Ведення трудових книжок працівників. Частина 2 (закінчення)
Частина 1. Початок див. тут
У продовження розпочатої в попередньому номері теми розглянемо найпоширеніші ситуації, які трапляються на практиці й потребують унесення записів або змін до трудової книжки — це й записи про заохочення та звільнення, у разі поновлення працівника на роботі, порядок виправлення помилок, а також видача дубліката чи вкладиша трудової книжки
Упродовж трудової діяльності можуть відбуватися події, які є підставами для внесення записів до трудової книжки працівника або не потребують таких записів. Отже, розглянемо їх докладніше.
Відомості про нагородження та заохочення
До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» уносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України, перелік яких визначено в ст. 3 Закону України «Про державні нагороди України» від 16.03.2000 р. № 1549-III.
У розділі «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі й інші заохочення відповідно до чинного законодавства України. (абз. 5 п. 2.2. Інструкції). До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких має регулярний характер.
Слід зазначити, що законодавством умови заохочення працівників не обмежені. До працівників підприємства можуть бути застосовані будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку. Не може бути заохочений працівник, щодо якого не знято дисциплінарне стягнення (ст. 151 КЗпП).
Порядок унесення відомостей про нагороди й заохочення такий (див. зразок 1):
- у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства;
- нижче, у графі 1, зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
- у графі 2 проставляється дата нагородження або заохочення;
- у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення та якою нагородою або заохоченням;
- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (з посиланням на дату, номер і найменування документа).
У разі звільнення працівника всі записи про нагородження та заохочення, що були внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою підприємства. Відомості про нагородження та заохочення обов’язково вносять в особову картку працівника типової форми П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656.
Зразок 1
ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про нагородження орденами та медалями,
присвоєння почесних звань |
На підставі чого внесе запис (документ, його
дата і номер) |
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Приватне акціонерне
товариство «Професійний банк» |
|||||
1
|
10.
|
08.
|
2012
|
Нагороджений орденом «За
заслуги» за вагомий особистий внесок у становлення банківської системи України |
Указ Президента України від 10.08.2012 № 137/2010
|
Стягнення за порушення трудової дисципліни
Відповідно до ст. 147 КЗпП, існують такі види стягнення, як догана та звільнення. Законодавством, статутами й положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.
Зверніть увагу!
Стягнення до трудової книжки не заносяться.
(абз. 7 п. 2.2 Інструкції)
Очевидно, що в Інструкції йдеться про такий вид стягнення, як догана (або інші види, передбачені для окремих категорій працівників), адже запис про звільнення вноситься до трудової книжки обов’язково.
Записи про звільнення
Зверніть увагу!
Запис про звільнення вноситься в день звільнення.
(п. 2.4 Інструкції)
Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження) і провадитись у точній відповідності із формулюванням чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнено у зв’язку зі скороченням штату, п. 1 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України».
За умови переходу працівника на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду… (наприклад, секретарем Володарської селищної ради), п. 5 ст. 36КЗпП України».
У разі звільнення у зв’язку з переведенням на інше підприємство вноситься запис: «звільнено у зв’язку з переведенням … (наприклад, у Товариство з обмеженою відповідальністю «Сатурн»), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
Унесення запису про припинення трудового договору з додаткових підстав робиться посилання на норму КЗпП і спеціальну норму законодавства. Наприклад: «Звільнено у зв’язку з порушенням обмеження роботи за сумісництвом, п. 4 постанови КМУ від 3 квітня 1993 року № 245, ст. 7 КЗпП ».
У разі смерті працівника зазначається: «Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю» (п. 4.3Інструкції).
Зверніть увагу!
Днем звільнення є останній день роботи. Наприклад, якщо звільнення відбувається за прогул, то днем звільнення буде останній день роботи, і, відповідно, запис до трудової книжки вноситься саме тією датою.
У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, що внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства чи спеціально вповноваженою ним особою (таким правом може бути наділений кадровик на підставі наказу) і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Зверніть увагу!
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами й засвідчуються окремо обидва тексти.
(абз. 4 п. 4.1 Інструкції)
Донедавна цієї норми не дотримувалися, адже єдиною державною мовою в нас була українська. Проте після появи Закону України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 р. № 5029-VI ця норма знову набула актуальності. У підтвердження цієї тези Мінсоцполітики у своєму листі від 21.11.2012 р. № 183/06/186-12 зазначає, трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.
Зразок 2
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із
зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) |
На підставі чого внесе запис (документ, його
дата і номер) |
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Гарант» |
|||||
1
|
30
|
08
|
2012
|
Прийнято на посаду юриста
|
Наказ від 30.08.2012 № 37-к
|
2
|
03.
|
01.
|
2013
|
Звільнено за власним бажанням
у зв’язку з переїздом на нове місце проживання, ст. 38 КЗпП Печатка Начальник відділу
кадрів Ярошенко |
Наказ від 03.01.2013 № 170-к
|
Видача трудової книжки в разі звільнення
Роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. У разі видачі трудової книжки працівник розписується в особовій картці типової форми П-2 і книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них.
Для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.
Зверніть увагу!
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника чи вповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
(абз. 4 ст. 235 КЗпП)
Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.
За обставин якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Увага!
З метою уникнення конфліктних ситуацій трудову книжку слід надсилати поштовим відправленням з описом вкладення, а також пересилати її лише в тому випадку, коли працівник письмово підтвердив свій намір отримати трудову книжку поштою, зазначивши адресу для отримання.
