Работника отозвали из командировки, а гостиница не вернула оплату
Работника предприятия направили в командировку на 20 к. дн. Он сразу оплатил корпоративной карточкой гостиничный номер за 18 суток, а через 10 дней его срочно отозвали из командировки. В гостинице вопрос с возвратом денег ему решить не удалось. Поэтому в бухгалтерию он предоставил вместе с отчетом счет из гостиницы, по которому оплачено 18 суток проживания.
Можно ли включать всю сумму с гостиничного счета в налоговые расходы? Или относить к налоговым расходам только сумму за дни, когда работник фактически проживал в гостинице?
ОТВЕТ: Безопаснее отобразить в составе налоговых расходы на проживание пропорционально количеству дней фактического проживания в командировке.
Сначала разберемся с ситуацией, связанной с возвратом денег за дни, когда командированный фактически не проживал в гостинице. В нашем случае работнику выдали в командировку корпоративную карту. То есть он был уполномочен осуществлять расходы от имени и за счет предприятия. Поэтому фактически за проживание в гостинице уплатило предприятие.
Порядок расторжения договора на предоставление гостиничных услуг определяется договором о предоставлении гостиничных услуг и действующим законодательством (п. 4.2 Правил пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденных приказом Государственной туристической администрации Украины от 16.03.2004 г. № 19). Однако в упомянутых Правилах отсутствуют как процедура обращения о возврате уплаченных средств, так и механизм их возврата. А благодаря тому, что в подавляющем большинстве случаев этот договор — устный, то стоит обратиться к общим требованиям о расторжении договоров. В частности, ст. 907 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ) указывает, что договор о предоставлении услуг может быть расторгнут в том числе путем одностороннего отказа от договора, в порядке и на основаниях, установленных ГКУ, другим законом или соглашением сторон.
Поэтому работнику нужно письменно в произвольной форме уведомить гостиницу об отказе от дальнейшего проживания с требованием вернуть уже уплаченные средства за дни, когда работник там не проживал. Рекомендуем в заявлении указать реквизиты предприятия (или номер корпоративной карточки) для возврата средств. Затем обращение (заявление) следует зарегистрировать и оставить себе копию (с номером и датой).
Сроки расторжения договора находим в Хозяйственном кодексе Украины (далее — ХКУ). Так, сторона, которая хочет расторгнут договор, должна прислать предложение другой стороне договора. Сторона договора, получившая предложение об изменении или расторжении договора, в двадцатидневный срок после получения предложения уведомляет вторую сторону о результатах его рассмотрения (ч. 3 ст. 188 ХКУ).
Поскольку фактически гостиницу оплачивало предприятие, то вопрос возврата денег, уплаченных за дни, когда работник уже выехал из гостиницы, переходит в плоскость отношений между двумя субъектами хозяйствования. При этом для защиты своих интересов (возврат денег) предприятие может сначала подать претензию или же сразу обратиться с иском в суд. В обоих случаях понадобится копия заявления, о котором мы упоминали, и копия счета об оплате гостиницы.
В описанной ситуации отель, скорее всего, или отказал в расторжении договора, или не смог просто немедленно принять решение. При этом за 20 дней, в течение которых он должен был принять решение (или же месяц, если была направлена претензия), работник успел вернуться на основное место работы, и ему пришлось отчитаться за потраченные средства, чтобы не подвергаться неприятностям. О последствиях, связанных с несоблюдением сроков отчетности, мы рассказывали в материале «Излишне израсходованные в командировке средства: учет и налогообложение».
К авансовому отчету работник вынужден добавить расчетный документ и гостиничный счет за весь срок проживания. В указанном документе должна быть отображена вся сумма, которую работник оплатил за проживание в отеле. Более того, нет никаких оснований считать оплату за проживание, невозвращенную гостиницей, излишне израсходованными средствами в понимании НКУ.
А вот для бухгалтера возникает дилемма: как же показать оплаченные дни, когда командированный там не проживал?
Формально п. 140.1.7 НКУ позволяет относить расходы к налоговым при наличии подтверждающих документов. Кстати, касательно этого вопроса есть разъяснение Миндоходов в письме от 14.05.2013 г. № 2502/6/99-99-17-03-03-15. Специалисты уважаемого ведомства отмечают, что:
- командированный должен предоставить авансовый отчет на основании подтверждающих документов о понесенных расходах;
- любые расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь данной командировки с деятельностью такого налогоплательщика.
Но расходы в командировке обязательно должны быть связаны с хоздеятельностью (абз. 14 пп. 140.1.7 НКУ).
Поэтому, поскольку командировка закончилась раньше, нежели указано в документе об оплате, безопаснее отобразить в составе налоговых расходы на проживание пропорционально количеству дней фактического проживания в командировке.
Сергей ГЛИНЯНЫЙ,
консультант
газеты «Интерактивная бухгалтерия»