Суммированный учет рабочего времени: ведем правильно

Вересень 23, 2014 0 By admin

Предприятие работает сезон (с середины мая по середину сентября). Для отдельных категорий работников введен суммированный учет рабочего времени (период – квартал). График работы для кухонных рабочих – 2 суток через 2 по 11 часов, для дежурных – 1 сутки через 3 по 22 часа. Как правильно заполнить табель учета использования рабочего времени? Как начислить заработную плату, если работник был на больничном или в отпуске без сохранения заработной платы?

При ведении суммированного учета рабочего времени возникает много ситуаций, в которых бухгалтер не может найти решение. Рассмотрим конкретную ситуацию.

На предприятии для отдельных работников введен суммированный учет рабочего времени (период – квартал).

Для дежурной по корпусу установлен оклад – 1212 грн. Как правильно начислить ей зарплату в июле-сентябре 2012 года, если отработано:

в июле – 176 час. (норма рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе – 176 час.)

в августе – 168 час. (норма рабочего времени – 175 час.)

в сентябре – 52 час., работник уволен 10.09.2012 (норма рабочего времени – 48 часов.)?

Оклад повара – 1515 грн. Как правильно начислить ему зарплату в июле-сентябре 2012 года, если отработано:

в июле – 165 час. (норма рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе – 176 час.)

в августе – 154 час., 2 дня (17 и 18 августа – отпуск без сохранения зарплаты), изменение по 11 час. (норма рабочего времени – 175 час.)

в сентябре – 55 час., работник уволен 10.09.2012 (норма рабочего времени – 48 часов.)?

Чем определяется нормальная продолжительность ежедневной работы (смены)

Статьей 50 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) определено, что нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю.

Статья 52 КЗоТ устанавливает для работников пятидневную рабочую неделя с двумя выходными днями. Причем указано, что продолжительность ежедневной работы (смены) при пятидневной рабочей неделе должна быть определена правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия, учреждения, организации (далее – предприятие) с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели.

Статья 52 КЗоТ также устанавливает, что на тех предприятиях, где по характеру производства и условиям работы введение пятидневной рабочей недели нецелесообразно, устанавливается шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем. При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не может превышать 7 часов при недельной норме 40 часов, 6 часов при недельной норме 36 часов и 4 часов при недельной норме 24 часа.

Пятидневная или шестидневная рабочая неделя устанавливается работодателем совместно с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива.

Поскольку в соответствии со статьей 13 КЗоТ и статьи 7 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993 № 3356-ХII (далее – Закон № 3356) коллективный договор на предприятии должен регулировать режимы работы, продолжительность рабочего времени отдыха, то, как правило, продолжительность рабочей недели (пятидневная или шестидневная), продолжительность ежедневной работы при пятидневной рабочей неделе и выходные дни на предприятии определяют в коллективном договоре.

Таким образом, на предприятии рабочее время учитывают по неделям и рабочих днях (изменениях): графики работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, изменений должны быть разработаны таким образом, чтобы не превышать нормальную продолжительность рабочей недели (определенную законодательством) и нормальной продолжительности рабочего дня / смены (определенную коллективным договором).

Вместе с тем, статьей 61 КЗоТ определено, что на непрерывно действующих предприятиях, а также в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов.

Как определить норму рабочего времени за учетный период

Условия и порядок применения суммированного учета рабочего времени с учетом законодательства изложены в Методических рекомендациях по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденных приказом Минтруда от 19.04.2006 № 138 (далее – Методические рекомендации).

Так, в соответствии с пунктом 6 Методических рекомендаций, учетный период (декада, месяц, квартал, полугодие, год) устанавливается в коллективном договоре предприятия. Он охватывает рабочее время и часы работы в выходные и праздничные дни, часы отдыха. Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная графиком, может колебаться в течение учетного периода, но общая сумма часов работы за учетный период должна равняться норме рабочего времени в учетном периоде.

Норма рабочего времени за учетный период определяется по календарю из расчета шестидневной рабочей недели, семичасовой рабочий день (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с понедельника по пятницу и пятичасового – в субботу с учетом сокращенного рабочего времени накануне праздничных и нерабочих дней – на один час. В порядке, установленном в коллективном договоре, норма рабочего времени за учетный период может определяться по графику пятидневной рабочей недели (_. 12 Методических рекомендаций).

Учитывая норму рабочего времени в июле-сентябре, приведенную в ситуации, можно сделать вывод, что коллективным договором, заключенным на предприятии запрашивающего, предусмотрен такой порядок определения нормы рабочего времени при применении суммированного учета рабочего времени: норма рабочего времени за учетный период рассчитывается по календарю _ пятидневный рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье при одинаковой продолжительности времени работы за день в течение рабочей недели и соответствующим уменьшением продолжительности работы накануне праздничных и нерабочих дней.

