Неналежно складений первинний документ — що робити бухгалтеру

ВІДПОВІДЬ: У таких випадках бухгалтер повинен пам’ятати три правила, які прописані в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88).

По-перше, відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (п. 2.14 Положення № 88).

По-друге, первинні документи підлягають обов’язковій перевірці щодо форми та змісту працівниками, які ведуть бухгалтерський облік (п. 2.15 Положення № 88)

По-третє, у разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства. На цьому функція бухгалтерської служби завершується. Бухгалтер не повинен приймати до виконання такі документи, а мусить чекати на окреме письмове рішення керівника (п. 2.16 Положення № 88).

Звісно, на практиці бухгалтери не в усіх випадках складають доповідні на ім’я керівника підприємства, особливо якщо це стосується документів складених працівниками цього ж підприємства. Спочатку винуватця, що припустився помилки, намагаються повідомити усно із пропозицією виправити її (якщо це можливо) або ж наново скласти проблемний документ. Аналогічний діалог відбувається і з контрагентами підприємства. Такі дії виправдовуються економією часу для якнайшвидшого виправлення помилки.

«Чи завжди такі методи виправдовують мету?» — питання риторичне. І насамперед тому, що мета, яку декламують керівники, може відрізнятися від справжньої, котру вони насправді хочуть досягнути. Тож передусім усе залежить від довіри між керівником і бухгалтером.

Утім керівники мають пам’ятати, що письмово повідомляти їх про неправильно оформлені (як за формою, так і за змістом) документи є обов’язком бухгалтера. А обов’язок керівника — надати письмове розпорядження щодо подальших дій. І всі розмови на кшталт: «…ну що це ви все пишете мені та пишете, хіба не знаєте, що потрібно робити з такими документами…» — недоречні. Бо коли на підприємство приходять контролери,  може виявитися, що керівник узагалі «не знав», що такі документи були. Його про це «ніхто не повідомляв», а звітність складається бухгалтером. От і питання всі до нього, і відповідальність нести йому.

Ба більше, бухгалтер повинен пам’ятати: якщо письмове розпорядження не відповідає нормі закону, він не має його виконувати. Адже в цих випадках контролери згадують ст. 60 Конституції України, якою встановлено, що ніхто не зобов’язаний виконувати явно злочинні розпорядження чи накази. А за віддання та виконання явно злочинного розпорядження чи наказу настає юридична відповідальність.