Надходження необоротних активів: документальне оформлення та облік
Порядок приймання та документального оформлення необоротних активів раніше (до 06.08.2013 р.) визначала Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64, яка втратила чинність 06.08.2013 р. На зміну їй Мінфін затвердив наказом від 26.06.2013 р. № 611Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ (далі – Положення № 611), але воно містить тільки норми стосовно прийняття об’єктів необоротних активів у разі їхнього безоплатного надходження. Усі інші питання нині врегульовано Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затвердженою наказом Держкомстату та Головного управління Держказначейства України від 02.12.1997 р. № 125/70 (далі – Інструкція № 125/70).
Хто приймає необоротні активи
Для приймання об’єктів необоротних активів (придбаних й отриманих безоплатно) за наказом керівника бюджетної створюється комісія з прийняття необоротних активів (далі ― комісія). Якщо комісія приймає отримані безоплатно необоротні активи (у вигляді безповоротної допомоги, дарунків), до складу комісії обов’язково вводять працівника бухгалтерії та для розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня — представника установи вищого рівня (п. 6.2 Положення № 611).
Яким документом оформлюють прийняття НА
Для цього застосовується Акт прийняття-передачі основних засобів типової форми № ОЗ-1 (бюджет), затвердженої наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.1997 р. № 125/70 (далі ― Наказ № 125/70).
Скільки примірників типової форми № ОЗ-1 (бюджет) складають
Такий акт складають у двох примірниках на кожен окремий об’єкт, який надійшов шляхом придбання та безоплатної передачі від інших організацій (Інструкція № 125/70).
На підставі яких документів заповнюють типову форму № ОЗ-1 (бюджет)
Оформлення Акта прийняття-передачі основних засобів для приймання об’єкта основних засобів дозволяється на підставі документів, які підтверджують факт отримання цінностей. Отже, підставою для оформлення Акта прийняття-передачі основних засобів та відображення операції в облікових регістрах буде первинний документ (накладна, акт наданих послуг, акт виконаних робіт, акт передання майна).
Що перевіряє комісія під час прийняття об’єкта необоротних активів
Під час приймання об’єкта комісія повинна визначити:
- чи відповідає об’єкт технічним умовам;
- чи потрібна доробка; у якому стані знаходиться об’єкт (готовий до експлуатації, потребує ремонту);
- чи придатний він до експлуатації.
Також комісія повинна перелічити всю додану технічну документацію. Вищезазначену інформацію записують до відповідних розділів типової форми № ОЗ-1 (бюджет).
Яка послідовність дій під час надходження необоротних активів
Розглянемо крок за кроком надходження необоротних активів і їхнє документальне оформлення на наскрізному прикладі, а також проілюструємо порядок заповнення необхідних форм і наведемо їхні зразки.
Приклад
Обласна лікарня придбала комп’ютер Acer Aspire М1930 вартістю 3430 грн, у т.ч. ПДВ — 571,67 грн, монітор LG 20EN33S–B вартістю 1051 грн, у т.ч. ПДВ ― 175,17 грн, принтер CANON MX434 ― 798,49 грн, у т.ч. ПДВ ― 133,08 грн, з оплатою після отримання (за рахунок спецфонду).
Крок 1. На підставі довіреності комп’ютер, монітор і принтер отримує матеріально відповідальна особа, підкріпляючи цей факт власним підписом у накладній.
Крок 2. Комісія, утворена керівником установи, приймає комп’ютер, монітор і принтер, оформлюючи Акт прийняття-передачі основних засобів на кожен об’єкт окремо на підставі накладної та технічної й іншої супровідної документації. Одночасно комп’ютеру як об’єкту основних засобів присвоюють інвентарний номер, а монітору та принтеру ― номенклатурні номери. До зазначеного акта також заносять інформацію про введення об’єкта в експлуатацію на підставі Акта введення в експлуатацію необоротних активів.
Далі зазначені акти підписують усі члени комісії та після їх затвердження керівником передають до бухгалтерії разом із технічною й іншою супровідною документацією.
