Які документи підтверджують офіційне працевлаштування
Для того щоб працівники мали додатковий спосіб контролю за офіційним оформленням їхніх трудових відносин, Мінсоцполітики ще у серпні 2018 року направило до СПО профспілок на узгодження законопроект про внесення змін до деяких законодавчих актів України (щодо зайнятості та соцстрахування на випадок безробіття).
Зокрема запропоновано доповнити ст. 24 КЗпП нормою, згідно з якою працівники матимуть право контролю й отримання підтвердження виконання роботодавцем обов’язку щодо укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням, та надсилання повідомлення ДФС про прийняття на роботу.
Додатково пропишуть, що інформація про реєстрацію трудових відносин міститиметься в реєстрі застрахованих осіб.
Певні кроки у цьому напрямі вже робить ПФУ. Скажімо, у статусі «в розробці» на веб-порталі ПФУ знаходиться нова послуга для застрахованих осіб — «Повідомлення про необхідність легалізації трудових відносин».
Проте, чи існують наразі обмеження для працівників на доступ до інформації про їхнє офіційне працевлаштування та які документи їм вимагати в роботодавців, аби підтвердити працевлаштування згідно із законодавством?
Розпочнімо з того, що працівник реалізує свої здібності праці шляхом укладання трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах (в установах, організаціях), якщо інше не передбачене законодавством, колдоговором або угодою сторін. Своєю чергою, трудовий договір — угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець — виплачувати працівникові зарплату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колдоговором й угодою сторін. Відповідні положення містить ст. 21 КЗпП.
І хоча ч. 1 ст. 24 КЗпП передбачає, що трудовий договір укладається зазвичай у письмовій формі, однак усе ж здебільшого на практиці маємо усну форму такого договору. Додержання письмової форми є обов’язковим у випадках, перелічених у ч. 1 ст. 24 КЗпП, й інших випадках, передбачених законодавством України.
Ті працівники, які уклали письмовий трудовий договір або ж контракт, матимуть свій примірник цього документа, який вони підписали разом із роботодавцем. Він і підтверджуватиме їхнє офіційне працевлаштування та надаватиме можливість посилатися на умови такого трудового договору в разі порушення їх роботодавцем.
Проте працівникам необхідно уважно вичитувати умови проекту трудового договору, який дають їм на підпис. Адже усна домовленість про розмір оплати праці (зокрема, посадовий оклад, преміювання, види компенсацій) під час співбесіди з роботодавцем можуть урешті-решт не збігатися з умовами трудового договору або мати розпливчастий характер, як-от:
«…посадовий оклад встановлюється згідно із затвердженим штатним розписом», або «розмір оплати праці встановлюється згідно із чинним законодавством», «преміювання проводиться за результатами роботи працівника».
Надалі складно буде довести, що працівникові насправді обіцяли зарплату в 10000 грн, а не мінімальну зарплату згідно із законодавством, яку він фактично отримав. Це саме також стосується преміювання. В інтересах працівника, аби в умовах трудового договору зазначалися конкретні умови для преміювання та розміри премій під час виконання вказаних показників роботи. Адже згодом, аби сформувати позовну заяву до суду в разі виникнення спору з роботодавцем, необхідно підтвердити заявлену невиплачену суму заробітку.
Своєю чергою, якщо письмовий трудовий договір не укладався, це не означає, що працівник не захищений законодавством.
Адже згідно із ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця та повідомленням ДФС про прийняття його на роботу (далі — Повідомлення) відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.
Отже, наступним документом, що засвідчує початок трудових відносин, є наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
Звісно, із цим документом працівника мають ознайомлювати під підпис із указуванням дати такої події. Нічого не забороняє працівникові запросити в роботодавця копію цього наказу. Хоча й обов’язку його надавати КЗпП не містить, на відміну від наказу про звільнення, копію якого згідно із ч. 2 ст. 47 КЗпП у день звільнення видають на вимогу працівника (якщо звільнення відбулося з ініціативи роботодавця — обов’язково). Проте роботодавцям можна нагадати про позицію ВСУ в постанові від 16.08.2017 р. у справі № 6-1231цс17: колишній працівник має право на ознайомлення з розмірами оплати праці, змістом наказів, відповідно до яких йому надавалися відпустки, й іншою інформацією, що стосується його особисто.
За основу наказу про прийняття на роботу беруть, як правило, його типову форму № П-1, яка затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489.
