Трудові книжки працівників: оформлення та заповнення
Трудова книжка лишається важливим документом, адже саме вона підтверджує факт трудової діяльності працівника. Уже позаду дискусії та спроба скасувати трудову книжку, і в проекті Трудового кодексу вона лишається основним кадровим документом. Тож трудову книжку й надалі використовують для обчислення трудового стажу, у т.ч. спеціального. Цей документ підтверджує досвід, кваліфікацію, право працівників на пільги під час призначення спеціальних пенсій і для виплат за вислугу років
Кому оформлюють трудові книжки
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Як відкривати й заповнювати трудові книжки, визначає Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58(далі — Інструкція № 58). Вона недосконала, і не всі її положення відповідають чинному законодавству, але нині це єдиний документ, що регулює заповнення трудових книжок.
Трудові книжки ведуть на всіх працівників, що трудяться на підприємстві, в установі, організації, незалежно від форм власності, чи у фізичної особи — підприємця, понад 5 днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП).
Також трудові книжки ведуться на громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, співпрацівників міжнародних організацій на території України (п. 2.21 Інструкції № 58).
Не ведуть трудові книжки для осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами. У разі якщо фізособа-підприємець є найманим працівником, то запис про роботу теж уносять в трудову книжку. Але законодавство не передбачає можливості внесення до трудової книжки запису про підприємницьку діяльність (див. лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06). У цьому ж листі сказано, що трудові книжки повинні заповнювати фізособи-підприємці для своїх працівників і фізособи, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг, тобто наймають кухарів, няньок, водіїв.
У які строки слід заповнити трудову книжку
Працівникам, що стають на роботу вперше, трудову книжку оформлюють не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу, а студентам вищих й учням професійно-технічних навчальних закладів — не пізніше 5-ти днів після початку проходження стажування (ч. 3 ст. 48 КЗпП).
Бланк трудової книжки затверджено постановою КМУ від 27.04.1993 р. № 301, але трудові книжки старого зразка обміну не підлягають.
Усі записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу(розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).
Заповнення титульного аркуша трудової книжки
Це доводиться робити вповноваженій особі підприємства, якщо працівник працевлаштовується на перше місце роботи, а також у разі, коли проходять стажування студенти й учні на підставі договору про стажування.
У разі працевлаштування на перше місце роботи такі особи повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Звільнені військовослужбовці пред’являють військовий квиток, а звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані надати довідку про звільнення.
Під час заповнення титульного аркуша слід кожну букву, навіть апостроф, писати відповідно до паспорта задля уникнення надалі в працівника проблем, зокрема — під час оформлення пенсії.
На титульному аркуші записуються прізвище, ім’я, по батькові й дату народження працівника повністю, без скорочень, на підставі паспорта чи свідоцтва про народження, інших документів, що засвідчують особу (п. 2.11 Інструкції № 58). Також указують дату заповнення трудової книжки.
Працівник своїм підписом має завірити правильність унесених відомостей. Далі титульний аркуш підписує особа, відповідальна за видачу трудової книжки, після цього ставиться печатка підприємства чи відділу кадрів. Виняток зроблено лише для фізосіб-підприємців, які не мають власної печатки (див. лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06).
Зверніть увагу
На титульному аркуші не допускаються помилки, закреслення, помарки, підчистки, проставляння додаткової літери чи її пропуск.
Заповнення вперше відомостей про роботу
Перш ніж уперше заповнити розділ «Відомості про роботу», згідно з п. 2.19 Інструкції № 58, уносять записи (без нумерації та дати) із зазначенням дати початку та завершення про:
- службу в Збройних силах України й інших військах із зазначенням дати призову та звільнення зі служби;
- час навчання в професійних навчально-виховних закладах й інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
- час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи й час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної роботи), і про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі. Уноситься час навчання на денних відділеннях;
- час роботи як членів колгоспу;
- час догляду за інвалідом I групи чи дитиною-інвалідом віком до 16-ти років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду.