Крок 3. Бухгалтер, який веде облік необоротних активів, на підставі накладної заносить відповідні записи до меморіального ордеру № 6 (якщо була попередня оплата — до меморіального ордера № 4).
Крок 4. Далі на підставі Акта прийняття-передачі основних засобів, накладних, технічної й іншої супровідної його документації для комп’ютера відкривають і заповнюють Інвентарну картку обліку основних засобів в бюджетних установах (типової форми № ОЗ-6 (бюджет), затвердженої Наказом № 125/70. В інвентарній картці наводять коротку індивідуальну характеристику комп’ютера, а також зазначають два-три найбільш важливі для такого об’єкта якісні показники, що не дублюють показників супроводжуючої його технічної документації. Для монітора та принтера відкривають Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах типової форми № ОЗ-9 (бюджет).
Крок 5. Матеріально відповідальна особа заносить дані про номер інвентарної картки, інвентарний номер і найменування придбаного об’єкта основних засобів до Інвентарного списку основних засобів типової форми № ОЗ-11 (бюджет), який застосовується для пооб’єктного обліку в місцезнаходженнях (експлуатації) об’єктів основних засобів. Дані пооб’єктного обліку за місцем знаходження повинні співпадати з записами в інвентарних картках, які ведуться в бухгалтерії.
Крок 6. Відомості про надходження комп’ютера, монітора, принтера заносять також до інших облікових форм, передбачених наказом про облікову політику установи та визначених графіком документообігу, зокрема:
- Оборотної відомості руху необоротних активів;
- Відомості обліку строків експлуатації (якщо об’єкт одразу передано в експлуатацію).
Оскільки форми таких документів нормативно-правовими актами не передбачено, бюджетна установа може самостійно затвердити зазначені форми чи складати їх за довільною формою.
Крок 7. Відображення операцій із надходження необоротних активів у бухгалтерських регістрах наведемо в таблиці. Водночас слід урахувати вимоги п. 1.3 Положення № 611 щодо обліку необоротних активів у повних гривнях (без копійок).
Таблиця
Облік надходження необоротних активів
№
з/п
|
Зміст господарської операції
|
Кореспонденція
субрахунків
|
Сума, грн
|
|
Дт
|
Кт
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
Оприбутковано на підставі накладної й Акта прийняття-передачі основних засобів
|
|||
1.1
|
— комп’ютер |
104
|
675
|
2858,00
|
811
|
401
|
2858,00
|
||
1.2
|
— віднесено суму ПДВ на видатки установи
|
811
|
675
|
571,67
|
1.3
|
— списано суму копійок
|
811
|
675
|
0,33
|
2
|
Оприбутковано на підставі накладної й Акта прийняття-передачі основних засобів
|
|||
2.1
|
— монітор
|
113
|
675
|
875,00
|
811
|
401
|
875,00
|
||
2.2
|
— віднесено суму ПДВ на видатки установи
|
811
|
675
|
175,17
|
2.3
|
— списано суму копійок
|
811
|
675
|
0,83
|
3
|
Оприбутковано на підставі накладної й Акта прийняття-передачі основних засобів
|
|||
3.1
|
— принтер
|
113
|
675
|
665,00
|
811
|
401
|
665,00
|
||
3.2
|
— суму ПДВ віднесено на видатки установи
|
811
|
675
|
133,08
|
3.3
|
— списано суму копійок
|
811
|
675
|
0,41
|
4
|
Перераховано постачальнику за придбані комп’ютер, монітор і принтер (3430,00 грн + 1051,00 грн + 798,49 грн)
|
675
|
323
|
5279,49
|
5
|
Нараховано 50%-вий знос у місяці видачі в користування:
|
|||
5.1
|
на монітор (875,00 грн х 50% з округленням)
|
401
|
132
|
438,00
|
5.2
|
на принтер (665,00 грн х 50% з округленням)
|
401
|
132
|
Слід зауважити, що для останнього бухгалтерського проведення необхідно мати документальне підтвердження цього факту. Таким документом може бути накладна (вимога) на внутрішнє переміщення необоротних активів або Акт введення в експлуатацію необоротних активів.