Нова форма податкової накладної: коли застосовувати і як заповнювати

Березень 28, 2016 0 By admin

Із 1 квітня 2016 року набирають чинності нові форма й порядок заповнення податкової накладної, затверджені наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307 (далі — Наказ № 1307). Наразі ж ми пропонуємо розглянути перехідне правило застосування нової форми податкової накладної та загальні правила заповнення її обов’язкових реквізитів

Застосування нової форми

Отже, із 01.04.2016 р. податкові накладні оформлюють за формою, затвердженою Наказом № 1307. Здавалося б, усе просто: до цієї дати користуємося старою формою податкової накладної, а починаючи із цієї дати ― новою. Однак п. 3 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307 (далі ― Порядок № 1307),наполягає, що всі податкові накладні підлягають реєстрації в ЄРПН у порядку, установленому КМУ, та за формою, чинною на день такої реєстрації. А це означає, що з 01.04.2016 р. для того, аби зареєструвати в ЄРПН податкові накладні, складені до цієї дати (за старою формою), необхідно переоформити їх за новою формою. Причому не матиме жодного значення, чи це податкові накладні, 15-денний строк реєстрації яких ще не сплив, чи це більш давні податкові накладні, котрі реєструватимуть у ЄРПН із порушенням строку такої реєстрації. До того ж це стосуватиметься й розрахунків коригування до податкових накладних.

Із п. 3 Порядку № 1307 випливає, що з 01.04.2016 р. ЄРПН не прийматиме податкових накладних (розрахунків коригування до них), складених за старою формою. Акцентують увагу на цьому й податківці у власних роз’ясненнях щодо застосування з 1 квітня 2016 року нової форми декларації. Так, наприклад, у повідомленні на офіційному веб-порталі від 24.03.2016 р. податківці зазначили:

«Із 01.04.2016 р. податкові накладні та/або розрахунки коригування підлягають реєстрації в ЄРПН за новою формою (затвердженою наказом № 1307) незалежно від дати їх складання: до 01.04.2016 р. чи після 01.04.2016 р. (за умови дотримання інших вимог щодо реєстрації в ЄРПН)».

Отже, аби уникнути у квітні відмов у реєстрації березневих податкових накладних, складених за старою формою, та необхідності їх переоформлення на нових бланках, платникам ПДВ потрібно встигнути їх зареєструвати в ЄРПН до початку квітня. Звісно, якщо є така можливість. Якщо ж ви плануєте реєструвати березневі податкові накладні після 01.04.2016 р., то краще їх складати вже за новою формою, незважаючи на те що на дату складання податкової накладної вона ще не чинна.

Загальні правила заповнення

Електронна форма

Податкова накладна та додатки до неї складаються винятково в електронній формі. Водночас необхідно дотримуватись умови щодо реєстрації в порядку, визначеному законодавством, електронного підпису вповноваженої платником особи (п. 2 Порядку № 1307).

Мова заповнення

Податкову накладну заповнюють державною мовою (п. 4 Порядку № 1307). Водночас податківці зазначають: у разі неможливого перекладу з іноземної мови торгової марки чи найменування товару на державну мову та з метою збереження ідентифікації такого товару в податковій накладній в графі 3 «Номенклатура товарів/послуг продавця»  допускається зазначати назву торгової марки та у вигляді абревіатури номенклатуру товару без перекладу його на державну мову (див. відповідь у підкатегорії 101.17 системи «ЗІР», відповідь на запитання 8 Узагальнюючої податкової консультації з окремих питань відображення в податковому обліку з податку на додану вартість звітного періоду податкових накладних, виписаних у попередніх періодах, та формування на їх підставі податкового кредиту, затвердженої наказом ДПСУ від 16.02.2012 р. № 127).