У графі 4 розділу «Відомості про роботу» зазначають номер і дату документа, що підтверджує зазначені вище відомості (це можуть бути військовий квиток, довідка навчального закладу, довідка відділу соціального захисту).
Наступний запис до трудової книжки вносять у загальному порядку (див. далі — зразок 1).
Заповнення трудової книжки аспірантам, студентам й учням
Для студентів, учнів, аспірантів і клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв’язку із цим не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики вносяться теж підприємством, де надалі вони працюватимуть на підставі довідок (п. 2.18 Інструкції № 58).
Для студентів, учнів, аспірантів і клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад уносить записи про час навчання на денних відділеннях вищих навчальних закладів. Підставою для внесення записів є накази навчального закладу про зарахування на навчання. Тобто якщо студент до вступу в навчальний заклад мав трудову книжку, то запис уносить навчальний заклад, якщо ні — роботодавець після закінчення навчання (підставою буде довідка навчального закладу чи диплом).
Якщо студент навчається на денному відділенні й одночасно працює, то Інструкція № 58 не передбачає можливості внести одночасно два записи. На практиці студенту заводять трудову книжку на підприємстві, куди він працевлаштувався під час навчання, і тому першим у ній буде запис про прийняття на роботу. Але тоді виходить, що запис про навчання можна внести вже після закінчення навчання на підставі наданої довідки чи диплома, проте хронологія записів буде порушена.
Студентам вищих й учням професійно-технічних навчальних закладів теж оформлюють трудову книжку, якщо вони проходять стажування на підприємстві. Підставою для внесення таких записів є укладені договори про стажування в порядку, затвердженому постановою КМУ від 16.01.2013 р. № 20 (див. лист Мінсоцполітики України від 26.02.2013 р. № 279/021/106-13).
Інколи на практиці зустрічається перший запис до трудової книжки: «До прийняття на роботу трудового стажу не мав». Цей запис робити не потрібно, оскільки він не передбачений Інструкцією № 58. Але якщо такий запис уже внесений, виправляти його не варто, адже це не буде грубою помилкою.
У разі виявлення помилки, що не підлягає виправленню, потрібно заповнити новий бланк, а зіпсований бланк анулювати за актом.
Унесення змін до відомостей на титульному аркуші
У разі внесення змін до титульного аркуша трудової книжки про прізвище, ім’я, по батькові записи виконуються власником за останнім місцем роботи працівника. Вони здійснюються на підставі документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) із посиланням на дату й номер цих документів. Для внесення змін працівник надає роботодавцеві заяву та додає відповідний документ, що є підставою для запису, після чого видається наказ, на підставі якого вносяться зміни до трудової книжки в такій послідовності:
1) однією рискою закреслюють колишнє прізвище та записують нове знизу чи на тому ж рядку;
2) записують на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки посилання на документ, на підставі якого вносилися зміни, із зазначенням назви документа, його серії та номера, органу, що видав документ, і дати видачі;
3) записи завіряє підписом особа, уповноважена на ведення трудових книжок, і проставляє печатку підприємства чи кадрової служби.
Якщо на попередньому місці роботи не були внесені зміни на першій сторінці трудової книжки, то їх уносять на новому чи останньому місці роботи.
Як унести запис про прийняття на роботу
Запис про прийняття на роботу роботодавець уносить після видання наказу, але не пізніше тижневого строку. Запис, який уноситься в трудову книжку, має точно відповідати тексту наказу. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» зазначають повне найменування підприємства (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю скорочувати ТОВ не можна) від руки. Допускається також ставити відбиток штампа з назвою підприємства. На практиці інколи ставлять печатку підприємства, але це не передбачено Інструкцією № 58, тому цього робити не слід.
У графі 1 розділу «Відомості про роботу» проставляють порядковий номер запису, а в графі 2 — дату прийняття на роботу (а не дату внесення запису), їх пишуть арабськими цифрами. Далі заповнюють графу 3: «Прийнятий на роботу (або призначений на посаду)… до цеху, відділу, підрозділу (у разі їх наявності)».
