Експертиза цінності документів на підприємстві: хто, коли й для чого
Під час діяльності підприємства накопичуються різноманітні документи. Великий обсягостанніх може спричинити їх втрату чи пошкодження. Виявити найважливіші документидопоможе експертиза цінності документів. З’ясуємо детальніше, коли саме вонанеобхідна, як і хто визначає цінність документів.
Кожна юрособа зобов’язана проводити експертизуцінності документів. Завдяки їй підприємствосистематизує й покращує діловодство,а отже, загалом оптимізує свою діяльність.
Згідно із Законом про Національний архівний фонд (далі — НАФ) (абз. 5 ст. 1)експертизою цінності документів уважаютьвсебічне вивчення документів із метою внесенняїх до НАФабо вилучення з нього, проведеннягрошової оцінки документів НАФ, віднесенняїх до унікальних і встановлення строківзберігання документів, що не підлягають внесеннюдо НАФ.
Тож визначають цінність документів двохгруп: внесених до НАФ і претендентів на це.Однак більшість юросіб не створює і не набуваєдокументів, які підлягають внесенню доНАФ. Це зумовлено тим, що туди включаютьдокументи, які мають особливу культурну цінність(наприклад, документи політичних, науковихтовариств, релігійнихоб’єднань, що відігралинайважливішу рольу політичному та культурному житті українськогонароду) або особливесуспільно-економічнезначення. Тобто вони єзнаковими в певнійгалузі, містять винятковуінформацію,зрештою є унікальними(наприклад, документи підприємствчи установ, які займаютьвиняткове місце в певнійгалузі промисловості, або органівдержвлади та місцевогосамоврядування).
Методичні рекомендації щодо порядкувіднесення юридичних осіб доджерел формування НАФ та укладаннясписків схвалено протоколом Методичної комісії Держкомархіву України від 14.07.05 р. № 2. Таку експертизу проводитьекспертно-перевірна комісія держархіву, доякої залучають фахівців тієї чи іншої галузі(історії, культури, архітектури тощо).
Зосередимося на експертизі цінності документів,які не підлягають внесенню до НАФ,а саме з’ясуємо, коли середньостатистичномупідприємству вона може знадобитись.
Для чого потрібна експертиза цінностідокументів на підприємстві
З поняття експертизи цінності документіввбачається, що вона необхідна підприємствудля визначення строків зберігання документів.Коли ж у підприємства виникає потреба визначититакі строки?
По-перше, з розвитком фірми накопичуєтьсящораз більша кількість паперів, а тому дляїх упорядкування необхідно належно вести діловодство.Тут у пригоді стане номенклатурасправ. Вона дозволить швидко відшукатипотрібний документ і, відповідно, забезпечитиналежне зберігання важливих справ. Такимчином, експертиза цінності документів необхіднадля формування і затвердженая номенклатурисправ.
По-друге, частина документів можевтратити будь-яку цінністьдля підприємства чи іншихпов’язаних осіб —як наслідок, відпадає потреба в їх зберіганні.У такому разі експертизазнадобитьсядля підтвердженняфакту, що документивже не становлятьжодної цінності,а тому можуть бутизнищені.
По-третє, якщо підприємстволіквідовують, то окремі документиможуть становитицінністьнавіть після його ліквідації — їх необхідно й надалі зберігати.Знову ж із цією метою проводять експертизуцінності документів.
Проводимо експертизу
Згідно зі ст. 31 Закону про НАФ підприємствоповинне забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час його діяльності, домоменту експертизи їх цінності. Її проведенняврегульовано Порядком № 1004.
Ініціювати експертизу цінності документівможе їх власник або державна архівна установаза згодою власника (ст. 6 Закону про НАФ).Держархів проявить ініціативу, коли вважатиме,що підприємство створює та накопичуєдокументи НАФ. Державна архівна установаорганізує експертизу в разі загрози знищенняабо значного погіршення стану зазначених документів.Власник останніх зобов’язаний повідомитидержархів про таку загрозу. Крім цього,знищення документів без експертизи їх цінностізаборонено.
Експертизу на підприємстві можна розділитина такі етапи:
1. Створення експертної комісії наказом керівництва підприємства, формування її складу.
2. Затвердження положення про діяльність експертноїкомісії, положення про архів підприємства,інструкції з діловодства тощо.
3. Робота експертної комісії: формування номенклатури справ, затвердження описівсправ, складання актів про вилучення для знищеннядокументів тощо.
4. Затвердження результатів роботи експертноїкомісії керівництвом підприємства й державноюархівною установою (за потреби).
Отже, для експертизи на підприємстві керівництвоюрособи створює експертну комісію.До її складу включають керівників служби діловодства й архівного підрозділу, працівників структурних підрозділів, а також представників експертно-перевірних комісій держархівів, у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою). Голову комісії призначає керівник такої юрособи — на чолі, як правило, стає заступник керівника юрособи.
Згідно з п. 26 Порядку № 1004 експертна комісія на підприємстві проводить свої засідання не менше ніж один раз на рік. Часто на практицівона працює тільки тоді, коли дійсно накопичивсявеликий обсяг документів, які необхіднознищити або передати на зберігання до держархіву.Якщо комісія не засідала жодного разу,негативних наслідків не буде. Законодавствовстановлює відповідальність саме за збереженість документів. Тож діяльність експертноїкомісії повинна бути організована такимчином, щоб це найбільше відповідало потребампідприємства й гарантувало збереженістьдокументів.
