Відсутні первинні документи на підприємстві: як довести реальність операцій під час перевірки
Податківці, прийшовши із перевіркою на підприємство, завжди вимагають показати первинні документи, що підтверджують факт здійснення господарських операцій. Однак трапляється, що не завжди такі документи є на підприємстві. І причини можуть бути різними: зокрема такі, як викрадення, знищення, пошкодження. Отож, спробуймо з’ясувати, як у кожній такій ситуації підтвердити реальність операції
Про обов’язок зберігати первинні документи
За загальним правилом, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менш ніж 3 роки, несе власник (власники) або вповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІV, далі — Закон про бухоблік).
Крім того, із метою оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат й інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).
Важливо!
Ненадання платником податків первинних документів (договорів, актів приймання-передачі, податкових накладних, платіжних документів, реєстрів виданих й отриманих податкових накладних та інших) на підтвердження фактичного виконання договорів із його контрагентами є підставою для висновку, зокрема, що задекларовані позивачем дані податкового кредиту є недостовірними (на цьому наголосив ВАСУ в увалі від 11.02.2016 р. у справі № 2а-4475/12/2670 (рішення № К/800/7057/13)).
Крім того, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових й інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення та сплати податків і зборівпротягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих із Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн (п. 121.1 ПКУ).
При цьому платники податків зобов’язані забезпечити зберігання цих документів, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — із передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
Так, первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. До моменту передання їх в архів підприємства, установи вони повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (пп.пп. 6.1–6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88, далі — Положення № 88). Детальніше щодо порядку передання документів до архіву читайте в матеріалі «Передача справ до архіву: процедура й оформлення».
Зверніть увагу!
Строки зберігання документів закріплено в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5.
Також додамо, що самовільно знищувати первинні документи, які ще не пройшли перевірку, не можна. Адже під час податкової перевірки контролери можуть потребувати надати такі первинні документи, які підтверджують господарські операції. Наголошує на цьому й Держархівслужби в листі від 03.07.2013 р. № 01.2/2629.
На практиці ситуація, коли відсутні первинні документи, може трапитися із багатьох причин, зокрема (але не виключно) якщо їх викрадено, згублено чи знищено або ж їх було утрачено у зв’язку із форс-мажорними обставинами.
У кожній ситуації — власні процедура документування факту відсутності документів. Це необхідно чітко знати, адже платникам податків заборонено формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.
Тож якщо податківці прийдуть на перевірку та виявлять, що відсутні первинні документи, вони можуть на підставі п. 44.6 ПКУ зробити висновок, що такі документи були відсутні в цього платника податків на час складення такої звітності. А отже — треба донарахувати податкові зобов’язання. Таким чином, факт відсутності документів і реальність здійснюваних операцій доведеться вже відстоювати в суді.
Нагадаємо!
У разі якщо до закінчення перевірки чи протягом 5-ти робочих днів із дня отримання акта перевірки платник податків не надає податківцям, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів чи іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні в такого платника податків на час складення цієї звітності (п. 44. 6 ПКУ).
Зверніть увагу!
Якщо підприємство після отримання податкового повідомлення-рішення «отямиться» і надасть первинні документи для контролюючого органу, то це вже не врятує таке підприємство від відповідальності. Такий же висновок зробив ВАСУ в постанові від 13.01.2016 р. у справі № 0670/1865/12 (рішення № К/800/1420/13):
«Зміст наведених правових норм свідчить, що обов’язок контролюючого органу здійснювати виїзну перевірку на підставі первинних документів кореспондується з обов’язком платника податків зберігати такі первинні документи та надавати їх при перевірці органами державної податкової служби. Ненадання таких документів нормами пункту 44.6 ст. 44 ПК прирівнюється до їх відсутності».
Отож, детальніше розгляньмо, яким чином може бути оформлено факт відсутності первинних документів і в які строки потрібно їх відновити.
Про порядок дій, якщо документи викрадено, згублено чи знищено
У разі якщо бухгалтер виявляє, що зникли певні первинні документи, він повинен повідомити про це свого керівника. Таке повідомлення доцільно оформити службовою запискою, у якій чітко слід прописати факт відсутності первинних документів, а за можливості — їх перелік.
Своєю чергою, після виявлення факту пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Крім того, такий керівник зобов’язаний наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення. Саме такий порядок визначає п. 6.10 Положення № 88. Наголошують на цьому й Держпідприємництва від 27.09.2000 р. № 2-223/3573 і Мінфін у листі від 28.10.2003 р. № 31-04200-30-29/4479.
Для участі в роботі комісії потрібно запросити представників слідчих органів, охорони й державного пожежного нагляду. Тобто якщо ми говоримо про пропажу — варто звернутися до слідчих органів; при стихійному лисі (буревій тощо) — до територіального органу МНС; при пожежі — до пожежної служби; якщо бухгалтерію затопило — до комунальної служби. Таке запрошення найкраще відправити листами з повідомленням про вручення.
Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджує керівник підприємства. Копію такого акта потрібно надіслати податківцям у 10-денний строк із моменту складення. В акті доцільно зазначити, чи пов’язані працівники або службові особи із втратою документів. Крім того, чи встановлено факт недбалого ставлення до майна підприємства цих працівників, чи ні.
При цьому ПКУ встановлює певні власні правила щодо повідомлення контролерів про втрату документів. Отже, у разі втрати, пошкодження чи дострокового знищення первинних документів платник податків зобов’язаний у 5-денний строк із дня такої події повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому для подання податкової звітності (п. 44.5 ПКУ).