Поля для відміток

Відповідні відмітки ставлять у разі складання:

  • зведеної податкової накладної на ритмічні (безперервні) постачання чи для нарахування технічних податкових зобов’язань згідно з п.п. 198.5 та 199.1 ПКУ;
  • податкової накладної на звільнені від ПДВ операції. У такій податковій накладній у відповідному полі для відміток зазначають «Без ПДВ» (п. 17 Порядку № 1307);
  • податкової накладної, котра не підлягає наданню покупцю. У цій накладній ставлять відмітку «Х» та вказують відповідний тип причини з п. 8 Порядку № 1307.

Дата складання

Зазвичай відповідає даті виникнення податкових зобов’язань постачальника (продавця), окрім винятків, передбачених ПКУ та Порядком № 1307. Таким винятком буде зведена податкова накладна, котру складають не пізніше останнього дня звітного періоду. Дата складання податкової накладної заповнюється цифрами в такій послідовності: день місяця (дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри). При цьому крапки, коми й інші розділові знаки в даті складання податкової накладної не проставляють.

Наприклад

У податковій накладній, оформленій 01.04.2016 р., дата складання матиме такий вигляд: «01042016».

Номер податкової накладної

Складається із 2-х частин:

  • у першій (до знака дробу) проставляють порядковий номер. У п. 6 Порядку № 1307 прописано 2 правила заповнення цього реквізиту.

1) Облік (нумерація) складених податкових накладних ведеться платником ПДВ у довільних формі й порядку. Однак не можна скласти на одну дату податкові накладні з однаковим порядковим номером. А ось дві податкові накладні з однаковими номерами на різні дати ― не є порушенням. Зауважують на цьому й податківці в листі ДФСУ від 11.01.2016 р.№ 130/Б/99-99-19-03-02-14.

2) Порядковий номер податкової накладної не може починатися з «0».

  • у другій (після знака дробу) код виду діяльності, що передбачає спецрежим оподаткування. Тут указують:

код 2 — сільгосппідприємства-спецрежимники, складаючи податкову накладну на спецрежимні операції;

код 3 — сільгосппідприємства, що відповідають критеріям зі ст. 209 ПКУ, але не обрали спецрежиму, у разі оформлення податкової накладної на постачання ними молока, худоби, птиці, вовни власного виробництва, а також молочних продуктів, молочної сировини та м’ясопродуктів, вироблених у власних переробних цехах;

код 5 — оператор під час складання податкової накладної для інвестора за багатосторонньою угодою про розподіл продукції.

У клітинках порядкового номера податкової накладної, що не заповнюються, нулі, прочерки й інші знаки чи символи не проставляють.

Найменування постачальника (продавця) й отримувача (покупця)

У загальному випадку в цих реквізитах податкової накладної за приписами ПКУ слід зазначати повну або скорочену назву, указану в статутних документах юрособи, або прізвище, ім’я та по батькові фізособи.

Нещодавно в листі ДФСУ від 02.03.2016 р. № 4701/6/99-99-19-03-02-15 податківці прописали:

«Якщо обов’язкові реквізити податкової накладної, які стосуються повної чи скороченої назви продавця й покупця, відповідають назві, зазначеній у статутних документах таких осіб, але розмір літер (великі/малі) назви не збігається, податкова накладна визнається дійсною».

Аналогічні роз’яснення містяться в підкатегорії 101.17 системи «ЗІР».

А ось особливі випадки заповнення полів для найменування продавця та покупця ми розглянемо на зразках у наступному номері нашого видання.

Індивідуальний податковий номер продавця та покупця

Із цими реквізитами зазвичай жодних проблем не виникає. У загальному випадку тут зазначають ІПН платників ПДВ продавця та покупця. Але із цього правила є низка винятків. Ідеться про використання умовних ІПН для окремих операцій. Зауважимо: такі ІПН указують у податкових накладних із відповідним типом причини. У матеріалі «Податкова накладна – 2016: перше ознайомлення з новою формою та порядком її заповнення» у таблиці 2 ми показали, для яких операцій який умовний ІПН слід зазначати в податкових накладних.