Из ситуации следует, что для работников обоих подразделений установлено сменный [1] график работы: для Подразделения 1 – двухсменный, с продолжительностью рабочей смены 11 часов (пример графика сменности см. В Приложении 1), для Подразделения 2 – четырех сменный, с продолжительностью смены 22 часа (пример графика сменности см. в Приложении 2).

Приложение 1

Пример двухсменного графика сменности с продолжительностью рабочей смены 11:00 часов

Число месяца / смена
1
2
3
4
5
6
7
8
І
Р
Р
Р
Р
ІІ
Р
Р
Р
Р
где Р – рабочая смена продолжительностью 11:00 часов
Приложение 2
Пример четырех сменного графика сменности с продолжительностью смены 22 часа

 

Число месяца / смена
1
2
3
4
5
6
7
8
І
Р
Р
ІІ
Р
Р
ІІІ
Р
Р
IV
Р
Р

где Р – рабочая смена продолжительностью 22 часа

Каких правил необходимо придерживаться при составлении графиков сменности

Не следует забывать, что при составлении графиков сменности необходимо соблюдать следующие правила:

ПРАВИЛО 1. При суммированном учете рабочего времени работа работников регулируется графиками работы (сменности), которые разрабатываются работодателем и согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации, а в случае его отсутствия могут быть предусмотрены в коллективном договоре (в. 52 КЗоТ, п. 3 Методических рекомендаций);

ПРАВИЛО 2. Графики работы (сменности) разрабатываются таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов;

ПРАВИЛО 3. При сменных работах работники чередуются в сменах равномерно в порядке, установленном правилами внутреннего трудового распорядка (в. 58 КЗоТ) и / или коллективным договором (ст. 13 КЗоТ, ст. 7 Закона № 3356);

ПРАВИЛО 4. Переход из одной смены в другую, как правило, должен происходить через каждую рабочую неделю в часы, определенные графиками сменности (ст. 58 КЗоТ);

ПРАВИЛО 5. Продолжительность перерыва в работе между сменами должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая и время перерыва на обед, ст. 59 КЗоТ); в отдельных случаях продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха может быть сокращена, но не менее, чем 12 ч. в сутки; на условиях, определенных коллективным договором, неиспользованные часы ежедневного (междусменного) отдыха суммируются и могут быть предоставлены как дополнительные свободные от работы дни в течение учетного периода (п. 8 Методики);

ПРАВИЛО 6. Работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов; перерыв не включается в рабочее время; перерыв должен предоставляться, как правило, через четыре часа после начала работы (в. 66 КЗоТ);

ПРАВИЛО 7. На тех работах, где по условиям производства перерыв установить нельзя, работнику должна быть предоставлена ​​возможность приема пищи в течение рабочего времени; перечень таких работ, порядок и место приема пищи устанавливаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия (в. 66 КЗоТ, а при отсутствии на предприятии профсоюзной организации – в коллективном договоре (в. 13 КЗоТ , ст. 7 Закона № 3356);

ПРАВИЛО 8. Назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается (ст. 66 КЗоТ);

ПРАВИЛО 9. На предприятиях, где работа не может прерываться в общий выходной (воскресенье) день в связи с необходимостью обслуживания населения (магазины, предприятия бытового обслуживания, театры, музеи и другие), коллективным договором устанавливают выходные дни в другие дни недели (ст. 68 КЗоТ, ст. 13 КЗоТ, ст. 7 Закона № 3356);

ПРАВИЛО 10. На предприятиях (в структурных подразделениях), приостановка работы которых невозможна по производственно-техническим условиям или вследствие необходимости непрерывного обслуживания населения, а также на погрузочно-разгрузочных работах, связанных с работой транспорта, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно графику сменности (69 КЗоТ);

ПРАВИЛО 11. Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 ч. (ст. 70 КЗоТ); графиками работы на учетный период должны быть предусмотрены дни еженедельного отдыха; в месячном и других учетных периодах, превышающих месяц, количество выходных дней по графикам работы (сменности) не должна быть меньше, чем количество полных недель этого учетного периода (п. 9 Методических рекомендаций).

ПРАВИЛО 12. При определении продолжительности рабочей смены работодатель и выборный орган первичной профсоюзной организации предприятия должны учитывать характер и условия труда, когда переутомление работника может представлять угрозу жизни и здоровью как самого работника, так и его окружения (п. 5 Методики); исходя из производственных потребностей, с учетом характера и условий труда может быть установлена ​​продолжительность работы в течение дня по итоговым учетом рабочего времени до 12 часов. рабочего времени в смену; не рекомендуется устанавливать продленную продолжительность рабочего дня на работах с вредными и тяжелыми условиями труда (п. 4 Методических рекомендаций).

Если проанализировать графики сменности, приведенные автором письма, то можно сделать вывод, что они в целом соответствуют указанным выше требованиям.

