Працівник підприємства втратив трудову книжку: як оформити дублікат
Під час прийняття на роботу особа повідомила, що її трудова книжка втрачена на попередньому місці роботі. Те підприємство ліквідоване. Як бути? Чи можна відновити трудову книжку працівника?
ВІДПОВІДЬ: В описаному випадку нинішній роботодавець має оформити працівнику дублікат трудової книжки за правилами, установленими р. 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі —Інструкція № 58).
Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58, особа, яка згубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику чи вповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки, власник або вповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.
Як оформлюється дублікат трудової книжки?
Дублікат трудової книжки чи вкладиш до неї заповнюється згідно із загальними правилами. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення»при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження та заохоченняза місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
У разі якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування на це підприємство, який підтверджується документами (п.п. 5.2–5.3 Інструкції № 58).
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (див. рис.).
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 пишеться найменування підприємства, де трудився працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
- у графі 4 прописуються найменування, дата й номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.
Важливо!
Власник або вповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував працевлаштуванню на це підприємство. Коли документи повністю не містять зазначених вище даних про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.
(п. 5.3 Інструкції № 58)
На підставі яких документів нинішній роботодавець вправі зробити запис у дублікаті трудової книжки?
Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому доведеться звернутися до своїх попередніх роботодавців для отримання документів, які підтвердять такий стаж. До останніх належить: витяги з наказів, копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток тощо. Такі документи повинні бути підписані посадовими особами підприємств, на яких трудився власник втраченої трудової книжки, та засвідчені печаткою (за наявності).
Як бути, якщо підприємство — попереднє місце роботи — ліквідоване та більше не функціонує?
Оскільки в описаному випадку підприємство — попереднє місце роботи працівника — більше не функціонує, за відповідною довідкою потрібно звертатися до місцевої державної архівної установи. Керуючись п. 1 р. ІІІ Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 р. № 295/5, архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. Водночас зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.
Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази (за відсутності наказів з особового складу можуть бути використані накази з основної діяльності), особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відмітки про періоди роботи.
Наостанок наведемо фрагмент оформленого дубліката трудової книжки.
Рис. Фрагмент дубліката трудової книжки
Євген ПАНЧИШИН,
бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»