Купівля проїзних для працівників бюджетної установи: як відобразити в обліку
Наша медична установа вирішила купити проїзний для службових поїздок працівників містом (в орган Казначейства, податкову, статистику тощо).
Підкажіть, будь ласка, як це оформити й показати в бухобліку?
ВІДПОВІДЬ: Службовим проїзним (саме так називають проїзні документи, придбані для виробничих потреб) бюджетна установа може розжитися двома шляхами. За рахунок підзвітних коштів (або з відшкодуванням понесених витрат) його може купити працівник установи або сама установа за договором із перевізником (безготівковий розрахунок). Хоч би як проїзний потрапив до установи обов’язково слід подбати про папери для його використання. Тому про все по черзі.
Документальне оформлення
Як і будь-яку госпоперацію, придбання та подальше використання проїзного потрібно підкріпити документами.
- Службовий проїзний за своєю суттю — бонус для працівників від роботодавця. Тому можливість забезпечувати працівників проїзними передусім варто прописати в колективному договорі (ст. 7 Закону про колдоговори). На практиці це зазвичай передбачають у розділі ” Соціально-побутові гарантії”. Можна, скажімо, записати так: ” У межах наявного фінансування виділяти кошти на придбання проїзних документів для виконання службових обоє ‘язків працівниками установи. Перелік посад працівників, які можуть користуватися службовими проїзними документами, затверджує керівник установи”. Такий перелік може бути затверджено на початку бюджетного року або в конкретному випадку при придбанні проїзного.
- Документ, без якого ніяк не обійтися. — наказ керівника установи про придбання проїзного квитка (у ньому заразом можна прописати конкретний перелік посад працівників, яким видаватимуть проїзний).
- Якими паперами підтвердити придбання проїзного квитка, залежить від того, хто його купує.
ВАРІАНТ 1 Проїзний купує працівник установи — за свої кошти (які йому потім відшкодовують) або за рахунок одержаних у підзвіт сум. У такому разі він складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), до якого додає підтвердний розрахунковий документ (наприклад, фіскальний чек, розрахункову квитанцію, товарний чек тощо).
ВАРІАНТ 2 Установа укладає договір із перевізником, на підставі якого одержує проїзний квиток. Аби він потрапив до установи, її працівник повинен забрати проїзний у перевізника. Роблять це за довіреністю чи іншим документом, що підтвердить його повнова-пои!да ження одержувати активи. Перевізник, ясна річ, віддасть проїзний разом із накладною, на підставі якої бухгалтерія бюджетника покаже операцію в бухобліку.
- Службовий проїзний квиток належить до категорії інших коштів бюджетної установи. А отже, за ним також потрібно вести аналітичний облік — надходження, видачу в користування, повернення (п. 2.6 Порядку № 372). Окремої форми для такого обліку немає, тому бюджетна установа повинна самостійно розробити Книгу (журнал) видачі та повернення проїзних квитків (за наявності — скористатися формою, затвердженою головним розпорядником).
- Ще один папір, без якого, вважаємо, не обійтися, — маршрутний лист. У ньому фіксують прізвище та посаду працівника, маршрут пересування й пункт призначення, а також мету службової поїздки. Зауважимо: створювати такий документ законодавство прямо не вимагає. Але свого часу і податківці (див. лист ДПАУ від 0704.04 р. № 2635/6/17-3116), і Держпідприємництво України (див. лист від 26.03.08 р. № 2565) висловилися про те, що маршрутний лист дозволить уникнути обкладення податком на доходи фізосіб вартості проїзного й не нараховувати єдиного внеску3. Форми маршрутного листа, знову ж таки, не затверджено. Тож установі доведеться розробити його самостійно.
- Після закінчення строку дії проїзного його списують на підставі акта на списання.
Бухоблік проїзних квитків
Для обліку проїзних квитків використовують субрахунок 331 “Грошові документи в національній валюті”. Однак будьте пильні: проїзні квитки бувають щонайменше двох видів.
