Государственный нотариальный архив: в каких случаях может пригодиться субъекту хозяйствования
Какие документы хранятся в государственном нотариальном архиве? При каких условиях и в отношении каких именно документов юр лицо или физ лицо имеет право получить дубликаты или копии с них?
ОТВЕТ: Субъекты хозяйствования в ходе своей деятельности часто обращаются к нотариусам для удостоверения той или иной сделки (например, договора купли-продажи недвижимости, ипотеки, доверенности и т.п.). Но бывают случаи, когда при определенных обстоятельствах тот или иной нотариальный документ утрачен или испорчен. В таком случае восстановить этот документ можно, обратившись к нотариусу (частного или государственного), который удостоверял его. Вместе с тем, помните, что документы государственной ноткьонторы, а иногда и частного нотариуса, могут быть переданы в государственный нотариальный архив (далее – нотархив). Тогда лицу необходимо обращаться уже к нотархиву.
Обычно предприятие должно восстанавливать утраченные нотариальные документы, если на их основании надо совершать те или иные действия (например, выполнять договор ипотеки) или когда необходимо доказывать в суде обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения дела.
Впрочем, не всегда нужно получать копию нотариального документа. Иногда достаточно справки, которая свидетельствовала, что указанная нотариальное действие совершалось. Скажем, для доказательства в суде того факта, что определенное лицо действовала по поручению другого, достаточно получить справку о выдаче соответствующей доверенности.
Поэтому выясним, какие именно документы передаются в нотархивив, а также, как субъекту хозяйствования получить к ним доступ.
Нотархивы находятся в областных центрах, городах Киеве, Симферополе и и Севастополе (ст. 23 Закона о нотариате). Они являются составной частью Национального архивного фонда и осуществляют временное (до 75 лет) хранения нотариальных документов. Такие нотархивы в своей деятельности руководствуются, среди прочего, и Положением о держнотархив.
В его п. 11 указано: к нотархиву передают все нотариальные документы, сформированные в дела и закончены делопроизводством с соблюдением требований, установленных Правилами нотариального делопроизводства. В частности, договоры об отчуждении недвижимости, наследственные договоры, завещания, свидетельства о приобретении имущества с публичных торгов, документы о наложении, снятие запретов, арестов, реестры, наследственные дела, журналы и книги, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел.
Свои документы обязаны передавать в нотархиву государственные нотконторы через два года после окончания десятилетнего срока их хранения в соответствующей государственной нотконтори согласно графику, утвержденному заведующим нотархиву. А вот дела нотариальных документов и архив частного нотариуса передают в нотархиву только в случае прекращения нотариальной деятельности частным нотариусом (в частности, в связи с аннулированием свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью) (п. 15.2 Правил нотариального делопроизводства).
Итак, в нотархивах находятся дела (наряды) нотариальных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также за окончены в делопроизводстве документы справочного и учетного характера, а также документы тех частных нотариусов, которые по любым причинам прекратили нотариальную деятельность.
В указанные документы могут иметь доступ юр-и физ лица, но он ограничивается нотариальной тайной (ст. 8 Закона о нотариате). А именно: только юрлица и физлица, по поручению которых или относительно которых совершалось нотариальное действие, имеют право получать (п. 10 Положения о держнотархив):
– Дубликаты документов (в том числе с а уездов), хранящихся в нотархиви;
– Заверенные копии документов, которые содержатся в нотархиви;
– Архивные справки о наличии в документах нотархиву сведений, касающихся предмета их запросу;
– Справки о совершенных нотариальных действиях.
Обратите внимание! Справки о совершенных нотариальных действиях могут также выдаваться нотархивом и по обоснованному требованию суда, прокуратуры, органов дознания и досудебного следствия в связи с гражданскими, хозяйственными, административными или уголовными делами, делами об административных правонарушениях, находящихся в производстве этих органов. Поэтому, даже если документ, содержащийся в нотархиви, не имеет прямого отношения к юр-или физлица, есть нотариальная действие не совершалось ни по их поручению, ни по отношению к ним, лицо может ходатайствовать в суде или соответствующих правоохранительных органах об обращении с требованием к нотархиву о выдаче справки о совершении определенных нотариальных действий, которая, по мнению лица, имеет значение в деле.
Чтобы получить дубликат документа, его копию, выписку из него или справку, лицо должно обратиться с соответствующим заявлением в нотархив. Форма такого заявления нормативно не предусмотрена, то есть она состоит лицом произвольно, но в любом случае необходимо обосновать свое право на получение документа или сведений из нотархиву. Для этого в заявлении указывают: личные данные, сведения о запрашиваемый документ, время его выдачи, цель получения просьбы о выдаче дубликата, копии, выписки или справки.
В нотархиви, кроме заявления, необходимо будет предъявить документы, удостоверяющие личность и подтверждающие изложенные в ней обстоятельства. Оплатить стоимость бланков и услуг. Тарифы на соответствующие услуги нотархиву утверждаются областными управлениями юстиции, а следовательно могут отличаться в различных областях.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ: В государственном нотархиви хранятся законченные в делопроизводстве документы государственных нотконтор, а также документы частных нотариусов, прекративших свою нотариальную деятельность. Юрлица и физлица, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, имеют право получить в государственном нотархиви дубликаты, копии, выписки из документов и справки о нотариальных действий в случае возникновения такой необходимости (например, потери или повреждения оригинала документа).
Татьяна КАРПЯК,
юрист Адвокатского объединения Arzinger,
г. Львов