Повідомити можна в такий спосіб:
а) особисто платником податків або вповноваженою на це особою;
б) надіслати поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
в) засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Вимог щодо того, який вигляд повинно мати таке повідомлення та яка інформація в ньому має бути зазначена, законодавство не встановлює. Але логічно буде вказати:
- які саме документи були втрачені;
- коли та за яких обставин документи були втрачені;
- дату й номер втрачених документів, ким і коли видані, що ці документи підтверджують (за можливості).
Разом із письмовим повідомленням доцільно було б надіслати копію наказу про створення комісії, аби таким чином підтвердити, що підприємство вживає заходів стосовно розслідування факту зникнення документів.
Зверніть увагу!
Повідомити контролюючий орган ДФС потрібно саме в 5-денний строк із дня такої події (дня отримання службової записки, виявлення факту пропажі документів, пошкодження їх або знищення) і не пізніше. Інакше буде порушено п. 44.5 ПКУ. Наголошує на цьому й ВАСУ в ухвалі від 12.07.2016 р. у справі № 822/4228/14 (рішення № К/800/18034/15).
Водночас платник податків зобов’язується відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Акцентують увагу на цьому й самі контролери в роз’ясненнях — див. листи ДФСУ від 27.01.2016 р. № 859/З/99-99-19-02-02-15 і від 20.11.2015 р. № 24797/6/99-99-22-04-02-15.
Зверніть увагу: якщо контролери прийшли з перевіркою на підприємство й у зв’язку з відсутністю первинних документів не можуть її провести, то строк проведення такої перевірки переноситься до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених п. 44.5 ПКУ строків.
Отож, якщо на підприємстві виявиться факт пропажі первинних документів — надзвичайно важливо вжити заходів щодо розслідування такого факту пропажі, вчасно повідомити про це контролюючий орган і провести дії з відновлення документів. Якщо все виконано згідно з приписами Положення № 88 і ПКУ, то навіть якщо контролери наполягатимуть на відсутності підтвердження реальності господарських операцій, судовий орган буде на боці платника податків (див., приміром, ухвалу ВАСУ від 01.12.2015 р. у справі № 823/1351/14 (рішення № К/800/56690/14)).
Про відновлення первинних документів
Як ми вже зазначали, платник податків зобов’язується відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (п. 44.5 ПКУ).
Фактично порядок відновлення документів залежить від того, які саме це документи. Законодавчо порядок такого відновлення не закріплено. Тобто підприємство повинно здійснити всі необхідні дії, аби отримати дублікати втрачених документів.
Так, статутні та реєстраційні документи підприємства відновлюються шляхом одержання дублікатів у держреєстратора чи нотаріуса. Договори із банком та виписки по рахунку — відповідно, у своєму вповноваженому банку.
Якщо говоримо про первинні документи, то можна відправити листи всім контрагентам із проханням надати копії документів, розмістити оголошення на сайті тощо. Не завадить провести звіряння розрахунків із контрагентами.
Втрачену звітність необхідно відновити шляхом одержання її копій в органах, до яких вона подавалася, — у ДФС, органах статистики, пенсійного фонду. Ця звітність слугуватиме підставою для відновлення в т.ч. документації з особового складу (кадрів) підприємства.
Однак на практиці відновити абсолютно всі первинні документи, на жаль, надзвичайно складно, а іноді — й узагалі неможливо. Відтак, майже нереально відновити підтвердження витрат підзвіт працівників чи вповноважених осіб підприємства, касові та деякі інші документи. А це, своєю чергою, може загрожувати штрафними санкціями, адже по суті в обліку та звітності будуть відображені операції, які не підтверджені первинними документами.
Наостанок додамо: у випадку якщо первинні документи були втрачені в зоні АТО, порядок повідомлення ДФС та їх відновлення нічим не відрізняється від описаного вище. При цьому додатково ще потрібно отримати сертифікат про форс-мажорні обставини.
Нагадаємо: єдиним належним і достатнім документом, що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору), котрі мали місце на території проведення антитерористичної операції як підстави для звільнення від відповідальності за невиконання (неналежного виконання) зобов’язань, є сертифікат Торгово-промислової палати України (ст. 10 Закону України «Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції» від 02.09.2014 р. № 1669-VII, далі — Закон № 1669).
Довідково!
ТПП України й уповноважені нею регіональні ТПП засвідчують форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили) і видають сертифікат про такі обставини протягом 7-ми днів із дня звернення суб’єкта господарської діяльності за собівартістю. Сертифікат про форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили) для суб’єктів малого підприємництва видається безкоштовно (ч. 1 ст. 141 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 р.№ 671/97-ВР).
Зважаючи на це, податківці в листі від 19.10.2015 р. № 22005/6/99-99-19-02-02-15 зазначили: норми ПКУ не передбачають права платника податків не виконувати вимоги ст. 44 ПКУ у випадках дії обставин непереборної сили. А тому, відповідно до п. 44.5 ПКУ, платник податків повинен забезпечити відновлення та надання контролюючому органу зазначених вище документів.
Крім того, ще в одному своєму роз’ясненні контролери чітко вказали: навіть за наявності сертифіката ТПП таке підприємство зобов’язане відновити втрачені в зоні АТО документи (див.лист ДФСУ від 18.04.2016 р. № 8709/6/99-99-22-04-02-15):
«Норми Кодексу та Закону № 1669 не містять положень щодо звільнення платника податків від обов’язку відновлення документів у випадках дії обставин непереборної сили, що, зокрема, мали місце на території проведення АТО.
Отже, ураховуючи зазначене вище та відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу, […] зобов’язане забезпечити відновлення документів».
Ірина ЛІТВІНЧУК,
провідний бухгалтер-експерт