованого за ІІ квартал: 1600 + 1600 + 1967,11 = 5167,11 (грн).
Загальна сума доходу, виплаченого працівнику в ІІ кварталі: 1600 + 1600 + 2642,11 = 5842,11 (грн)
Сума ПДФО становить:
- за квітень та травень: (1600 – (1600 х 3,6%) - 609) х 15% = 140,01 (грн) за кожен місяць;
- за червень: (1967,11 – (1967,11 х 3,6%)) х 15% = 284,44 (грн).
Загальна сума ПДФО, нарахованого за ІІ квартал 2014 року: 140,01 + 140,01 + 284,44 = 564,46 (грн).
Загальна сума сплаченого ПДФО за ІІ квартал 2014 року: 140,01 + 140,01 + 382,05 = 662,07 (грн).
Наведемо фрагмент заповненої форми № 1ДФ за ІІ квартал 2014 року.
Фрагмент форми № 1ДФ
…
|
Сума нарахованого доходу
(грн, коп.) |
Сума виплаченого доходу (грн, коп.)
|
Сума утриманого податку
(грн, коп.) |
Ознака доходу
|
…
|
Ознака подат. соц. пільги
|
Ознака (0, 1)
|
|||||
нарахованого
|
перерахованого
|
|||||||||||
3а
|
3
|
4а
|
4
|
5
|
8
|
9
|
||||||
5167
|
11
|
5842
|
11
|
564
|
46
|
662
|
07
|
101
|
01
|
–
|
||
Сума нарахованих відпускних за 9 днів липня (675 грн) та сума ПДФО із цього доходу —97,61 грн (675 – (675 х 3,6%) х 15%) будуть відображені у формі № 1ДФ (графи 3а та 4а) у періоді їх нарахування (тобто в ІІІ кварталі). Водночас до граф 3 та 4 форми № 1ДФ за ІІІ квартал ці суми не включаються, адже вони були відображені у звіті за ІІ квартал.