Засідання експертної комісії вважається правомочним,якщо на ньому присутні не менш якдві третини складу. Рішення з проведення експертизицінності документів приймають більшістюголосів. Його оформлять протоколом,а підпише голова (за його відсутності — заступник)і секретар комісії. Рішення експертів наберечинності з моменту затвердження протоколукерівником, який створив комісію.
Діяльність експертної комісії, крім Порядку№ 1004, регулюють Правила № 16. Зокрема,вони деталізують принципи й критерії ії експертизицінності документів; організаціюекспертизи; основні завдання експертної комісії;організацію її роботи; процедуру експертизицінності документів та оформлення її результатів.
Згідно з п. 4.5 Правил № 16 експертизу цінності документів здійснюють щорічно Працівники служби діловодства юрособи разом з експертноюкомісією під методичним керівництвомархіву установи. Під час експертизи відбираютьдокументи постійного та тривалого(понад 10 років) зберігання для передання доархіву юрособи, визначення документів тимчасовогозберігання в його структурних підрозділах,вилучення для знищення документів і справза минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Одночасно перевіряють якість і повнотучинної номенклатури справ, правильність визначеннястроків зберігання справ, передбаченихноменклатурою, дотримання правил оформленнядокументів та формування справ.
Крім того, експертна комісія користуєтьсяПереліком № 578. У ньому окреслено мінімальністроки зберігання документів. Тобтопідприємство не може скоротити ці строки,але при бажанні можна на власний розсуд їхзбільшити. Проводячи названу експертизу, експертна комісія перевіряє, до якого типу документів згідно з Переліком № 578 належить той чи інший папір, і визначає строк його зберігання. Так, окрема важлива кадрова документація зберігається не менше 75-ти років, більшість бухгалтерських документів повинна зберігатись не менше 3-х років, але можуть бути знищені не раніше, ніж вказані документи будуть перевірені податковими органами лист Укрдержархіву від 13.09.12 р . №01.2/2855).
Звернемо увагу, що Перелік № 578 вживає йтаке посилання на строки зберігання, як “докине мине потреба” .Тоді експертна комісія можесама вирішити, коли саме минає потреба взберіганні того чи іншого документа. Буває, напідприємстві є документи, які неможливо віднестидо жодного з тих, що вказані в Переліку№ 578, тобто вони нестандартні. У такому випадкуекспертна комісія на власний розсудможе визначити строк зберігання цього нестандартного документа, але рекомендуємо орієнтуватисяна строки зберігання принаймні частковосхожих документів.
Отже, за результатами експертизи експертнакомісія визначає строки зберігання документів,що знаходяться на підприємстві, а також виявляєті з них, строк зберігання яких закінчився,й ухвалює рішення щодо їх подальшої долі.
Документи, строк зберігання яких минув,дозволено знищити. Для цього відповідно доп. 4.5.8 Правил № 16 експертна комісія післяпідготування описів справ тривалого (понад10 років) зберігання та з особового складу складаєй схвалює акт про вилучення документівдля знищення. Такий акт разом з описами справз особового складу передають на погодженнядо експертно-перевірочної комісії відповідноїдержавної архівної установи. Після погодженнядокументи можуть бути знищені: їх здаютьдо пунктів прийому макулатури або спалюють(якщо їх мало).
Експертна комісія може вирішити передатидокументи до держархіву (таке рішення за тверджуєкерівник підприємства). Це роблятьна договірній основі. Найчастіше так буває,коли на підприємстві немає власного архівуабо його обсяг вичерпався. Іноді документипотрібно обов’язково передати до держархіву.
Зокрема, згідно з п. 12.3.5 Правил № 16 у випадкуліквідації підприємства до держархівупередають:
1) документи НАФ (якщо такі є);
2) документи, що стосуються основної діяльності,строки тимчасового зберігання котрихще не збігли;
3) документи, не закінчені в діловодстві;
4)документи з особового складу.
Список документів, пов’язаних із забезпеченнямсоціального захисту громадян, які необхіднопередавати до держархустанови при ліквідації,деталізовано в Переліку № 430.
Зазначимо, що експертна комісія підприємствачасто співпрацює з експертно-перевірочноюкомісією відповідного держархіву. Так,згідно з п. 23 Порядку № 1004 за результатамироботи експертна комісія схвалює й подає доекспертно-перевірної комісії держархіву на погодженняпроекти таких документів:
1) описи справ постійного зберігання, внесенідо НАФ;
2) описи справ з кадрових питань (особовогоскладу);
3) номенклатури справ;
4) інструкції з діловодства;
5) положення про служби діловодства, архівніпідрозділи та експертні комісії;
6) анотовані переліки унікальних документівНАФ;
7) акти про вилучення для знищення документів,не внесених до НАФ;
8) акти про вилучення документів із НАФ.
Таку співпрацю підтримують і підприємства,де немає документів НАФ.
У разі відмови керівника держархіву затвердитипротокол засідання комісії з проведенняекспертизи цінності документів її голова можезвернутися зі скаргою до Централ ьної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву. А їїрішення вже буде остаточним.
ВИСНОВОК: Експертизу цінності документів на підприємстві проводить експертна комісія, створена керівником юрособи. До її складу входять окремі працівники цього підприємства (служби діловодства, архіву, структурних підрозділів), а також представники держархіву (за їх згодою). Експертизу проводятьщорічно для визначення строків зберіганнядокументів. Експертиза обов’язковадля прийняття рішення про знищення окремихдокументів, а також при ліквідації підприємства— для передачі до держархіву документівз особового складу та тих, строкзберігання яких не закінчився.
Олена Зубик,
юрист,
м.Львів