Документальне оформлення та облік користування автомобілем працівника в господарських цілях

Для одержання законних підстав для використання авто працівника в діяльності підприємства, традиційно використовують три способи: або укладають договір оренди, або користуються безкоштовно авто на підставі договору позички, або ж виплачують працівнику компенсацію за знос авто на підставі КЗпП.

Про нюанси оформлення таких відносин, а також обліку та оподаткування таких операцій сьогодні й поговоримо.

ДОГОВІР ОРЕНДИ

Документальне оформлення

Правильне документальне оформлення будь-якої операції — невід’ємна умова безпроблемного обліку та оподаткування. Із цього важливого аспекту і почнемо нашу оповідь.

Отже, операції за договором оренди складаються з трьох основних етапів: передання майна орендарю, нарахування орендної плати, повернення об’єкта оренди орендодавцю.

Орендодавець зобов’язаний передати орендарю річ у комплекті й у стані, який відповідає умовам договору найму та її призначенню, — так говорить ч. 1 ст. 767 ЦКУ Зі своєї сторони, орендар зобов’язаний у присутності орендодавця перевірити справність речі. Якщо цього не зробити, пізніше претензії пред’явити не вийде.

Для того аби зафіксувати факт передання авто з рук до рук, складіть Акт приймання-передачі майна. І тут фішка: типової форми такого акта просто немає. Тому варіант один — складіть його в довільній формі. До речі, цей самий документ оформлюватимете й при поверненні авто працівнику після закінчення строку оренди. Акт складайте у двох примірниках — по одному для кожної зі сторін.

Для того аби не було проблем з обліком орендних платежів, складіть Акт приймання передачі наданих орендних послуг (знову ж у довільній формі). Відверто кажучи, законодавство не вимагає складання такого акта. Особливість договору оренди полягає в тому, що сам факт передання речі в користування породжує в орендаря обов’язок сплачувати орендні платежі щомісяця (якщо договором не передбачено іншої періодичності). Але податківці традиційно вимагають його наявності для виправдання витрат.

Податок на прибуток

Як ви вже, напевно, знаєте, з 2015 року об’єкт обкладення для податку на прибуток — це прибуток із джерелом походження з України й за її межами, отриманий шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного у фінзвітності підприємства відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на передбачені р. III ПКУ різниці (пп. 134.1.1 ПКУ).

Для операцій оренди якихось коригувань ПКУ не передбачає. А тому сміливо орієнтуйтеся на правила бухгалтерського обліку. Головне, аби з первинними документами все було гаразд.

Податок на доходи та єдиний внесок

З орендної плати фізособи слід сплатити податок на доходи за ставкою 15% (20%), адже плата за здавання авто в оренду потрапляє до оподатковуваного доходу фізособи від оренди рухомого майна (пп. 164.2.2 ПКУ).

Залежно від того, як ви оплачуєте оренду, платити податок слід у різні строки:

— якщо гроші “впадуть” на рахунок працівника — будьте ласкаві, внесіть податок одночасно з виплатою орендної плати (пп. 168.1.2 ПКУ);

— якщо розраховуєтеся готівкою, сплатіть його не пізніше банківського дня, що настає за днем виплати орендної плати (пп. 168.1.4 ПКУ);

— а от якщо орендну плату нарахували, але не виплатили, податок сплатіть протягом 30 календарних днів місяця, що настає за місяцем нарахування (пп. 168.1.5 ПКУ).

У Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ відображайте такий дохід з ознакою “102” (консультація в підкатегорії 103.25 ЗІР).

А тепер невеличка приємність: єдиний внесок із сум орендної плати не сплачують.

Пояснюється все просто: внесок сплачують із зарплати та виплат за цивільно-правовими договорами. за якими виконуються роботи чи надаються послуги. А як відомо, оренда не є ані роботою, ані послугою: з позиції цивільного законодавства договір оренди є самостійним договором. Згодні із цим і податківці (консультація в підкатегорії 301.03 ЗІР), і фахівці ПФУ (лист від 10.08.11 р. № 16534/03-20).

Увага! Під час засвідчення договору оренди в приватного нотаріуса обов’язково вимагайте в нього копію довідки про взяття на облік за ф. № 4-ОПП (п. 178.5 ПКУ). Саме вона буде для вас підставою не утримувати з оплати послуг нотаріуса податок на доходи й не сплачувати єдиний внесок. А от у Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ таку виплату відобразити потрібно з ознакою доходу “157”.