Для працівника важливо, аби в наказі про прийняття на роботу чітко було вказано, зокрема:
- з якої дати прийнято на роботу (і до якої прийнято, якщо укладено строковий трудовий договір);
- чи є умова про випробувальний строк;
- тривалість робочого часу;
- розмір посадового окладу, надбавок і доплат (за умови їх установлення).
На підставі наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу й наданої працівником копії довідки про ідентифікаційний номер або реєстраційний номер облікової картки платника податків роботодавець формує та надсилає до ДФС Повідомлення про прийняття на роботу. Це він має зробити до того, як допустить працівника до роботи.
У Повідомленні буде вказано, як дату видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, так і дату початку роботи.
Після того, як від ДФС отримано підтвердження про прийняття Повідомлення, надісланого засобами електронного зв’язку (отримано «позитивну» квитанцію № 2), або ж проставлено штамп про прийняття на паперовому примірнику Повідомлення, яке подано безпосередньо до органу ДФС, роботодавець може допускати працівника до його роботи.
Таким чином, квитанція № 2 про прийняття електронного Повідомлення або ж паперовий варіант Повідомлення зі штампом органу ДФС теж засвідчують старт трудових відносин із працівником. А отже, працівник може заявити про отримання копії цього документа. Як правило, роботодавці, котрим нічого приховувати про працевлаштування працівників, надають такі відомості працівникам, хоча й цього обов’язку наразі ще не передбачено у КЗпП.
Прямуймо далі. На всіх працівників, які працюють понад 5 днів, мають вестися трудові книжки (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, далі — Інструкція № 58).
Працівникам, що влаштовуються на роботу вперше, трудову книжку оформлюють роботодавці не пізніше 5 днів після прийняття на роботу, а студентам вищих й учням професійно-технічних навчальних закладів — не пізніше 5 днів після початку проходження стажування (ч. 3 ст. 48 КЗпП, п. 2.2 Інструкції № 58).
Усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша) (п. 2.5 Інструкції № 58).
Тож, по-перше, працівника ознайомлюють із записом про прийняття на роботу в трудовій книжці, а по-друге, за потреби роботодавець видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу, про що вказано в п. 2.7 Інструкції № 58.
Наведених вище документів, за їх наявності, цілком достатньо, аби підтвердити офіційне працевлаштування особи. Проте додатково варто розглянути ще один документ, який із часом теж слугуватиме підтвердженням офіційної зайнятості — відомості з реєстру застрахованих осіб.
Наразі маємо Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (постанова Правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1), згідно з яким у реєстрі застрахованих осіб накопичується інформація, зокрема: персоніфіковані відомості про застрахованих осіб й інформація про нарахування страхових внесків, про трудовий та страховий стаж, особливі умови праці, які надають право на пільги в пенсійному забезпеченні та із загальнообов’язкового державного соціального страхування, період, який відповідно до законодавства зараховується до страхового стажу без сплати страхових внесків, кількість календарних днів перебування в трудових і цивільно-правових відносинах, проходження служби за відповідний місяць, що подаються страхувальниками у складі звітності.
Інформація з Реєстру застрахованих осіб формується та надається за такими формами, як:
- індивідуальні відомості про застраховану особу (форми ОК-5 та ОК-7);
- дані про трудовий та страховий стаж — згідно з додатком 9 до Положення № 10-1.
Як правило, саме ці дані надалі затребують роботодавці в працівників, аби вони підтвердили свій страховий стаж для оплати листків непрацездатності. А для працівника зазначені у цих довідках суми нарахованого заробітку та сплата страхових внесків — підтвердження факту офіційного працевлаштування.
До того ж пам’ятайте, що саме позначка «так» у кожному із місяців року в довідках за формами ОК-5 та ОК-7 означає сплату ЄСВ за працівника, а отже — і зарахування періоду роботи до страхового стажу. Адже трапляються випадки, коли навіть офіційне працевлаштування не дає гарантій, що особі зарахували її роботу до страхового стажу для призначення пенсій або виплати соціальних виплат за кошти Фонду соцстраху. А все через те, що роботодавці можуть і не сплатити ЄСВ за працівника та мати борг зі сплати ЄСВ.
Своєю чергою, отримати довідки від ПФУ особа може самостійно, не повідомляючи про це роботодавця. А завдяки електронним сервісам це можна зробити, скориставшись веб-порталом ПФУ.
Микола КИРИЛЬЧУК,
бухгалтер-експерт