Навчальна відпустка: порядок надання та оплати
Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням або, як найчастіше їх називають — навчальні відпустки, мають низку специфічних відмінностей від щорічних відпусток, що обумовлює особливий характер їх надання й оплати. Наразі ми дізнаємося, за яких умов надають навчальні відпустки, як їх оформлюють, нараховують і відображають в обліку
Характеристика навчальних відпусток
З якою метою надають. Навчальні відпустки надають на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків й іспитів, підготовки та захисту дипломного проекту у зв’язку з навчанням у середніх, професійно-технічних, вищих навчальних закладах, а також у закладах післядипломної освіти та в аспірантурі.
Тривалість. Оскільки навчальна відпустка не належить до категорії щорічних відпусток, її тривалість не накопичується протягом декількох років, її не можна ділити на частини й переносити, черговість надання учбових відпусток не визначається графіком відпусток. У разі невикористання такої відпустки компенсацію працівникові не виплачують. Водночас навчальну відпустку повної тривалості надають до настання 6-місячного строку роботи (ч. 3 ст. 212 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпП).
Тривалість навчальної відпустки вказують у довідці-виклику з навчального закладу, але вона не може перевищувати строків, установлених ст.ст. 13–15 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки (див. довідник). При цьому варто зауважити, що вказана тривалість відпусток наведена з розрахунку за навчальний, а не календарний рік.
Зверніть увагу!
Навчальні відпустки, на відміну від щорічних, не подовжують на святкові та неробочі дні, які припадають на той період.
Оплата. Навчальна відпустка — оплачувана, відпускні надають працівникові за 3 дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки). Розрахунок відпускних здійснюють згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.
Проїзд на навчання. Підприємство зобов’язане оплачувати працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах із вечірньою та заочною формами навчання, проїзд до місця знаходження навчального закладу й назад раз на рік у розмірі 50% від вартості проїзду(ст. 219 КЗпП).
Зауважте!
Раз на рік оплачують проїзд для виконання лабораторних робіт, складання заліків й іспитів, а також окремо раз на рік — для підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів.
Оплату проїзду здійснюють за правилами для відряджень, тобто складають авансовий звіті на підставі пред’явлених проїзних квитків компенсують працівникові понесені витрати.
Як підкреслено в листі Мінсоцполітики від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13, якщо працівник під час сесії захворів та у зв’язку із цим повернувся на місце роботи із запізненням після закінчення навчальної відпустки, то за умови надання документа, що підтверджує непрацездатність, проїзд йому оплачують у загальному порядку.
Навчальна відпустка та лікарняні. У разі хвороби під час навчальної відпустки останню на період непрацездатності не подовжують. До того ж за період перебування в навчальній відпустці лікарняні не оплачують (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності й витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III). Період хвороби після закінчення відпустки оплачується в загальному порядку. Проте візьміть до уваги: якщо перші 5 днів хвороби припали на навчальну відпустку, період непрацездатності, що залишився, оплачуватиме лише Фонд.
Сумісність з іншими видами відпусток. Навчальну відпустку можна приєднати до щорічної (ч. 1 ст. 212 КЗпП, ч. 15 ст. 10 Закону про відпустки). Ба більше, у разі збігу навчальної відпустки із щорічною остання має бути перенесена на інший період або подовжена (ст. 11 Закону про відпустки).
Оскільки працівник не може перебувати у двох відпустках одночасно під час перебування в щорічній відпустці, у відпустці по вагітності та пологах, по догляду за дитиною до трьох (шести) років, у відпустці на дітей або за власний рахунок, навчальну відпустку не надають. Для того щоб узяти навчальну відпустку, працівникові необхідно перервати іншу відпустку, у якій він у той момент знаходиться. На це ж указує й Мінпраці в листі від 27.07.2010 р.№ 217/13/116-10.
Умови надання навчальної відпустки
Загалом право на навчальну відпустку має будь-який працівник, що навчається без відриву від виробництва, незалежно від того, чи використовував він будь-які інші відпустки, зокрема, щорічну. Не впливають на право отримання такої відпустки й такі обставини:
- працівник є сумісником або працює за основним місцем роботи;
- стаж роботи;
- режим роботи (повний, неповний або скорочений робочий час);
- хто оплачує навчання (власне працівник, підприємство, його батьки чи інші родичі);
- спеціальність, за якою навчається працівник: вона може не збігатися із напрямом діяльності в рамках обійманої працівником посади (професії) або підприємства загалом.
Водночас існує низка умов, які слід узяти до уваги роботодавцю, перш ніж надати й оплатити навчальну відпустку.
Працівник повинен проходити навчання в навчальному закладі. Ідеться про заклади, які мають ліцензію Міносвіти та яким присвоєно відповідний рівень акредитації. Тому всілякі курси, семінари, конференції тощо, які проводяться приватними фірмами, не є підставою для надання навчальної відпустки.
Працівник навчається в українському вузі. Ця умова значною мірою пов’язана з попередньою. Адже закордонні навчальні заклади працюють у рамках відмінного від українського законодавства про освіту, у т.ч. у частині визначення рівнів акредитації, порядку документального оформлення навчальних відпусток. У той же час Мінсоцполітики допускає можливість надання працівникам, які навчаються в навчальних закладах за кордоном, навчальних відпусток, але за умови, якщо навчання здійснюється в порядку, установленому законодавством відповідної держави й закінчується видачею диплома, еквівалентного диплому українського вищого навчального закладу, тобто який визнається в Україні (див. лист від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13).
Працівник успішно навчається (не має академзаборгованості). Підтвердженням того, що працівник навчається успішно, є довідка-виклик із навчального закладу. При цьому, як підкреслює Мінсоцполітики в листі від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13, вимоги адміністрації підприємства щодо отримання з навчального закладу довідки про відсутність академічної заборгованості або повернення на підприємство другої відрізної частини довідки-виклику є неправомірними.
Порядок оформлення навчальної відпустки
Підставою для надання навчальної відпустки є: заява працівника та довідка-виклик із навчального закладу.
У заяві вказують період відпустки, її мету (наприклад, для підготовки дипломного проекту в Інституті мистецтв) і посилаються на довідку-виклик.
Форма довідки-виклику нормативно не затверджена. Але зазвичай вона складається із двох частин. У першій зазначають усю необхідну інформацію для роботодавця: мету навчальної відпустки, її період, форму навчання, курс навчання, рівень акредитації вузу тощо. Друга частина довідки-виклику — відривна. У ній навчальний заклад робить позначку про те, що працівник справді прибув на навчання (на сесію) і проходив відповідне навчання протягом зазначеного періоду.
За наявності заяви та довідки-виклику оформлюють наказ про надання навчальної відпустки (див. зразок далі).
Зразок
Облік й оподаткування відпускних
Відпускні входять до фонду додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5), отже, обкладають і так само, як і основну зарплату, відносять до складу податкових витрат на підставі п. 142.1 ПКУ.
Компенсація витрат проїзду, навпаки, не входить до фонду оплати праці, оскільки не є винагородою за виконану роботу. Це додаткове благо, яке обкладається ПДФО за ставкою 15%/17% (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Єдиний внесок із компенсації не сплачується. Водночас, вважаємо, що такі витрати підприємство має право визнати в податковому обліку, так як у цьому випадку мовиться про обов’язкові державні гарантії (п. 142.2 ПКУ).
У бухгалтерському обліку відпускні та компенсацію нараховують за Дт витратнихрахунків 23, 91–94 залежно від сфери зайнятості працівника. Резерв за навчальною відпусткою не створюють. Гроші на оплату проїзду видають під звіт із відображенням по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».