Передача справ до архіву: процедура й оформлення

Лютий 26, 2017 5 By admin

На кожному підприємстві перебувають у роботі безліч документів, які далі сортуються, систематизуються, підшиваються… Протягом чітко встановленого законодавством строку документи мають зберігатися, зокрема і в архіві. Як правильно передати документи на зберігання до архіву? Де, хто і як має це робити?

Архів в структурі підприємства

Архів може бути самостійним структурним підрозділом підприємства (установи) або входити до складу служби діловодства (приміром, управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). Все залежить від структури підприємства та Положення про архів, затвердженого керівником підприємства (установи). Про необхідність затвердження такого положення йдеться в п. 2.2 Правил № 16.

Нагадаємо!

Правила № 16 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

У разі якщо в діяльності підприємства утворюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), власні Положення про архів потрібно погоджувати з відповідною експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) чи експертною комісією (далі — ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради, після чого положення затверджуються керівником підприємства (абз. 2 п. 2.2 Правил № 16).

Вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання НАФ, документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад, встановлені Правилами № 656.

Перед архівом стоять такі основні завдання (п. 2.4 Правил № 16):

  • приймати від структурних підрозділів та зберігати архівні документи;
  • контролювати разом зі службою діловодства стан зберігання та правильність оформлення документів у структурних підрозділах;
  • брати участь у складанні та погодженні зведеної Номенклатури справ;
  • перевіряти, аби формування документів у справи відповідало затвердженій Номенклатурі справ;
  • вести державний облік документів НАФ та подавати відомості про їх кількість відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради за формою додатку 17 до Правил № 16;
  • проводити попередню експертизу цінності документів, що перебувають на зберіганні;
  • складати та подавати на розгляд ЕК підприємства (установи) проекти описів документів, унесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників та актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до НАФ;
  • створювати та вдосконалювати довідковий апарат до архівних документів;
  • організувати порядок користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів із документів;
  • готувати та передавати документи НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

Як бачимо, зберігання документів — лише незначна частка з обсягу робіт, покладених на працівників архіву.

До того як документи потраплять у справи, вони мають зберігатися в підрозділах, у яких їх створено.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88). Зберігання, оформлення та передачу їх у архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера (п. 6.8 Положення № 88).

Які документи передають в архів

Тож, які документи мають потрапити в архів?

Список документів, які прямують в архів підприємства, зазначено в п. 2.7 Правил № 16.Ідеться про:

  • закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання зі структурних підрозділів;
  • особові архівні документи працівників;
  • документи з паперовою основою організацій-попередників, що були ліквідовані;
  • друковані видання, що доповнюють архівні документи та необхідні для науково-методичної й інформаційно-довідкової роботи архіву;
  • довідковий та обліковий апарат до архівних документів (описи, Номенклатури справ).

Порядок передання документів в архів: основні кроки

Документи передаються зі структурних підрозділів підприємства до архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві. Конкретний їх перелік, як ми вже казали, ви знайдете у власній зведеній Номенклатурі справ. Остання ж базується на нормах Порядку № 578. До того ж зорієнтуватися, які до­кументи зберігати, може допомогти більш лаконічний Перелік № 430. Тим більше що він призначений для використання всіма підприємствами, установами, організаціями, що не належать до джерел формування НАФ.

Після того як установлений строк зберігання сплине, документи НАФ передають до відповідного державного архіву. Документи, що не підлягають державному зберіганню, знищують. Звісно, про цю непросту процедуру ми розповімо в іншому розгорнутому матеріалі.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву підприємcтва для наступного зберігання та користування (п. 5 Правил № 16). Водночас справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за рішенням керівника.

Тож, перед тим як передати документи зі структурного підрозділу до архіву, потрібно:

  • сформувати документи в справи;
  • перевірити правильність оформлення документів кожної справи;
  • оформити справи, скласти внутрішній опис, зробити засвідчувальний напис та оправити їх.

І не забуваймо, що ці справи повинні відповідати Номенклатурі справ.

Формування справ, закінчених у діловодстві

Так, майже всі знають, що потрібно зберігати такі документи, як: накладні, картки, відомості, договори тощо. Проте Правила № 16 розглядають зберігання (а перед тим формування, перевірку, передання чи знищення) справ із цими документами. Справи складаються з документів, закінчених у діловодстві, що згруповані відповідно до Номенклатури справ. У них знаходяться документи з одного чи групи споріднених питань. У справи вміщують лише оригінали або, у разі їх відсутності, засвідчені копії документів (пп. 3.2.2 Правил № 16). Не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, який належить органу вищого рівня).

Справа містить підбірку таких документів за рік. Виняток — для документів, судових, особових та перехідних справ, що пояснюється терміном їх зберігання.

Загальні вимоги до оформлення справ

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Фотографії, креслення, діаграми й інші ілюстративні документи, які є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються так: спочатку нумерується конверт, а потім — кожне вкладення в конверті.

