Операции с документами Национального архивного фонда: когда нужно сообщать госархив
Любое физ-или юрлицо – владелец документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) обязано сообщать государственные архивные учреждения (п.п. 2.1,2.3 Порядка № 1617) в двух случаях. Первый – отчуждение документов НАФ (их продажа, дарение, мена). Второй – приобретение права собственности на документы НАФ (покупка, обмен, получение в качестве подарка или по завещанию). Рассмотрим эти случаи.
Отчуждение документов НАФ. Владелец, который намерен осуществить отчуждение права собственности на упомянутые документы, должен подать в государственный архив уведомление о на мере отчуждения документов НАФ по форме, указанной в приложении 1 к Порядку № 1617, не позднее чем за два месяца до такого события. Сообщение подают в госархив по местонахождению (т.е. по месту госрегистрации) юрлица-владельца или по месту регистрации проживания физлица-владельца.
Кроме того, предварительно владелец обязан провести денежную оценку документов НАФ. Без нее отчуждения запрещается. Копию акта оценки добавляют к сообщению. Оценивать на основании Порядка № 1649.
В течение месяца со дня получения уведомления об отчуждении документов НАФ, находящихся в частной собственности, дефжархивна учреждение может обратиться к владельцу с предложением купить документы НАФ по цене, установленною для продажи третьим лицам. В таком случае госархив имеет приоритетное право на покупку документов НАФ: их владелец обязан продать эти бумаги именно госархиву. Продать их третьим лицам можно, если госархив отказался от их покупки или не осуществил ее в течение месяца со дня получения названного сообщения.
А если по каким-либо причинам операция по отчуждению документов НАФ не состоялась, то владелец документов НАФ также обязан уведомить об этом соответствующий архив.
Приобретение документов НАФ. Новый владелец документов обязан подать в госархив, в котором документы НАФ было взято на учет, уведомление о получении права собственности на них (по форме, изложенной в приложении 2 к Порядку № 1617). Оно подается не позднее чем в течение месяца с момента приобретения права собственности.
Сообщение об операциях с документами в обеих ситуациях может подать не только владелец таких документов, но и его представитель, чьи полномочия должны быть подтверждены доверенностью.
В течение пяти дней, следующих за днем получения уведомления, госархив обязан направить владельцу документов НАФ письмо-подтверждение о получении сообщения (где отмечают дату и входящий номер последнего).
Нарушение требований об уведомлении госархиву по отчуждению или приобретению документов НАФ влечет за собой ответственность согласно ст. Девяносто второй КоАП. Для физлиц это обойдется предупреждением или штрафом в размере от 51 до 119 грн, для должностных лиц юрлиц – предупреждением или штрафом от 85 до 170 грн.
Роман Швец
юрист, г. Львов