Номер філії

Це «наймолодший» з обов’язкових реквізитів податкової накладної (пп. «г» п. 201.1 ПКУ). Для нього в новій формі податкової накладної відвели окремі поля із чотирьох комірок біля індивідуального податкового номера продавця та покупця. Тут фіксують числовий номер філії (структурного підрозділу), якій платник ПДВ — головне підприємство делегувало право складання податкових накладних. Цей реквізит заповнюють у разі:

  • складання податкової накладної філією (структурним підрозділом), яка фактично від імені головного підприємства — платника ПДВ є стороною договору. У такій податковій накладній числовий номер філії (структурного підрозділу) указують у полі для номера філії постачальника (продавця);
  • постачання товарів/послуг для філії (структурного підрозділу), яка фактично є від імені головного підприємства (покупця) стороною договору. Платник ПДВ — постачальник під час оформлення податкової накладної для філії (структурного підрозділу) у полі для даних отримувача (покупця) у спеціальних комірках зазначає числовий номер такої філії.

У разі коли податкова накладна заповнена самим платником податку, номер філії чи структурного підрозділу не заповнюють. Водночас нулі, прочерки й інші знаки чи символи не проставляють.

Вартісні показники

Усі вартісні показники містить таблична частина податкової накладної. Наразі вона має 2 розділи:

  • Розділ Аузагальнюючі дані за операціями, на які складено податкову накладну. Він складається з 10-ти підсумкових рядків, у яких визначають: загальну суму коштів, що підлягають сплаті з урахуванням ПДВ, загальні суми ПДВ й обсягів постачання в розрізі ставок податку й типів операцій, а також дані щодо зворотної (заставної) тари;
  • Розділ Бдані в розрізі номенклатури постачання товарів/послуг.

Усі графи податкової накладної, що мають вартісні показники, заповнюються в гривнях із копійками (п. 4 Порядку № 1307).

Номенклатура товарів/послуг

Це обов’язковий реквізит податкової накладної (пп. «е» п. 201.1 ПКУ). Для номенклатури відведено графу 2 розділу Б податкової накладної. Тут, як і раніше, слід прописувати всю номенклатуру відвантажених чи оплачених товарів/послуг. Хоча в окремих випадках податкові накладні оформлюють і без номенклатури товарів/послуг.

Наприклад

У податкових накладних, складених за щоденним підсумком операцій, контролери дозволяють не прописувати номенклатуру. Щоправда, це не стосується імпортних і підакцизних товарів, номенклатуру яких контролери пропонують зазначати в таких накладних у розрізі кодів УКТ ЗЕД. Також у зведених податкових накладних, складених на технічні податкові зобов’язання за п.п. 198.5 та 199.1 ПКУ, замість номенклатури товарів/послуг у графі 2 вказують дати складання й порядкові номери податкових накладних, у яких фігурують придбані товари/послуги й необоротні активи, за якими платник нараховує такі технічні податкові зобов’язання (пп. 1 п. 16 Порядку № 1307).

Як ми вже зазначали вище, під час заповнення цього реквізиту податківці дозволяють платникам ПДВ відступити від одного із загальних правил заповнення податкової накладної та вказувати назви торгових марок й у вигляді абревіатури — номенклатуру товару — без перекладу його на державну мову.

Кількість найменувань поставлених товарів/послуг в одній податковій накладній не може перевищувати 9999 позицій.

Код товару згідно з УКТ ЗЕД

Цей реквізит також із числа обов’язкових (пп. «і» п. 201.1 ПКУ). Його заповнюють у разі постачання підакцизних товарів й імпортних товарів на всіх етапах постачання таких товарів. Тобто навіть ті платники ПДВ, які не є безпосередніми імпортерами чи виробниками таких товарів.

У новій формі коди УКТ ЗЕД товарів фіксують у графі 3.

