Переходящие отпускные. Отражаем переходные отпускные в форме 1дф
В заполнении отчета по форме 1ДФ есть много спорных и, на первый взгляд, непонятных вопросов. Итак, продолжаем рассматривать особенности заполнения этого отчета в отдельных ситуациях. Напоминаю, что каждый может задать вопрос в комментариях. Попробуем на них ответить.
Отражение в отчете 1дф выплат переходящих отпускных
Согласно части 4 статьи 115 Кодекса Законов о Труде и статью 21 Закона “О отпуска” от 15.11. 1996 № 504/96-ВР “Заработная плата работникам за время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до его начала”. Ежегодный отпуск работника может продолжаться двадцать четыре календарных дня, а может и дольше. О том, как рассчитываются отпускные, можно почитать в статье о порядке расчета сумм отпускных. Получается, что заработная плата работника, который идет в отпуск, выплачивается ему заранее.
Например, если отпуск работника начинается 27 марта и продолжается 35 календарных дней, то за три рабочих дня до его начала работник получает заработную плату за часть марта, за весь апрель и за часть мая. Эта заработная плата, которую работник получил до ухода в отпуск начисляется и выплачивается ему в марте, то есть в первом квартале. Однако начисление и выплата производится ему за апрель и часть мая, которые входят во второй квартал. Как в таком случае отразить эти начисления в отчете по форме 1дф?
Как это ни странно, проанализировав соответствующие темы на бухгалтерских форумах, я не нашел однозначного ответа на этот вопрос. Некоторые утверждают, что отражать начисления переходящих отпускных надо в соответствующих периодах, за которые они начисляются. Некоторые говорят что надо отражать начисления отпускных в периоде в котором они начисляются. Официального разъяснения ГНА по этому поводу нет. Однако можно ориентироваться на информацию, которая изложена в базе налоговых знаний на официальном сайте ГНА. Вот только информация эта не совсем однозначна.
В Единой базе налоговых знаний я нашел два противоположных ответы на вопрос, как отразить в форме 1дф переходные отпускные. Рассмотрим их отдельно. Забегая вперед, сразу скажу, что, все же, большинство бухгалтеров выбирают первый вариант.
Отражение в отчете 1дф переходных отпускных в соответствующих периодах, за которые производятся начисления
Для начала читаем первый ответ на вопрос.
2755 Каким образом отражать в налоговом расчете по форме № 1ДФ суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные, начисленные и выплаченные в одном отчетном периоде (квартале) за прошлые или последующие отчетные периоды?
Короткий ответ: В случаях, когда проводятся доначисления и выплаты сумм за предыдущие налоговые периоды (месяцы), в частности, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) или начисления отпускных за будущие периоды, то такие суммы доначислений (начислений) следует относить к соответствующим налоговым периодам, за которые производятся начисления.
Полный ответ: Согласно пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 раздела IV Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-IV с изменениями и дополнениями (далее – НКУ), доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (контракта) включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика и являются базой обложения налогом на доходы физических лиц. Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 НКУ заработная плата – основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с трудовыми отношениями. Нормами Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 №5 (далее – Инструкция) предусмотрено, что суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные для целей налогообложения в качестве заработной платы плательщика налога. В соответствии с пп. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее хранения в соответствии с законодательством, в том числе за время отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то в целях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Согласно Справочнику признаков доходов, перечисленных в приложении к Порядку заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом ГНА Украины от 24.12.10 № 1020, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные отражаются в налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода “101″. При этом, согласно пп. 1.6.2 п. 1.6 раздела 1 Инструкции если начисление фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. Учитывая вышеизложенное, в случаях, когда проводятся доначисления и выплаты сумм за предыдущие налоговые периоды (месяцы), в частности, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные), или начисления отпускных за будущие периоды, то такие суммы доначислений (начислений) следует относить к соответствующим налоговым периодам, за которые производятся начисления.
