Переходящие отпускные. Отражаем переходные отпускные в форме 1дф

В заполнении отчета по форме 1ДФ есть много спорных и, на первый взгляд, непонятных вопросов. Итак, продолжаем рассматривать особенности заполнения этого отчета в отдельных ситуациях. Напоминаю, что каждый может задать вопрос в комментариях. Попробуем на них ответить.

Отражение в отчете 1дф выплат переходящих отпускных

Согласно части 4 статьи 115 Кодекса Законов о Труде и статью 21 Закона “О отпуска” от 15.11. 1996 № 504/96-ВР “Заработная плата работникам за время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до его начала”. Ежегодный отпуск работника может продолжаться двадцать четыре календарных дня, а может и дольше. О том, как рассчитываются отпускные, можно почитать в статье о порядке расчета сумм отпускных. Получается, что заработная плата работника, который идет в отпуск, выплачивается ему заранее.

Например, если отпуск работника начинается 27 марта и продолжается 35 календарных дней, то за три рабочих дня до его начала работник получает заработную плату за часть марта, за весь апрель и за часть мая. Эта заработная плата, которую работник получил до ухода в отпуск начисляется и выплачивается ему в марте, то есть в первом квартале. Однако начисление и выплата производится ему за апрель и часть мая, которые входят во второй квартал. Как в таком случае отразить эти начисления в отчете по форме 1дф?

Как это ни странно, проанализировав соответствующие темы на бухгалтерских форумах, я не нашел однозначного ответа на этот вопрос. Некоторые утверждают, что отражать начисления переходящих отпускных надо в соответствующих периодах, за которые они начисляются. Некоторые говорят что надо отражать начисления отпускных в периоде в котором они начисляются. Официального разъяснения ГНА по этому поводу нет. Однако можно ориентироваться на информацию, которая изложена в базе налоговых знаний на официальном сайте ГНА. Вот только информация эта не совсем однозначна.

В Единой базе налоговых знаний я нашел два противоположных ответы на вопрос, как отразить в форме 1дф переходные отпускные. Рассмотрим их отдельно. Забегая вперед, сразу скажу, что, все же, большинство бухгалтеров выбирают первый вариант.

Отражение в отчете 1дф переходных отпускных в соответствующих периодах, за которые производятся начисления

Для начала читаем первый ответ на вопрос.

2755 Каким образом отражать в налоговом расчете по форме № 1ДФ суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные, начисленные и выплаченные в одном отчетном периоде (квартале) за прошлые или последующие отчетные периоды?
Короткий ответ: В случаях, когда проводятся доначисления и выплаты сумм за предыдущие налоговые периоды (месяцы), в частности, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) или начисления отпускных за будущие периоды, то такие суммы доначислений (начислений) следует относить к соответствующим налоговым периодам, за которые производятся начисления.
Полный ответ: Согласно пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 раздела IV Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-IV с изменениями и дополнениями (далее – НКУ), доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (контракта) включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика и являются базой обложения налогом на доходы физических лиц. Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 НКУ заработная плата – основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с трудовыми отношениями. Нормами Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 №5 (далее – Инструкция) предусмотрено, что суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные для целей налогообложения в качестве заработной платы плательщика налога. В соответствии с пп. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее хранения в соответствии с законодательством, в том числе за время отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то в целях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Согласно Справочнику признаков доходов, перечисленных в приложении к Порядку заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом ГНА Украины от 24.12.10 № 1020, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные отражаются в налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода “101″. При этом, согласно пп. 1.6.2 п. 1.6 раздела 1 Инструкции если начисление фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. Учитывая вышеизложенное, в случаях, когда проводятся доначисления и выплаты сумм за предыдущие налоговые периоды (месяцы), в частности, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные), или начисления отпускных за будущие периоды, то такие суммы доначислений (начислений) следует относить к соответствующим налоговым периодам, за которые производятся начисления.

Обратимся к нашему примеру, когда работник за три дня до начала отпуска получил заработную плату за март и отпускные за часть марта, за апрель и часть мая. Допустим, заработная плата за март составляет 2000,00 грн. Отпускные за март – 200,00 грн. Отпускные за апрель – 2100,00 грн. Отпускные за май – 200,00 грн. Зарплата за май 2000,00 грн. Для того, чтобы наш пример был более понятен, предположим что в первом и втором квартале это были единственные выплаты и начисления нашему работнику, то есть заработную плату за январь, февраль и июнь он не получал.

Итак, нашему работнику за три дня до начала отпуска было начислено 2000,00 + 200,00 + 2100,00 + 200,00 = 4500,00 грн.

Рассчитаем заработную плату на руки. Налоговую социальную льготу не применяем. 4500,00 – 3,6% = 4338,00 грн. 4338,00 – 15% = 3687,3 грн. НДФЛ составляет 650,70 грн.

В целях заполнения отчета по форме 1ДФ, рассчитаем НДФЛ из заработной платы и отпускных за март. 2200,00 – 3,6% = 2120,80 грн. НДФЛ 2120,80 * 15% = 318,12 грн.

В налоговом расчете по форме 1ДФ за первый квартал это отразится следующим образом.