Единственное, что не подлежит сомнению, так это продолжительность рабочей смены дежурного по корпусу (22 час.). Однозначно можно утверждать, что такую ​​продолжительность рабочей смены нельзя установить, ведь неизвестно, позволяют характер и условия труда и физиологические возможности человека в течение 22 час. без перерыва на сон выполнять в полном объеме обязанности, возложенные на очередного должностной инструкцией. Однако надеемся, что работодатель и выборный орган, уполномоченный трудовым коллективом на представительство, взвешенно подошли к определению продолжительности рабочей смены, и ее продолжительность не станет причиной возникновения ситуаций, когда переутомление работника может представлять угрозу жизни и здоровью как самого работника, так и его окружения.

Исходя из того, что для работников, указанных в ситуации, установлен учетный период – квартал, с учетом графиков сменности, на предприятии должны составлять квартальные графики работы сотрудников по подразделениям для каждого конкретного работника.

Графики работы следует составлять таким образом, чтобы за учетный период была соблюдена рассчитанная норма рабочего времени для всех работников. Работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренного графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период, не является сверхурочной работой (в. 61 КЗоТ, часть третья п. 10 Методических рекомендаций), а продолжительность рабочего времени в отдельные периоды учетного периода меньше нормы тоже не будете считаться неполным рабочим временем.

Как заполнять табель учета использования рабочего времени при работе переменами

Учет использования рабочего времени работников ведется по типовой форме № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489 (далее – Приказ № 489).

В соответствии с Приказом № 489 форма табеля носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени на предприятии.

В табеле должно быть отражено фактическую продолжительность отработанного рабочего времени за каждый рабочий день (смену) по графику работы конкретного работника.

Если рабочая смена является «переходной», то есть начинается суток, а заканчивается другой, то рабочее время одной смены отражают в табеле двумя частями: количество фактически отработанных часов по каждой сутке отдельно.

При заполнении табеля за текущий месяц не следует забывать о рабочих часах, которые «переходят» из предыдущего месяца, то есть отработанные часы изменения, началась в последний день предыдущего месяца.

В колонке «Отработано за месяц дней» следует указывать количество рабочих дней по тому графику, по которому рассчитывают норма рабочего времени, пришлись на часть месяца (или на полный месяц), фактически отработанного работником.

В колонке «Отработано часов, всего» отражают общее количество отработанных часов по табелю.

В колонке «Отработано часов, всего, из них ВЧ» отображается количество часов, отработанных в отчетном периоде в вечернее время (с 18:00 до 22:00), если коллективным договором предусмотрена доплата за работу в вечернее время.

В колонке «Отработано часов, всего, из них РН» отображается количество часов, отработанных в отчетном периоде в ночное время (с 22:00 до 6:00) [2].

В колонке «Отработано часов, всего, из них СУ» отображается количество сверхурочных часов (по итоговым учетом рабочего времени – только в последнем месяце учетного периода).

В колонке «Отработано часов, всего, из них РП» отображается количество часов, отработанных в выходные, праздничные и нерабочие дни.

Оплата труда работников

Заработная плата работникам за первые два месяца учетного периода должна быть начислена в размере полного должностного оклада при условии, что работник отработал все смены по установленному ему графику работы. Таким образом, дежурной по корпусу должен быть начислен заработок в сумме полного оклада за июль и август, а повару – только за июль.

Относительно начисления заработной платы повару за август можно сказать следующее. Поскольку графиком работы на этот месяц для него предусмотрена норма рабочего времени 176 ч. (154 ч. отработано и 22 ч. не отработано вследствие нахождения в отпуске без сохранения заработной платы), должностной оклад в полном объеме ему должны начислить при отработке 176 ч. в месяц. Учитывая то, что работник не отработал установленную для него графиком работы норма рабочего времени за август, ему должна быть начислена заработная плата за фактически отработанные смены (часы) в этом месяце: 1515,00 грн. ¸ 176 час. ‘154 ч. = 1325,63 грн.

Аналогичным образом следует оплаты обоим работникам работу (отработанные часы) в месяце увольнения.

Однако при начислении заработной платы за последний месяц учетного периода (в нашем случае он также является и месяцем увольнения) следует определить, соблюдены нормы рабочего времени за учетный период и выяснить, не было ли у работника в учетном периоде сверхурочных, или наоборот «недоработанных »(по сравнению с нормой рабочего времени) часов. Для этого следует сравнить количество фактически отработанных работниками часов за учетный период с нормой часов за этот же период, определенной в порядке, предписанном коллективным договором.

Процесс такого сравнения в указанных ситуациях осложняется тем, что в учетном периоде являются месяцы, которые работники полностью не отработали. Каким же образом определить норму рабочего времени?

