Оплатили корпоратив банківською карткою: оформлення та облік
Новорічний корпоратив оплатили корпоративною платіжною карткою. Як оформити таку операцію та відобразити її в обліку підприємства?
ВІДПОВІДЬ: Усі витрати підприємства повинні бути підтверджені документально. У тому числі слід скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт). Вартість корпоративу в бухобліку слід віднести на адміністративні витрати або витрати на збут. У податковому обліку витрати визнають лише в тому випадку, коли корпоратив має рекламний або представницький характер. Пояснімо докладніше.
Документальне оформлення. У разі якщо організація корпоративних заходів не входить до прямих трудових обов’язків працівника (а найчастіше так і є), дії працівника з оплати святкового заходу корпоративною карткою треба розглядати в контексті договору доручення (ст. 1000Цивільного кодексу України).
Безумовно, подібні доручення рекомендується оформлювати наказом. В останньому слід чітко зазначити, що й коли вповноважений працівник повинен оплатити (придбати).
Про всі витрати працівник має відзвітувати, склавши авансовий звіт і додавши до нього документи, які підтверджують оплату (пп. 170.9.3 ПКУ, п. 2 Порядку складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276). Як ми зрозуміли із запитання, працівник готівку з корпоративної картки не знімав. Тому за таких умов підтверджуючими документами буде сліп або квитанція платіжного термінала і касовий чек (розрахункова квитанція, квитанція прибуткового касового ордера, товарний чек).
Авансовий звіт потрібно скласти у строк, що не перевищує 10 банківських днів із дня оплати корпоративу. За наявності поважних причин цей строк може бути за рішенням керівника подовжено до 20 днів.
Бухгалтерський облік. Витрати на корпоратив зазвичай потрапляють до складу адміністративних витрат і відображаються на однойменному рахунку 92. І тільки якщо підприємство шляхом організації свята намагається збільшити продажі й залучити нових клієнтів, матимемо справу з рахунком 93 «Витрати на збут». Далі — у таблиці — наведемо кореспонденцію рахунків.
Таблиця
№
з/п |
Зміст операції
|
Дебет
|
Кредит
|
1
|
Перераховано кошти на картрахунок у нацвалюті |
313
|
311
|
2
|
Працівник
скористався карткою для оплати новорічного корпоративу |
372
|
313
|
3
|
На підставі
авансового звіту та підтверджуючих документів закрито заборгованість перед контрагентом |
631
|
372
|
4
|
Визнано витрати на
проведення корпоративу |
92 (93)
|
631
|
Податковий облік. Підприємство за наявності авансового звіту працівника та підтверджуючих документів зможе відобразити витрати лише тоді, коли проведення корпоративу буде пов’язано з госпдіяльністю (пп. 14.1.27 ПКУ), у т.ч. якщо він нестиме рекламний або представницький характер. Наприклад, корпоративний захід може включати презентацію продукції для потенційних покупців і фуршет. У загальному ж випадку ПКУ забороняє включати до складу податкових витрати на проведення свят (пп. 139.1.1 ПКУ) . Та ж залежність стосується й права на податковий кредит із ПДВ.
Якщо в підприємства все ж будуть підстави для відображення податкових витрат, їх визнають у тому звітному періоді, у якому вони були понесені, згідно з правилами ведення бухобліку тобто на дату виникнення таких витрат (п. 138.5 ПКУ).
Якщо працівник не відзвітує та/або не надасть підтверджуючих документів, то:
- по-перше, неможливо буде визнати витрати в податковому обліку, оскільки для цього повинні бути оригінали підтверджуючих документів (п. 138.2 ПКУ);
- по-друге, відсутність документів напевно буде розцінено контролерами як витрачання коштів підприємства на особисті потреби. Зрозуміло, у такому разі не уникнути сплати ПДФО.
Вероніка ОРЛОВА,
юрист
газети «Інтерактивна бухгалтерія»