Добровільне повернення працівником зайвих лікарняних: відображаємо в обліку та звітності
Про те, у які строки керівник може прийняти рішення про відрахування зайво нарахованих лікарняних та яких умов слід дотриматися, ми детально розповідали в матеріалі «Помилки під час нарахування лікарняних: порядок виправлення».
Однак трапляється, коли працівник, визнаючи, що отримав зайву суму лікарняних, добровільно вносить в касу установи зайву суму. У разі добровільного повернення працівником зайвої суми лікарняних доведеться зробити перерахунок лікарняних з одночасним сторнуванням нарахованого (утриманого) єдиного внеску, утриманого податку на доходи та військового збору.
Добровільне повернення зайвих лікарняних у бухобліку
Розглянемо на прикладі, як відображаються такі операції в бухгалтерському обліку.
Приклад
У вересні 2014 року працівниці комунальної установи Павловій Н.П. нараховано лікарняні (за період із 22 по 26 вересня ) за рахунок ФСС з ТВП (листок непрацездатності по догляду за хворою дитиною) та виплачено разом із зарплатою за вересень.
У листопаді 2014 року виявлено помилку — під час нарахування лікарняних за вересень було застосовано розмір виплати 100% замість 80% (при страховому стажі 7 років 10 місяців).
Спочатку було нараховано лікарняні за вересень 2014 року в сумі 662,55 грн (132,51 × 5 р.дн.), а після перерахунку їх сума становила — 530,04 грн (132,51 × 80% х 5 р.дн.).
Зайво нарахована сума лікарняних: 662,55 грн – 530,04 грн = 132,51 грн. Працівниця погодилася добровільно внести зайву суму до каси установи.
У цьому випадку слід провести сторнування зайво нарахованої у вересні 2014 року суми лікарняних, зробити перерахунок податків і зборів, а повернути працівниця має лише ту суму, яку вона отримала «на руки».
Під час обкладення ПДФО та нарахування ЄСВ слід узяти до уваги такі нюанси:
- якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що надає право на отримання податкової соцпільги, та в решті випадків — їх оподаткування, такі доходи (їх частина) належать до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ);
- застосування максимальної величини при нарахуванні ЄСВ на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, оплати щорічної відпустки, період яких більш ніж місяць, здійснюється окремо за кожен місяць (пп. 2 п. 4.3 Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 455).
Бухгалтерські проводки при добровільному поверненні працівником зайвих сум лікарняного наведено в таблиці із застосуванням методу виправлення помилок «зворотне проведення».
Таблиця 2
Відображення повернення зайвої суми лікарняних
№ з/п
|
Зміст операції
|
Кореспонденція субрахунків
|
Сума, грн
|
|
Дт
|
Кт
|
|||
1
|
Виправлено помилку, пов’язану із завищенням суми лікарняного за вересень 2014 року, методом «зворотного проведення»
|
661*
|
365**
|
132,51
|
2
|
Зменшено суми ЄСВ, утриманого з лікарняних за вересень
2014 року (132,51 грн × 2%)
|
651
|
661* |
2,65
|
3
|
Зменшено суми ЄСВ, нарахованого на лікарняні за вересень 2014 року (132,51 грн × 33,2%)
|
651
|
802***
|
43,99
|
4
|
Зменшено суми ПДФО, утриманого з лікарняних за вересень 2014 року ((132,51 грн – 2,65 грн) × 15%)
|
641
|
661*
|
19,48
|
5
|
Зменшено суму військового збору, утриманого з лікарняних
за вересень 2014 року (132,51 грн × 1,5%)
|
642
|
661*
|
1,99
|
6
|
Повернено працівником до каси установи:
132,51 грн – 2,65 грн – 19,48 грн – 1,99 грн
|
661*
|
301
|
108,39
|
7
|
Унесено на рахунок, відкритий для отримання фінансування ФСС з ТВП
|
328****
|
301
|
108,39
|
8
|
Перераховано на рахунок ФСС з ТВП зайво профінансовану суму лікарняних
|
365**
|
328****
|
132,51
|
* Госпрозрахункові підприємства відображають лікарняні на субрахунку 663.
** За загальним планом рахунків — 378.
*** За загальним планом рахунків — 94.
**** Для госпрозрахункового підприємства — 311 (спецрахунок для зарахування виплат із Фонду).
Треба зазначити, що такий варіант може бути застосований, коли в місяці перерахунку лікарняного за минулий період було нарахування інших лікарняних за рахунок ФСС з ТВП. В іншому випадку є декілька варіантів:
- або в обліку лишається дебіторська заборгованість щодо повернення з бюджету зайво сплачених сум ПДФО, ЕСВ та військового збору, утриманих із лікарняних, та кредиторська заборгованість перед ФСС з ТВП у такій же сумі. Тоді заборгованість зависне до моменту нарахування наступного лікарняного за рахунок Фонду й, відповідно, нараховуватиметься пеня у зв’язку з несвоєчасним поверненням зайвого фінансування в повній сумі;
- або спробувати повернути зайво перераховані суми ПДФО, ЄСВ і військового збору з бюджету, щоправда, на це теж потрібен певний час.
Відображення у звітності перерахованих сум податків і ЄСВ
При відображенні сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах, допускається внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати(доходу) до таблиці 6 Форми № Д4 (п. 4.9 Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінідоходів і зборів від 09.09.2013 р. № 454).
Сума перерахованого ПДФО буде відображена у формі № 1ДФ за ІV квартал, незважаючи на те що фактично зменшується сума лікарняного, нарахованого у вересні 2014 року. Сума військового збору відображатиметься в р. ІІ форми № 1ДФ загальною сумою (без персоніфікації).
Наталія БОНДАРЕНКО,
начальник відділу звітності
та бухгалтерського обліку
операцій із виконання бюджетів — головний бухгалтер
Управління ДКСУ в м. Красному Лимані Донецької області