Можно ли вернуть в кассу деньги, снятые с корпоративной карточки, но не израсходованные?
С корпоративной карточки сняли средства , но не потратили их. Можно ли их вернуть в кассу и как правильно это сделать ? Нужно подавать нулевой авансовый отчет ?
Термин « корпоративный специальное платежное средство » определены в Положении о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием , утвержденном постановлением НБУ от 30.04.2010 г. № 223. Так, корпоративным специальным платежным средством понимается специальное платежное средство, которое позволяет его держателю осуществлять операции по счету предприятия.
Особенности открытия и использования текущих счетов , операции по которым могут осуществляться с использованием специальных платежных средств , определен Инструкцией о порядке открытия , использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах , утвержденной постановлением НБУ от 12.11.2003 г. № 492 ( далее – Инструкция № 492).
Так , согласно п. 8.1 Инструкции № 492 открытие текущего счета , операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств , проводится на основании заключенного между банком и клиентом в письменной форме договора , в котором указываются условия открытия текущего счета и особенности его использования .
Пунктом 8.3 Инструкции № 492 ограничения на использование средств с текущего счета юридического лица с использованием специальных платежных средств. В частности , корпоративную платежную карту нельзя использовать для получения заработной платы , других выплат социального характера , расчетов по внешнеторговым договорам ( контрактам ) , осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.
Итак , нормами действующего законодательства не запрещены операции по получению наличных с корпоративной карточки для производственных ( хозяйственных) нужд. Такие операции тождественны выдачи наличности из кассы предприятия на вышеуказанные цели , то есть аналогичные выдачи средств под отчет .
Операции с помощью корпоративной карточки должны выполняться с оформлением документов ( слип , квитанция платежного терминала , чек банкомата и т.п. ) , которые составляются по месту проведения операции в количестве экземпляров , необходимом для всех участников расчетов , и / или документов в электронной форме , предусмотренных правилами платежных систем . С момента ( даты) получения наличных с корпоративной карточки средства считаются полученными под отчет .
Согласно п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины , утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 , физические лица – доверенные лица предприятий (юридических лиц ) , которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с текущего счета со применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства , используют ее по назначению без оприходования в кассе . Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке , которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины , а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата , копия расходного ордера , справки по установленным формам , слип , квитанция торгового терминала и т. п. ) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
Учитывая вышеизложенное , при получении наличных с корпоративной карточки без дальнейшего использования , составляется Отчет об использовании средств , выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет) по форме , утвержденной приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276, в котором графы « получено »и « Остаток » заполняются в одной и той же сумме – сумме полученной наличности с корпоративной карточки . При этом обратная сторона отчета , в котором указываются данные об использовании средств , не заполняется . Остаток неиспользованных средств возвращается в кассу предприятия , о чем делается запись в специально определенных строках .
Сроки, в течение которых подотчетное лицо после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско – правового действия по поручению или за счет работодателя , выдавшего средства под отчет , обязан заполнить и предоставить Отчет , установленные пп . 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.
С целью осуществления контроля за соблюдением сроков отчетности доверенных лиц по использованию средств , полученных с корпоративной карточки , советуем пользоваться данным выписок по карточному счету , который открывается в банковском учреждении в момент эмиссии такой карточки .
Ольга Буркун
аудитор
Аудиторська фірма «Курсор-Аудит»
Дата підготовки 27.09.2013