Зверніть увагу
Записи про назви посад, професій мають відповідати найменуванню, зазначеному в Класифікаторі професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327, але код професії (посади) зазначають тільки в особовій картці, а в трудовій книжці не вказують.
Як уносити записи в трудову книжку про навчання та прийняття на роботу див. у зразку 1.
Зразок 1
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис (документ, його дата й номер)
|
||
число |
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Навчалася у Київському національному економічному університеті імені Вадима Гетьмана з 01.09.2010 р. по 24.06.2015 р.
|
Довідка КНЕУ від 24.06.2015 р. № 39
|
||||
Товариство з обмеженою відповідальністю «Гарант»
|
|||||
1
|
30.
|
09.
|
2015
|
Прийнято на посаду юриста
|
Наказ від 30.09.2015 р. № 307-к
|
Працювала в Товаристві з обмеженою відповідальністю «Зеніт» юристом з 25 березня 2016 р. до 18 квітня 2016 р.
|
Накази від 24.03.2016 р. № 17-к, від 18.04.2016 р. № 31-к
|
Із кожним записом, що вноситься в трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці типової форми № П-2, затвердженій наказом Держстату й Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, у якій повторюють відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).
Строковий договір
У разі коли працівника приймають на визначений строк, згідно зі ст. 23 КЗпП у записі про прийняття на роботу в трудовій книжці не зазначають, що це строковий трудовий договір. Строк указують лише в наказі про прийняття на роботу, наприклад: «Прийнятий на посаду юриста за строковим трудовим договором на час відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трьох років Іванченко І. І.». А в трудову книжку вносять звичайний запис: «Прийнятий на посаду юриста».
Контракт, сезонна робота
У разі прийняття працівника на сезонну роботу в порядку, передбаченому законодавством, або за контрактом, запис про такі умови роботи зазначають не тільки в наказі, а й у трудовій книжці. Наприклад: «Прийнято на посаду ліквідатора за контрактом».
Неповна зайнятість
У разі прийняття працівника на роботу на умовах неповного робочого часу запис теж уносять лише про прийняття на посаду, а про неповну зайнятість — ні.
Випробування
Коли працівника приймають на роботу з випробувальним строком, то це прописують лише в наказі про прийняття на роботу. У наказі це звучить так: «Прийнятий на посаду юриста з випробувальним строком два місяці», а в трудову книжку вносять запис: «Прийнятий на посаду юриста». Це зумовлено тим, що в разі успішного проходження працівником випробування він продовжує працювати на тій же посаді на загальних підставах (цей період повністю зараховується до трудового стажу).
Унесення записів під час трудової діяльності на підприємстві
Зміна назви підприємства, структурного підрозділу
Якщо під час роботи змінилася назва підприємства, про це в графі 3 розділу «Відомості про роботу» окремим рядком (без зазначення порядкового номера) роблять запис: «Підприємство… (назва) з …(дата) перейменовано на… (назва)», а в графі 4 зазначають наказ, його номер і дату.
Зверніть увагу
Після проведення процедури перереєстрації змін слід видати окремий наказ про внесення записів у трудові книжки працівників, який слугуватиме підставою для цього та номер якого зазначають у графі 4.
Аналогічно вносять зміни й за умови реорганізації підприємства (перепрофілювання, злиття, виділення, перетворення), зміни організаційно-правової форми, а також у разі зміни назви структурного підрозділу, відділу підприємства. Наприклад: «Закрите Акціонерне Товариство «Гарант» із 16.03.2011 р. перетворено на Приватне Акціонерне Товариство «Гарант».
Запис про переведення на іншу постійну роботу
Запис про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві в трудову книжку вносять під черговим номером у тому ж порядку, що й про прийняття, наприклад: «Переведено на посаду провідного юриста». Хоча запис про тимчасове переведення (перелік випадків передбачений ст.ст. 33, 34 КЗпП) у трудову книжку не заноситься, адже за такого варіанта трудовий договір за його посадою не припиняється, і працівник повернеться до своєї роботи через певний проміжок часу.