- Проїзний із визначеним строком дії на основі картонної картки на один чи кілька видів транспорту. За його придбання сплачують установлену вартість і після закінчення періоду користування повертати його перевізнику не потрібно. Тож, купуючи проїзний, робимо запис за Дт 331, а після закінчення строку дії його вартість списують на фактичні видатки установи в кореспонденції з Кт 331.
- Проїзний на основі пластиковсії електронної картки з подовженням терміну дії’ або на кількість поїздок (зазвичай використовують для поїздок у метро). Тут облікова справа трохи інша, адже за такий квиток (себто за саму пластикову картку) потрібно сплатити заставну вартість. Коли установа вирішить повернути квиток, отримає заставну вартість назад. Тобто, по суті, право власності на плас- тиковий проїзний квиток установі не переходить, вона отримує його тільки в тимчасове користування й може повернути назад у будь-який момент (або не робити цього, якщо захоче). Тоді, вважаємо, на балансових субрахунках йому не місце. Але й серед позабалансових рахунків підхожого рахунку для обліку “пластику” немає.Та оскільки обліковувати його все ж потрібно, найоптимальнішим варіантом буде відкрити окремий субрахунок позабалансового рахунку 01 “Орендовані необоротні активи”.
На позабалансі проїзний буде обліковуватися до настання однієї з подій:
— установа поверне його перевізнику й отримає сплачену раніше заставну вартість;
— установа вирішить не повертати квиток. У момент ухвалення такого рішення бюджетник управі визнати проїзний квиток активом і зарахувати його на субрахунок 221 “Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації”. Вартістю квитка буде сума, сплачена як заставна вартість.
Якщо пластиковий проїзний квиток буде зіпсовано або втрачено, бюджетна установа її тоді повинна зарахувати його до складу активів та одночасно списати. Адже заставної вартість за нього вона вже не отримає.
Окремо скажемо про суми, які установа сплачуватиме для поповнення (подовження терміну дії) проїзного квитка. Переконані: такі платежі — не що інше, як аванс за послуги перевезення в міському транспорті. Тобто в момент сплати збільшують дебіторську заборгованість, а надані послуги відображають у кінці місяця на підставі тих-таки маршрутних листів.
Аби все стало максимально зрозуміло, розглянемо наочний приклад.
ПРИКЛАД Міська лікарня за рахунок спецфонду кошторису придбала місячний проїзний квиток на березень (через підзвітну особу) на метро за 150 грн для службових поїздок працівників. У квітні за наказом головного лікаря придбано проїзний на основі пластико- вої картки на кількість поїздок. За пластиковий проїзний сплачено заставну вартість (12 грн). Проїзний одразу поповнили на 50 поїздок (175 грн), із яких протягом місяця використано 15.
Як записати все сказане мовою бухпроводок, покажемо в таблиці.
№
з/п
|
Зміст
господарської операції |
Кореспонденція
рахунків |
Сумма, грн |
|
Дт
|
Кт
|
|||
1
|
На підставі Звіту, затвердженого головним лікарем, прибутковано місячний проїзний на
метро |
331
|
362
|
150,00
|
2
|
Відшкодовано підзвітній особі понесені витрати
|
362
|
323
|
150,00
|
3
|
Списано місячний проїзний квиток на підставі акта про списання
|
811
|
331
|
150,00
|
4
|
Сплачено заставну вартість за проїзний квиток на основі пластикової картки
|
364
|
323
|
12,00
|
01
|
–
|
12,00
|
||
5
|
Сплачено кошти за поповнення проїзного квитка на 50 поїздок
|
364
|
323
|
175,00
|
6
|
На підставі маршрутних листів відображено одержані у квітні послуги проїзду (15 поїздок х 3,50 грн)
|
811
|
364
|
52,50
|
Список використаних нормативно-правових актів:
- Закон про колдоговори — Закон України “Про колективні договори і угоди” від 01.07.93 р. № 3356-ХІІ.
- Інструкція № 99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. № 99 (утратила чинність).
- Наказ № 845 — наказ Міндоходів України “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” від 24.12.13 р. № 845.
- Порядок № 372 — Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну України від 02.04.14 р. № 372.