Обратимся к нашему примеру, когда работник за три дня до начала отпуска получил заработную плату за март и отпускные за часть марта, за апрель и часть мая. Допустим, заработная плата за март составляет 2000,00 грн. Отпускные за март – 200,00 грн. Отпускные за апрель – 2100,00 грн. Отпускные за май – 200,00 грн. Зарплата за май 2000,00 грн. Для того, чтобы наш пример был более понятен, предположим что в первом и втором квартале это были единственные выплаты и начисления нашему работнику, то есть заработную плату за январь, февраль и июнь он не получал.
Итак, нашему работнику за три дня до начала отпуска было начислено 2000,00 + 200,00 + 2100,00 + 200,00 = 4500,00 грн.
Рассчитаем заработную плату на руки. Налоговую социальную льготу не применяем. 4500,00 – 3,6% = 4338,00 грн. 4338,00 – 15% = 3687,3 грн. НДФЛ составляет 650,70 грн.
В целях заполнения отчета по форме 1ДФ, рассчитаем НДФЛ из заработной платы и отпускных за март. 2200,00 – 3,6% = 2120,80 грн. НДФЛ 2120,80 * 15% = 318,12 грн.
В налоговом расчете по форме 1ДФ за первый квартал это отразится следующим образом.
№ з/п |
Налоговый номер или серия и номер паспорта *
|
Сумма начисленного дохода (грн., коп.)
|
Сумма выплаченного дохода (грн., коп.)
|
Сумма удержанного налога (грн., коп.)
|
Признак дохода
|
Дата
|
Признак нало. соц. льготы
|
Признак (0, 1) |
||
начис- лено |
пере- числено |
приема на работу (дд / мм / гггг)
|
увольнения (дд / мм / гггг)
|
|||||||
1
|
2
|
3а
|
3
|
4а
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
1
|
1234567890
|
2200,00
|
4500,00
|
318,12
|
650,70
|
101
|
–
|
–
|
Следовательно, в графу 3а у нас попадает заработная плата и отпускные за март. В графу 3 – заработная плата и отпускные за март, отпускные за апрель и май. В графе 4а мы показываем налог на доходы физических лиц начисленный на заработную плату и отпускные марта. В графе 4а отображается НДФЛ из всей суммы, которую работник получил за три дня до начала отпуска.
Второй квартал. Кроме отпускных за апрель и часть мая у нас еще есть заработная плата за май. 2000,00 – 3,6% = 1928,00 грн. 1928,00 – 15% = 1638,80 – сумма, которую работник получит на руки. Налог на доходы физических лиц составляет 289,20 грн. Смотрим таблицу 1дф.
№ з / п |
Налоговый номер или серия и номер паспорта * |
Сумма начисленного дохода (грн., коп.)
|
Сумма выплаченного дохода (грн., коп.)
|
Сумма удержанного налога (грн., коп.)
|
Признак дохода
|
Дата
|
Признак нало. соц. льготы
|
Признак (0, 1) |
||
начис- лено |
пере- числено |
приема на работу (дд / мм / гггг)
|
увольнения (дд / мм / гггг)
|
|||||||
1
|
2
|
3а
|
3
|
4а
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
1
|
1234567890
|
4300,00
|
2000,00
|
621,78
|
289,20
|
101
|
–
|
–
|
В графе 3а отражаются отпускные за апрель и за май, а также заработная плата за май. Графа 3 – начислена заработная плата за май. Графа 4а – НДФЛ с суммы, указанной в графе 3а. Графа 4 – на доходы физических лиц по заработной плате за май.
Отражение в форме 1дф переходящих отпускных в периоде начисления и выплаты
Теперь читаем другой ответ на вопрос, размещенный в том же разделе на официальном сайте ГНА в Единой базе налоговых знаний. Этот ответ заставляет задуматься.
2755 Как отразить в налоговом расчете по ф1ДФ отпускные, которые выплачены в отчетном квартале за периоды начисления будущего отчетного налогового квартала?