Код товару згідно з УКТ ЗЕД зазначають суцільним порядком без будь-яких розділових знаків (пробілів, крапок тощо). Водночас у підкатегорії 101.17 системи «ЗІР» податківці уточнюють, що тут зазначають 10-значний код товару. А якщо в митній декларації вказано іншу кількість знаків коду УКТ ЗЕД, до податкової накладної переносять аналогічний код без дописування нулів або інших знаків із вирівнюванням по правому краю поля.

Одиниця виміру товару/послуги

Для цього реквізиту відведено дві графи — 4 та 5. У графі 4 указують умовне позначення (українське) одиниці вимірювання/обліку за Класифікатором системи позначень одиниць вимірювання та обліку (КСПОВО), а в графі 5 ― код відповідної одиниці вимірювання/обліку, зазначений у КСПОВО.

У Порядку № 1307 додатково прописали правило для заповнення цих граф, у разі якщо товар/послуга, що постачається, має одиницю обліку, котра відсутня в КСПОВО. У такому разі:

  • у графі 4 платник указує умовне позначення одиниці вимірювання такого товару/послуги, яке використовується для обліку й відображається в первинних документах;
  • графу 5 не заповнюють (пп. 3 п. 16 Порядку № 1307).

Кількість (об’єм, обсяг)

Цей реквізит фіксують у графі 6 розділу Б податкової накладної. Найчастіше під час його заповнення виникає єдине запитання: скільки знаків після коми він може містити? Нещодавно податківці оприлюднили лист від 12.01.2016 р. № 358/6/99-99-19-03-02-15 щодо округлення вартісних і кількісних показників податкової накладної. Там вони зазначили: оскільки порядок заповнення податкової накладної не встановлює обмежень щодо кількості знаків після коми в кількісних показниках (графа 6 податкової накладної), то можна проставляти таку кількість знаків, якої буде достатньо для правильного розрахунку вартісного показника податкової накладної. І хоча ці роз’яснення стосуються старої форми податкової накладної, ми вважаємо, ними можна керуватися під час заповнення й нової.

Код ставки

У новій формі податкової накладної відведено графу 8 для вписування коду ставки ПДВ, за якою оподатковують постачання товарів/послуг. Як і раніше, товари/послуги, що обкладаються за різними ставками ПДВ (20%, 0% та/або 7%), можуть відображатися в одній податковій накладній (п. 17 Порядку № 1307). Такі операції фіксуються в окремих рядках розділу Б податкової накладної із зазначенням відповідних кодів ставок.

Таблиця 1

Коди ставок ПДВ для заповнення графи 8 податкової накладної

Код ставки
Застосовують у разі здійснення операцій із:
20
постачання товарів/послуг, що підлягають оподаткуванню за ставкою 20%
7
постачання товарів/послуг, що підлягають оподаткуванню за ставкою 7%
901
вивезення товарів за межі митної території України, що підлягають оподаткуванню за нульовою ставкою
902
постачання на митній території України товарів/послуг, що підлягають оподаткуванню за нульовою ставкою
903
постачання товарів/послуг, які звільнені від оподаткування

Код пільги

Його зазначають у графі 9  під час здійснення операцій із постачання товарів/послуг, звільнених від ПДВ. Тут указують код відповідної пільги з ПДВ за Довідниками податкових пільг, які затверджені ДФС станом на дату складання податкової накладної. Ідеться про Довідник податкових пільг, що є втратами доходів бюджету, і Довідник інших податкових пільг.

У разі здійснення пільгових операцій, які не внесені до вказаних Довідників (у зв’язку із запровадженням нової пільги) станом на дату складання податкової накладної, у графі 9 проставляють умовний код «99999999», а у відведеному полі (виноска 3) зазначають відповідні пункти (підпункти), статті, підрозділи, розділи ПКУ та/або міжнародного договору (угоди), якими передбачено звільнення від ПДВ.

Порожні поля та клітинки

У клітинках податкової накладної, котрі не підлягають заповненню, нулі, прочерки й інші знаки чи символи не проставляють (пп. 8 п. 16 Порядку № 1307).

Ольга КЛЕБАН