Ситуація, за якої працівник відмовляється отримати трудову книжку, доволі часто зустрічається в разі, коли відбувається звільнення з ініціативи власника. У такому випадку слід засвідчити факт відмови отримання актом, який складається в довільній формі.
Згідно з п. 6.2 Інструкції, трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку чи надсилається поштою на їх вимогу.
Поновлення на роботі та зміна формулювання причин звільнення
У разі визнання формулювання причини звільнення неправильним або таким, що не відповідає чинному законодавству, у випадках коли це не тягне поновлення працівника на роботі, орган, який розглядає трудовий спір, зобов’язаний змінити формулювання та вказати в рішенні причину звільнення в точній відповідності із формулюванням чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону (ч. 3 ст. 235 КЗпП).
Під час поновлення працівника на роботі визнається недійсним запис, зроблений відповідно до наказу про звільнення, наприклад: «Запис за № .. недійсний, поновлено на попередній роботі». У разі зміни формулювання звільнення зазначають: «Запис за №… недійсний. Звільнено…» і наводять правильне формулювання звільнення. При цьому робиться посилання на наказ про поновлення працівника на роботі, виданий на підставі рішення суду.
Поновлення на попередній роботі відбувається не з дати винесення судом рішення про таке поновлення, а з дати звільнення працівника, яка, відповідно до цього рішення, визнається недійсною (див. лист Мінпраці від 07.08.2007 р. № 205/06/187-07).
Унесення змін і виправлення помилок
Унесення змін і виправлення помилок у трудовій книжці доволі чітко регламентоване Інструкцією.
Унесення змін шляхом закреслення допускається лише на титульній сторінці, у решті випадків закреслення не допускаються.
Виправлення неправильних відомостей здійснюється за окремими правилами. У разі виявлення неправильного чи неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення виправлення виконується роботодавцем, яким було зроблено відповідний запис.
У разі зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за №…недійсний. Прийнятий за … професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дата й номер наказу, запис із якого неправильно внесений до трудової книжки (див. зразок 3).
Якщо підприємство, котре зробило неправильний запис, ліквідоване, запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності — вищою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а за умови його відсутності — архівною установою. Виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу відповідного наказу. Показання свідків не можуть бути підставою для внесення виправлень.
Зразок 3
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із
зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) |
На підставі чого внесено запис (документ,
його дата і номер) |
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Гарант» |
|||||
11
|
18.
|
09.
|
2012
|
Прийнято на посаду
офіс-менеджера |
Наказ від 18.09.2012 № 307-к
|
12
|
18.
|
09.
|
2012
|
Запис за № 11 недійсний.
Прийнято на посаду адміністратора |
Наказ від 18.09.2012 № 307-к
|
Оформлення вкладиша
У разі коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем (п. 3.1 Інструкції). Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється та ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому ж порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожен виданий вкладиш на титульному аркуші трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм із надписом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія та номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції). У випадку кожної наступної його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися його серія і номер.
Трудова книжка може мати будь-яку кількість вкладишів. Усі вкладиші підшиваються один за одним в обкладинку в кінці трудової книжки. До трудових книжок старого зразка видаються вкладиші нового зразка (п. 3.3 Інструкції).
Зверніть увагу!
Забороняється: закреслювати найменування розділу «Відомості про нагородження», писати зверху «Відомості про роботу» і продовжувати вносити в перейменований розділ відомості про роботу; використовувати чисті бланки трудових книжок як вкладиші.
Дублікат трудової книжки
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після надання заяви, а в разі ускладнення — в інші строки роботодавець має видати працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки (п. 5.1 Інструкції ).
Дублікат заповнюється за загальними правилами. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу та на яких посадах працював раніше власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж записується по окремих періодах роботи в такому порядку (див.зразок 4):
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 пишуться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника. Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис;
- у графі 2 записується дата звільнення;
- у графі 3 — причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані. У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах;
- у графі 4 зазначаються найменування, дата й номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Роботодавець зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство. Сприяння полягає в поданні письмових запитів до попередніх роботодавців працівника, інформаційній підтримці, наданні роз’яснень працівнику.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки. При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. Під час влаштування на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.
Зразок 4
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із
зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) |
На підставі чого внесе запис (документ, його
дата і номер) |
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
До влаштування на
підприємство загальний стаж становить 5 років 4 місяці 13 днів |
|||||
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Гарант» |
|||||
30.
|
09.
|
2012
|
Прийнято на посаду юриста
|
Наказ від 30.09.2012 № 307-к
|
|
03
|
01
|
2013
|
Звільнено за власним
бажанням, ст. 38 КЗпП Начальник відділу кадрів
Ярошенко |
Наказ від 03.01.2013 № 170-к
|
|
1
|
04
|
01
|
2013
|
Приватне акціонерне
товариство «Волошка» Прийнято на посаду юриста
|
Наказ від 04.01.2013 № 156-к
|
Таміла РАДЧЕНКО,
експерт із трудового права
Список використаних нормативно-правових актів:
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.
Інструкція — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58.
Трудова книжка ділиться на дві частини ( у тому сенсі що є дві титулки). чи потрібно запомнювати другу титулку і як правильно її оформити? ( у першій частині закінчилися сторінки “відомості про роботу”)