Короткий ответ: В случаях когда производятся начисления за будущие периоды, то такие суммы начислений следует относить к соответствующим налоговым периодам, в которых были произведены начисления и выплаты .
Полный ответ: Согласно пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 раздела IV Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-IV с изменениями и дополнениями (далее – НКУ), доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (контракта), включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого налогоплательщика и является базой обложения налогом на доходы физических лиц. Согласно пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 НКУ заработная плата – основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с трудовыми отношениями. В соответствии с пп. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения в соответствии с законодательством, в том числе за время отпуска или пребывания налогоплательщика на больничном, то в целях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Согласно Справочнику признаков доходов, перечисленных в приложении к Порядку заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом ГНА Украины от 24.12.10 № 1020, сумма отпускных отражается в налоговом расчете по ф. № 1ДФ под признаком дохода “101″. А именно, в случае если начисление и выплата суммы отпускных была осуществлена в I квартале за период начислений II квартала, то сумму отпускных следует относить к налоговому периоду I квартала, то есть к периоду, в котором были произведены начисления и выплата: в графе 3а «Сумма начисленного дохода» отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к настоящему Порядку. В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет. в графе 3 “Сумма выплаченного дохода” отражается сумма фактически выплаченного дохода налогоплательщику налоговым агентом. Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. в графе 4а «Сумма начисленного налога» отражается сумма налога, начисленного и удержанного из дохода, начисленного налогоплательщику согласно законодательству. в графе 4 “Сумма перечисленного налога” отражается фактическая сумма перечисленного налога в бюджет.
То есть, здесь совершенно четко написано, что если работник идет в ежегодный отпуск в конце марта на 36 календарных дней, то начисление и выплата отпускных за часть марта, весь апрель и часть мая отразится в налоговом расчете по форме 1ДФ за первый квартал. Получается, что в апреле начисления и удержания налога на доходы физических лиц, для этого работника, не будет.
Посмотрим, как такой вариант будет выглядеть в налоговом расчете по форме 1ДФ за первый квартал.
№
з / п |
Налоговый номер или серия и номер паспорта *
|
Сумма начисленного дохода (грн., коп.)
|
Сумма выплаченного дохода (грн., коп.)
|
Сумма удержанного налога (грн., коп.)
|
Признак дохода
|
Дата
|
Признак нало. соц. льготы
|
Признак
(0, 1) |
||
начис-
лено |
пере-
числено |
приема на работу (дд / мм / гггг)
|
увольнения (дд / мм / гггг)
|
|||||||
1
|
2
|
3а
|
3
|
4а
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
1
|
1234567890
|
4500,00
|
4500,00
|
650,70
|
650,70
|
101
|
–
|
–
|
Как видим все очень просто. В отчете за второй квартал появится только заработная плата за май.
Какой вариант лучше?
Как я уже говорил выше, большинство бухгалтеров выбирают первый вариант, то есть отражают начисления переходных отпускных в соответствующих периодах, за которые они были начислены. Почему именно так, ведь первый вариант такой сложный по сравнению со вторым и его так трудно рассчитывать? В его поддержку можно привести несколько аргументов.
Для определения предельного размера дохода для применения налоговой социальной льготы, доходы, начисленные за несколько периодов, относятся к соответствующим периодам, за которые они были начислены.
В соответствии с пунктом 1.6.1 “Инструкции по статистике заработной платы” от 13.01.2004 № 5 “суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце “.
Со вступлением в силу Налогового кодекса мы получили прогрессивную ставку налогообложения налогом на доходы физических лиц. Так вот, для определения размера месячного налогооблагаемого дохода в целях применения соответствующей ставки налога, отпускные, начисленные за несколько периодов, следует относить к соответствующим периодам, за которые они были начислены.
А вы, какой вариант применяете при заполнении налогового расчета по форме 1ДФ?