Ответ на этот вопрос предоставляется в части третьей пункта 12 Методических рекомендаций: при подсчете нормального количества рабочих часов учетного периода исключаются дни, которые по графику или распорядку работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения своих трудовых обязанностей (отпуск, выполнение государственных или общественных обязанностей, временная нетрудоспособность и т.п.). В части десятой пункта 12 Методических рекомендаций говорится, что таким же образом определяется норма рабочего времени и в случае, когда работник приступил к работе не с начала учетного периода.

В рассматриваемой ситуации, есть «белое пятно»: сначала было указано, что предприятие работает с середины мая по середину сентября, а позже – что работников были уволены 10 сентября (а не 15-го). То есть, работников, вероятно, было принято на работу по срочным трудовым договорам до 15.09.2012. Но уволили их по каким причинам за пять дней до окончания срока трудового договора.

В данном случае причина «недоработки» этих 5 дней имеет большое значение.

Если работодатель запланировал дату увольнения работников, а именно, 15 сентября, и графики работы составил таким образом, чтобы за отработанное время в квартале для всех работников было соблюдено норму рабочего времени, то в случае «досрочного» увольнения работников по основаниям, отличным от пункта 2 статьи 36 КЗоТ (окончание срока трудового договора) «недоработки»/«переработки» не будут иметь значения. То есть в случае, если работники фактически отработают количество часов больше нормы, такие часы нельзя считать сверхурочными, также как и количество часов, которых не хватает до нормы, нельзя считать неотработанными (простоем не по вине работника). Так утверждать нельзя потому, что пункт 12 Методических рекомендаций не предусматривает исключения из учетного периода дней, которые работник должен был отработать по своему графику работы, но не отработал в результате увольнения.

Поэтому вернемся к нашим расчетам.

Предположим, что увольнение работников в соответствии с пунктом 2 статьи 36 КЗоТ было запланировано на 10.09.2012. В таком случае работодатель должен составить графики работы сотрудников таким образом, чтобы за период с 01.07.2012 по 10.09.2012 норма рабочего времени составила 399 ч. (176 ч. + 175 ч. + 48 час.).

При норме рабочего времени 399 ч. за учетный период с 01.07.2012 по 10.09.2012 дежурный по корпусу отработал 396 час. (176 ч. + 168 ч. + 52 час.). Как видим, сверхурочных часов на дату увольнения у него нет.

Однако этот работник отработал на 3 часа. меньше нормы. Эти 3 часа. следует рассматривать как простой, и по окончании учетного периода оплатить в размере 2/3 оклада в соответствии с частью первой статьи 113 КЗоТ (если иное не предусмотрено коллективным договором).

Сравним теперь с нормой рабочего времени количество часов, фактически отработанных поваром в учетном периоде за период с 01.07.2012 по 10.09.2012.

Поскольку этот работник находился в отпуске без сохранения заработной платы по 17.08.2012 по 18.08.2012, то этот период следует исключить при расчете нормы рабочего времени. 17.08.2012 приходится на пятницу (в рабочий день по графику, по которому определяем норма рабочего времени), а 18.08.2012 – на субботу (на выходной день по графику, по которому определяем норма рабочего времени). Таким образом, норма рабочего времени для повара в августе равна 167 ч. (175 ч. – 8 час.). Норма же рабочего времени для повара за все учетный период составляет 391 ч. (176 ч. + 167 ч. + 48 час.). Фактически он отработал 374 час. (165 ч. + 154 ч. +55 Час.). Так что и в повара в учетном периоде сверхурочных нет.

Однако повар «недоработал» в учетном периоде 17 ч. (391 ч. – 374 час.). Таким образом, работодателю придется оплатить ему как простой 17 час.

Увольнение работников

Если же работодатель планировал уволить работников 15.09.2012 в связи с истечением срока трудового договора и составил графики работы таким образом, чтобы за учетный период соблюсти нормы рабочего времени для каждого работника, а работники были уволены с работы до окончания учетного периода не в н ‘связи с истечением срока трудового договора, а например, по их инициативе (в. 39 КЗоТ), в связи с переводом (п. 5 ст. 36 КЗоТ), по соглашению сторон (п. 1 ст. 36 КЗоТ) и т.д. , то оплачивать простой работодателю бы не пришлось.

[1] Изменение – это постоянная по количественному и качественному составу группа работников, которые поступают на работу и заканчивают ее одновременно, также одновременно используют часа межсменного отдыха и еженедельный отдых.

[2] Советуем посмотреть Приложение 3 «Перечень и размеры доплат и надбавок к тарифным ставкам, окладам и должностным окладам работников предприятий, учреждений и организаций, имеющих межотраслевой характер (кроме бюджетной сферы), для установления в отраслевых, региональных соглашениях и коллективных договорах» к Генеральному соглашению о регулировании основных принципов и норм реализации социально-эко- политики и трудовых отношений в Украине на 2010-2012 годы.