Військовий збір

З 2015 року об’єкт обкладення військовим збором суттєво розширено. Тепер під оподаткування потрапляють усі доходи, визначені в ст. 163 НКУ

Інакше кажучи, якщо дохід є об’єктом обкладення для податку на доходи, з нього потрібно сплачувати й військовий збір.

Із цього робимо висновок: із виплат за договорами оренди потрібно утримувати 1,5% військового збору.

Бухоблік

Заглянемо до П(С)БО 14 “Оренда”. Він вимагає від орендаря відображати одержаний в оренду автомобіль на забалансі (п. 8) — на рахунку 01 “Орендовані необоротні активи”. “За якою вартістю?” — запитаєте ви. Її слід визначити в договорі.

У бухобліку витрати на орендну плату потраплять до дебету 91, 92, 93, 94. Розрахунки з орендодавцем ведіть на рахунку 685.

Зауважте: якщо ви перераховуєте оренду авансом за декілька місяців, то такі суми осядуть у витратах майбутніх періодів на рахунку 39.

Нагадаємо також про такий нюанс: договір оренди автомобіля з фізособою необхідно засвідчити в нотаріуса. Нотаріальні витрати сміливо включайте до адмінвитрат (п. 18 П(С)БО 16 “Витрати”). Однак, аби з документами все було в ажурі, попрохайте в нотаріуса письмову довідку про розмір плати за вчинення певної нотаріальної дії (вона має скріплюватися підписом нотаріуса і його печаткою). До цієї довідки, за оплати готівкою, також можна включити інформацію про оплату — і тоді на руках у вас буде весь комплект документів, що підтверджують витрати.

А тепер закріпимо сказане на прикладі.

Приклад Підприємство з 1 січня 2015 р. орендувало в працівника легкове авто для використання в адмінцілях строком на 3 роки. Вартість автомобіля, зазначена в договорі оренди, —110000 грн. Щомісячна орендна плата — 1500 грн. Вартість послуг нотаріуса — 540 грн.

№     з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік			Сума, грн
		Дт	Кт
1	Одержано в оренду легковий автомобіль	01		–	110000,00
2	Оплачено послуги нотаріуса за нотаріальним засвідченням договору оренди*	377		311	540,00
3	Вартість послуг нотаріуса включено до витрат	92		377	540,00
4	Нараховано орендну плату за вересень 2014 р. (підписано акт приймання-передачі наданих орендних послуг)	92		685	1500,00
5	Утримано із суми орендної плати:
	— податок на доходи (1500 грн х 15%)	685		641/ПД	225,00
	— військовий збір (1500 грн х 1,5%)	685		642/ВЗ	22,50
6	Сплачено до бюджету:
	— податок на доходи	641/ПД		311	225,00
	— військовий збір	642/ВЗ		311	22,50
7	Перераховано на картрахунок працівника орендну плату (7500 грн – 225 грн – 22,50 грн)	685		311	1252,50
	Через 3 роки
8	Повернено орендодавцю легковий автомобіль після закінчення строку оренди	–		01	110000,00

*Вважаємо, що з оплати за послуги нотаріуса орендареві не пострібно утримувати військовий збір, адже базою для його обчислення має бути сума чистого доходу нотаріуса. А отже, військовий збір нотаріус повинен сплатити самостійно.

ДОГОВІР ПОЗИЧКИ

Документальне оформлення

Одержання авто за договором позички і повернення його позичкодавцю оформлюйте Актом приймання-передачі довільної форми.

Оскільки користування авто за договором позички є безкоштовним, то, звісно, жодних щомісячних актів складати не доведеться.

Податок на прибуток

Тут точнісінько так само, як і з договором оренди: ПКУ не передбачає якихось коригувань для такого виду операцій, тому орієнтуватися належить на бухоблік.

Податок на доходи, єдиний внесок та військовий збір

Працівник-позичкодавець жодного профіту від передання авто за договором позички не має.

Тут відсутній об’єкт оподаткування: базою для податку на доходи є нарахований, виплачений чи наданий на користь фізособіі дохід (п. 164.1 ПКУ). А отже, про податок на доходи не турбуємося. Це саме стосується єдиного внеску та військового збору.