Присвоєно новий розряд або категорію
Якщо працівнику в період роботи встановили новий розряд чи вищу категорію, відповідний новий запис уносять у трудову книжку (під наступним порядковим номером): «Присвоєно п’ятий розряд» або «Установлено кваліфікаційну категорію «спеціаліст ІІ категорії».
Атестація робочого місця
Інформацію про атестацію робочого місця теж уносять у трудову книжку. У разі коли працівник має право на пільгову пенсію, у трудову книжку вноситься запис на підставі наказу про результати атестації робочих місць. Назва посади в цьому випадку має відповідати найменуванню, передбаченому Списками № 1 чи № 2 виробництв, робіт, професій, посад, що дають право на пільгову пенсію, затвердженими постановою КМУ від 24.06.2016 р. № 461, наприклад: «Підтверджено право на пенсію за віком на пільгових умовах за Списком № 1 (розділ ХVІІІ, пункт 1) виробництв, робіт, професій, посад і показників зі шкідливими та важкими умовами праці, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затвердженим постановою КМУ від 24 червня 2016 р. № 461».
Робота за сумісництвом
Запис відомостей про роботу за сумісництвом роблять за бажанням працівника за основним місцем роботи (оскільки трудову книжку зберігають саме там). Такий запис у трудовій книжці зазначають в окремому рядку. Підставою для внесення запису є витяг із наказу про прийом на роботу й звільнення з місця роботи за сумісництвом.
Запис до трудової книжки вносить кадровик підприємства за основним місцем — без порядкового номера та без зазначення дати, і він не засвідчується печаткою. Наприклад: «Працювала в Товаристві з обмеженою відповідальністю «Світязь» на посаді провідного економіста з 23 березня 2010 року по 28 березня 2011 року». Порядок унесення в трудову книжку аналогічного запису про роботу за сумісництвом — див. останній запис у зразку 1.
Зверніть увагу
Трудові книжки не видаються на руки працівникові. Лише за потреби роботодавець видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.
Унесення запису фізособою-підприємцем у трудову книжку
Фізособи-підприємці з найманими працівниками укладають письмові трудові договори, але, починаючи з 1 січня 2015 року, їх не потрібно реєструвати в службі зайнятості. Однак раніше зареєстровані договори слід зняти з реєстрації в службі зайнятості в разі звільнення працівників.
Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 наголошує, що норми Інструкції № 58 мають застосовуватися в частині, що не суперечить вимогам КЗпП й інших нормативно-правових актів. Але записи в трудову книжку працівників вносяться на підставі наказів про прийняття на роботу. Це пов’язано з тим, що відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП виникає обов’язок повідомляти орган ДФС про прийняття на роботу працівників. А форма повідомлення передбачає такий обов’язковий реквізит, як дата й номер наказу про прийняття на роботу.
Запис уносить підприємець і засвідчує своїм підписом та печаткою (за наявності) (див.зразок 2).
Зразок 2
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№ запису
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
Фізична особа — підприємець Агапов Юрій Андрійович
|
|||||
4
|
24.
|
03.
|
2015
|
Прийнято продавцем продовольчих товарів
|
Наказ від 23.03.2015 р. № 7-к
|
5
|
04.
|
11.
|
2016
|
Звільнено за власним бажанням, ст.38 КЗпП України
|
Наказ від 01.11.2016 р. № 14-к
|
Зверніть увагу
У разі роботи у фізособи-підприємця трудова книжка зберігається в працівника.
Відповідальність
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах й організаціях як документи суворої звітності (за винятком трудових книжок найманих працівників фізичної особи — підприємця, які після оформлення зберігаються безпосередньо в працівників). Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну й адміністративну відповідальності.
Згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, такі порушення кваліфікуються як порушення вимог законодавства про працю, що тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 грн до 1700 грн).
Також за порушення інших вимог трудового законодавства передбачена фінансова відповідальність у розмірі однієї мінзарплати (абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Трудова книжка відкрита ще за радянських часів. Всі записи були зроблені виключно російською мовою (українська частина взагалі була не заповнена), як продовжити ведення книжки? Куди зараз зробити запис про прийняття?