Командировки
Не выдали аванс на командировку: составлять ли авансовый отчет и в какие сроки
Из-за срочности командировки работнику не успели выдать аванс. Поэтому он приобрел билеты на проезд к месту командировки и оплатил проживание в отеле за свой счет. Нужно ли ему предоставлять отчет об израсходованных собственных средствах и в какие сроки?
Для того чтобы вернуть потраченные средства, работнику придется составить авансовый отчет. Он и будет основанием для возмещения расходов в командировке. Сроки предоставленияавансового отчета (для случая, когда работник израсходовал в командировке собственные средства) следует прописать в Положении о командировках или другом распорядительном документе предприятия.
Однако налоговики считают, что независимо от того, какие средства работник израсходовал в командировке (собственные или предприятия), авансовый отчет он должен предоставить в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 НКУ (см. письмо Миндоходов Украины от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).
Работник предоставил авансовый отчет с опозданием: какие последствия
Работнику выдали аванс на командировку на личную платежную карточку.Авансовый отчет он предоставил спустя две недели после возвращения из командировки. Какие последствия будут для работника и предприятия?
Сумму, полученную как аванс на командировку и не возвращенную в срок, считают излишне израсходованными средствами, и ее облагают НДФЛ (п. 170.9 НКУ).
Базу налогообложения излишне израсходованных средств определяют с применением «натурального» коэффициента из п. 164.5 НКУ и удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода ― за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы данного налога (абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ).
Предприятию за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности грозит штраф в размере 25% выданных под отчет сумм (абз. 5 ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95).
Работник потерял билет на проезд к месту командировки: можно ли компенсировать расходы
Можно ли компенсировать работнику расходы на проезд к месту командировки, если он потерял билет? Будут ли налоговые расходы?
В данном случае работник все же имеет право обратиться с заявлением на имя руководителя с просьбой компенсировать неподтвержденные документально расходы на проезд, указав причину отсутствия подтверждающих документов. В заявлении также необходимо указать сумму понесенных расходов на проезд, не подтвержденных документально. Однако такая компенсация не будет иметь связи с хоздеятельностью предприятия и не попадет в налоговые расходы.
Сама выплата будет рассматриваться как дополнительное благо, из которого следует удержать налог на доходы по общим правилам (на основании пп. 164.2.17 НКУ).
Для того чтобы работник получил полную сумму компенсации за проезд (расходы на который не подтверждены соответствующими первичными до-кументами), к сумме компенсации следует применить коэффициент из п. 164.5 НКУ (1,176471 — для ставки 15% или 1,204819 — для ставки 17%). А далее, соответственно, показать сумму под признаком дохода «126» в форме № 1ДФ.
Проезд к месту командировки на такси: можно или нет
К авансовому отчету в качестве подтверждающего документа о расходах на проезд к месту командировки работник предоставил квитанцию, выданную ФЛП на оплату проезда в такси к месту командировки. Можно ли компенсировать проезд в такси?
Хозрасчетным предприятиям законодательство не запрещает оплачивать проезд в такси как к месту командировки, так и во время самой командировки. Хотя ограничения относительно проезда в такси предприятие может зафиксировать в своем Положении о командировках. Вместе с тем прямой запрет на использование такси как для проезда к месту командировки, так и во время командировки (по Украине) установлен для бюджетных учреждений и предприятий, которые частично финансируются из бюджета.
Однако субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т.п.), при предоставлении услуг обязаны выдавать лицу, получающему услугу, расчетный документ установленной формы на полную сумму проведенной операции (п. 2 ст. 3 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР).
Расчетным документом ст. 2 настоящего Закона называет документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ и т.п.), подтверждающий, в частности, факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, который напечатан и зарегистрирован в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполнен вручную.
Поэтому если Положением о командировках предусмотрено возмещение расходов на проезд в такси, то при наличии расчетного документа командированному работнику могут возместить проезд в такси к месту командировки. К тому же налоговики, как правило, требуют (при проверках) еще и копию документа, подтверждающего выбранные предпринимателем виды деятельности.
По какому валютному курсу отражать выданный аванс на загранкомандировку
Работник в загранкомандировке использовал выданный в валюте аванс, а также собственные средства. Как отражать данные суммы в авансовом отчете?
Фактические расходы командированного работника определяют на основании авансового отчета. Для отражения расходов, осуществленных в иностранной валюте, применяют положения пп. 6–8 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов».
В соответствии с ними, сумму аванса пересчитывают в национальную валюту Украины по валютному курсу НБУ на дату получения
аванса.
В случае если работник в заграничной командировке потратил собственные средства, то указанную сумму переводят в гривни по валютному курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. Если же задолженность по расходам в командировке не погашена в тот же день, то ее считают монетарной. Тогда ее погашают по валютному курсу НБУ на дату выплаты работнику, отражая курсовые разницы.