Бухоблік

Тут знову відчувається “братерство” з орендою: авто, отримане за договором позички, оприбуткуйте лише на забалансі, адже право власності на позичений об’єкт до користувача не переходить. Щоправда, спеціального рахунку для нього ви не знайдете. Водночас для цієї мети цілком підійде “орендний” рахунок 01 “Орендовані необоротні активи”. Хіба що відкрийте до нього субрахунок (наприклад, 01/2 “Активи, одержані за договором позички”).

ЕКСПЛУАТАЦІЙНІ ВИТРАТИ НА АРЕНДОВАНЕ/ВЗЯТЕ В ПОЗИЧКУ АВТО

До 2015 року, коли йшлося про податковий облік ПММ, використаних орендованим/позиченим автомобілем, слушним було твердження про можливість уключити до податкових витрат лише їх вартість у межах Норм № 43. Однак тепер ситуація змінилася: скільки би ПММ не використовував автомобіль, у бухгалтерському обліку вся їх сума опиниться у витратах (зменшення активів або збільшення зобов’язань відбудеться на всю вартість використаних ПММ). Як наслідок, уся вартість витрачених ПММ зіграє й у податковому обліку. Звісно, потрібно все правильно документально оформити.

З 2015 року змінилася ситуація і з автострахуванням. Якщо за договором оренди/позички орендар/користувач має застрахуватися — місце їм у витратах. Тож картина така: до витрат ви можете включити як видатки на КАСКО-страхування орендованого авто, так і на автоцивілку.

Обов’язок із підтримання автомобіля в належному технічному стані покладено на орендаря/ користувача ч. 1 ст. 801 ЦКУ. А це означає, що для витрат на техобслуговування орендованого авто увімкнулося “зелене світло ” до витрат.

КОМПЕНСАЦІЯ В “МЕЖАХ КЗпП”

Документальне оформлення

Витоки такого варіанта використання авто працівника лежать у ст. 125 КЗпП. що надає право працівникам, які використовують власні інструменти для потреб підприємства, одержати компенсації за їх знос.

Вдаватися до такого варіанта є сенс лише в тому випадку, коли автомобіль працівника використовується в діяльності підприємства тільки в робочий час (або нерегулярно). А решту часу (неробочий) працівник користується авто для особистих потреб.

Як ви вже знаєте, є два концептуальних підходи до документального оформлення відносин у цьому випадку — “договірний” та “за заявою”.

В обох випадках доцільно передбачити виплату компенсації на підставі звіту про використання автомобіля для потреб підприємства.

Податок на прибуток

Раніше фіскали були категорично проти віднесення до податкових витрат сум, виплачуваних фізособам як компенсація за використання авто в службових цілях. У цьому випадку вони вбачали фінансування особистих потреб співробітника. Таким чином, відносити суму компенсації до податкових витрат було небезпечно.

Тепер ситуація кардинально змінилася: такі видатки потрапляють до складу бухгалтерських витрат і, відповідно, зменшують оподатковуваний прибуток.

Податок на доходи та єдиний внесок

Компенсація за використання авто — не що інше, як додаткове благо працівника (пп. 164.2.17 ПКУ). Податок із такого доходу сплачуйте за ставкою 15% (20%). А в ф. № 1ДФ відображайте його з ознакою доходу “126”.

А от єдиний внесок із сум такої компенсації платити не потрібно. Причина — така виплата не потрапляє до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції № 5), а також не є виплатою за цивільно-правовими договорами, за якими виконуються роботи чи надаються послуги. Це підтверджує і п. 11 Переліку № 1170.

Військовий збір

Із суми компенсації за використання автомобіля, нарахованої з 2015 року, однозначно потрібно платити 1,5% військового збору, адже така виплата — об’єкт обкладення податком на доходи.

Бухоблік

У бухобліку формуйте витрати на виплату компенсації залежно від напрямку використання авто (дебет рахунків 91, 92, 93, 94). А от розрахунки з працівником за такою компенсацією рекомендуємо вести на субрахунку 663.

Експлуатаційні витрати

У цьому випадку в роботодавця немає правових підстав для відшкодування працівнику витрат на ПММ і техобслуговування. Інша річ, якщо сума компенсації може покривати такі витрати (але пам’ятайте: ви втрачаєте на податку на доходи й військовому зборі).

Оксана Кононенко,
незалежний консультант, м. Харків