Як підприємцю у 2016 році оформити на роботу (на основне місце) працівника
КЗпП більше не містить вимоги щодо реєстрації трудового договору, укладеного між підприємцем і фізособою, у центрі зайнятості. Тому постає запитання: як документально оформити трудові відносини із працівником?
ВІДПОВІДЬ: У зв’язку з вилученням із КЗпП ст. 241, починаючи з 01.01.2015 р. відсутня вимога щодо реєстрації трудового договору, укладеного фізособою-підприємцем із найманим працівником, у службі зайнятості. Тому зі згаданої дати не діють і підзаконні акти, розроблені на виконання цієї статті, а саме:
- постанова КМУ «Деякі питання застосування законодавства про працю фізичною особою, яка використовує найману працю» від 29.10.2009 р. № 1168;
- Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінпраці України від 08.06.2001 р. № 260.
Проте досі не внесено змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58), щодо підстав для внесення підприємцем записів у трудову книжку.
Нагадаємо
Роботодавець — юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа — підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізичних осіб (ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності» від 22.06.2012 р. № 5026-VI). Тому фізособи-підприємці повинні виконувати всі вимоги, визначені КЗпП, у разі прийняття на роботу найманих працівників.
Стосовно документів, які мають бути надані в разі прийняття на роботу найманим працівником фізичній особі — підприємцю, Держпідприємництва в листах від 18.02.2011 р. № 1751 і від 24.02.2011 р. № 1875 роз’яснює, що відносини суб’єкта господарювання та найманих працівників регулюються трудовим законодавством.
Згідно з п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, трудовий договір укладається обов’язково в письмовій формі при укладенні трудового договору з фізичною особою. Крім того, відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без:
- укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника чи вповноваженого ним органу;
- повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, установленому КМУ.
Трудовим договором є угода між працівником і фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, із підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю й угодою сторін.
Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, і трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, ― іще й документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я тощо (ч. 2 ст. 24 КЗпП).
Отже, трудове законодавство вимагає від підприємця оформлювати трудовий договір із найманими працівниками в письмовій формі. Адже п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП зобов’язує під час укладання трудових договорів із фізособами застосовувати письмову форму.
Також, до того як працівник приступить до роботи, фізособа-підприємець повинна надати до органу ДФС Повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, наведеною в додатку до постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі ― Повідомлення).
Однак п. 2.21-1 Інструкції № 58, який вимагає вносити до трудової книжки запис про номер і дату укладеного трудового договору, зареєстрованого в службі зайнятості, не вийде застосувати повною мірою. Адже Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 наголошує, що норми Інструкції № 58 мають застосовуватися в частині, що не суперечить вимогам КЗпП й інших нормативно-правових актів.
На думку Мінсоцполітики, у разі прийняття працівника на роботу фізособа-підприємець має заповнити трудову книжку, керуючись п. 2.4 Інструкції № 58. А отже, підприємець має обов’язково на підставі укладеного письмового трудового договору видати ще й наказ про прийняття на роботу працівника. Адже саме реквізити наказу (дату, номер) потрібно вказати в повідомленні про прийняття на роботу, котре надається до органу ДФС.
Зауважимо: прямої вимоги щодо обов’язкового видання підприємцем наказу про прийняття працівника на роботу немає в жодному нормативно-правовому акті, та й наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 передбачає форми саме для підприємств, установ, організацій. Інструкція № 58 теж не містить прямого припису для підприємця вносити запис до трудової книжки про прийняття на роботу на підставі наказу. Однак без видання такого наказу підприємець не зможе заповнити форму Повідомлення, неподання якої загрожує штрафними санкціями.
Згідно із ч. 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які трудяться на підприємстві, в установі, організації чи у фізособи понад 5 днів. Тому працівнику, який приступає до роботи вперше, трудову книжку має заводити теж фізособа-підприємець. Адже саме трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника (п. 1.1 Інструкції № 58).
У разі якщо підприємець уперше заповнює трудову книжку для працівника, першу сторінку трудової книжки (на якій зазначаються відомості про працівника) він має підписати як особа, відповідальна за видання трудових книжок. Водночас п. 2.12 Інструкції № 58 вимагає проставити печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Однак якщо підприємць не має печатки, то записи в трудовій книжці завіряються лише підписом підприємця (див. лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15).
Під час прийняття працівника на роботу в графу 3 «Відомості про роботу» уноситься такий запис:
«Прийнятий на роботу (далі зазначається професійне найменування посади (работи) відповідно до ДК 003:2010)».
А в графі 4 роблять посилання на підставу для внесення запису ― на наказ про прийняття на роботу, указуючи номер і дату.
Записи в трудовій книжці здійснюються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього чи фіолетового кольору й мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Отже, усі записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди й заохочення фізособа-підприємець уносить після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення, і вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою (за її наявності).
Керуючись п. 2.21-1 Інструкції № 58, трудові книжки працівників, які трудяться на умовах трудового договору у фізосіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юрособи з правом найму, та фізосіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо в працівників.
До того ж підприємець повинен: розроблювати правила внутрішнього трудового розпорядку; укладати трудові договори з найманими працівниками; вести табелі обліку використання робочого часу; вести трудові книжки найманих працівників; провадити обчислення строків збереження документації та її знищення.
Таким чином, при оформленні працівника на роботу до фізособи-підприємця обов’язковим є оформлення трудового договору в письмовій формі, видання наказу про прийняття на роботу й унесення підприємцем запису про прийняття на роботу до трудової книжки працівника, але трудова книжка має зберігатися в працівника.