Забороняється застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців для нумерації (пп. 5.1.2 Правил № 16).

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою та поряд ставиться новий номер аркуша. Хоча, якщо таких помилок небагато, у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Аркуш формату більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А-4. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (переклади, вирізки, вставки до тексту, тощо), кожен документ нумерується окремо.

Обсяг готової до передання в архів сформованої справи не повинен перевищувати 250 аркушів або 30–40 мм завтовшки (пп. 3.2.5 Правил № 16).

1. Внутрішній опис

У разі якщо це передбачено інструкцією з діловодства, то складається внутрішній опис документів справи (додаток 8 Правил № 16). Це своєрідний зміст справи на окремому листі, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ, та їх рух (доповнення/вилучення/заміни копіями). Його складають обов’язково лише для деяких категорій справ (що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо), якщо інше не передбачено інструкцією з діловодства.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому цифрами та літерами вказують кількість документів, що включені в опис, та кількість аркушів внутрішнього опису. Його підписує укладач.

Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на документи, що пояснюють зміни (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

2. Засвідчувальний напис

Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації роблять засвідчувальний напис справи (додаток 9 до Правил № 16). Підписує його особа, яка його склала. Решта змін у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний підтвердний документ (наказ, акт).

3. Оправлення

Перед переданням до архіву справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу потрібно оправити в тверду обкладинку. Справи тимчасового зберігання, з первинною бухгалтерською документацією — повинні бути прошиті спеціальними суровими нитками або дратвою на чотири проколи. При цьому металеві скріпки, булавки потрібно з документів вилучити. Звісно, зараз є багато різновидів папок-реєстраторів, які можна застосувати для того, щоб вони слугувати тимчасовим умістилищем документів справи (до їх оправлення).

4. Обкладинка

Обкладинки до справ оформлюють за формою додатка 10 до Правил № 16. Написи на ній роблять чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

Перед передаванням справ до архіву підприємства в текст на обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ змісту підшитих документів. У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням із архівом установи, номер опису та номер архівного фонду (якщо в архіві зберігається два й більше фондів).

Якщо впродовж періоду, що охоплює документи справи, змінюється назва підприємства (структурного підрозділу), на обкладинці справи зазначається нове найменування (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Так само потрібно чинити, коли справи переходять до іншого підприємства (структурного підрозділу) у випадку правонаступництва ліквідованої організації.

Описи справ, які передають до архіву

Справи до архіву супроводжує ще один документ — опис справ (додаток 1 до Правил № 16). Його складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі при методичній допомозі архіву. Один опис справ уміщує декілька років. Усі справи вносяться в нього за єдиною нумерацією — на кожен рік формують річний розділ.

Назвемо правила його складання (пп. 5.2.2 Правил № 16):

  • номер опису повинен складатися із цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із доданням початкової літери назви категорії документів (П-постійного, Т-тимчасового, ОС-особові), що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені справи (скажімо, 05-П- 2010);
  • опис заповнюють відповідно до відомостей вказаних на обкладинках справ. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;
  • графа «Примітка» використовується для позначок про особливості їх фізичного стану про передання справ іншим відділам або підприємствам, про наявність копій підшитих документів;
  • кожна справа вноситься під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожен том (частина) вноситься до опису під окремим номером (графа 1);
  • коли є декілька справ поспіль із однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначаються словами «те саме». При цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
  • справи з особового складу вносять до опису за абеткою, тематикою, хронологією.

Зрештою, у кінці опису складають підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ, що прописані за описом, першого й останнього номерів справ за описом, а також особливості нумерації справ в описі.

У річний розділ опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці розділів опису кожного наступного року ставлять відмітку «Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____», а графи 4, 5 опису не заповнюються.

Отже, укладач складає опис у двох примірниках, підписує із зазначенням своєї посади, погоджує з керівником служби діловодства, а далі затверджує у керівника структурного підрозділу (пп. 5.2.6 Правил № 16). Перший екземпляр опису зі справами відправляють в архів, другий — залишається у структурному підрозділі як контрольний примірник.

Проілюструємо це на зразку.

Передача в архів

Після роботи з документами залишився останній крок — передати їх з підрозділу в архів. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та літерами ставляться позначки про фактичну кількість справ, що передані в архів підприємства, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи (пп. 5.3.4 Правил № 16). Дані про кількість заведених справ (переданих в архів, зокрема таких, що переходять) потім фіксують у підсумковому записі зведеної Номенклатури справ.

Сергій ГЛИНЯНИЙ,

консультант

Список використаних нормативно-правових актів:

Закон про Нацархів — Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814-XII.

Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Правила № 16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархівів України від 16.03.2001 р. № 16.

Перелік 430 — Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту України від 14.03.2013 р. № 430/5;

Правила № 656 — Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін’юсту України від 08.04.2013 р. № 656/5;

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.